内控视角下的同频联动式高校科研经费管理程序构想*

2016-03-01张巧华

行政事业资产与财务 2016年11期

关键词：科研活动科研经费科研项目

黄宁张巧华

（河海大学财务处江苏南京）

内控视角下的同频联动式高校科研经费管理程序构想*

黄宁张巧华

（河海大学财务处江苏南京）

本文依据管理的最基本原理，按照全过程控制的内控理念，构想高校科研经费管理中，财务与业务两条管理程序的并轨及联动，以供参考。

内控；高校科研；经费管理

翻看当今中国的大学会计报告，年科研经费已过亿的大学比比皆是。由于财政性资金的刚性约束，不同来源的科研资金具备更大的灵活性，在高校可支配资产中举足轻重。所以，任何一所大学都无比钟情于科研经费的管理创新，但似乎总是欠缺火候，在各类的检查中，科研经费的问题总列于问题之首，甚至见诸报端，接受铺天盖地的质疑。对于进退维谷的科研经费管理创新，如果能在当前内部控制制度建设热潮下，摈弃笨拙的行政观念和管理旧习，还原经费管理的实质主干，或许问题会简单得多。

一、高校科研经费的两个控制程序

管理讲求秩序和效率，常用不同角色的参与和控制来保证事物运行的不偏不倚。在高校，对科研经费的管理，有两个线索明显的控制程序。

一个是由财务部门负责的资金控制程序，偏重经费的规范和效益管理，通常有计划、流入、流出、评价几个环节。另一个是由学校科研管理部门主抓的业务流程，偏重经费对科研实体活动的支撑作用，分为论证、立项、审批、实施、终结几个常见环节。由于控制目的不同，这两个程序存在长度和节点的设计差异。

从程序起点看，科研先于财务。科研的萌芽阶段并没有纳入财务的视野，年度科研经费计划，基本是按上一年度数据的合理估算。论证、立项前期准备等工作费用，没有完全纳入单一科研项目成本中。

从程序末端看，财务也不能同步于科研。财务上一般不核算待批项目，对结题后项目的后续效益也不再延续计量和评价。

从程序节点看，财务以经费到账来代表科研业务活动的开始，通常滞后实际。财务的关注点是立项科研项目可带来的现金流量，而科研人员更加关注资金对业务的支持和保障。

在对科研资金管理的控制着力点上，财务和科研存在内涵上的不一致。财务上抓的是经济内容实质，而科研上花钱更考虑的是进度和节奏。

两个流程存在信息流交集，一是外来信息同一，但反馈不同，如一笔差旅费，财务上是证明某项目的出差费用，对应在科研上，就可能是反映项目进展到某一阶段了。二是以信息为介质的相互牵连。两个部门互为信息源，同时互为反馈。

二、财务控制程序的风险识别

从控制功效来看，目前对科研经费的财务管理过程存在一定的失控，表现在以下方面。

（1）事前控制形同虚设。在科研项目的创意、申报、立项等前期工作中，财务管理是一个可以忽略或者无关紧要的环节，财务人员的参与，很难突破例行程序的需要而做出更能动、更有效的专业服务，尽管近期中央科研经费管理做出重大改革，创造性设置了一个科研财务助理的角色，但也只是一两个会计人员负责，仅仅在各类申报时候挂名，并没参与实质性的科研活动。

（2）事中控制乏力低效。科研经费项目多总量大，来源渠道复杂、管理规则各不相同，以被动等待式的传统会计核算为基础的财务管理难以应付自如，仅完成记录、报告等常规工作，尚不足以主动掌控科研活动的节奏，为最终审计、结题提供完美支撑。繁杂的规则和手续，亦消耗管理者与科研人员大量精力，控制过程中双方的痛苦指数都较高。

（3）事后控制尚未涉及。在完成科研经费审计等工作后，对其管理往往终结，少有事后的分析评价追溯总结，对某一项目过程中出现的问题，一般也不予以扩大成普遍问题而进行变革。在很多高校，审批不通过形成的报废项目成本，常常因科研人员的报账便利需求，挤占在其他科研项目中。而一些通过验收的项目，在财务上却拖延数年不办理结账。

失控首先危害经费安全，然而，其次生危害更加巨大。利用会计信息实现资源调配的高校财务机构，无法跳出既定规则的桎梏，手握着财务管理的平衡杆，走在受托管理的钢丝绳上，努力与业务人员共同进取、实现本位利益最大化。这场智力和体力的博弈，可谓步步惊心。最终导致教师身心疲惫，对规则无休的抱怨，犹如雾瘴，弥漫于高校可触及的各个角落，不仅侵蚀健康的高校科研机体，也诱发了社会偏见，对高校科研的负面猜测和质疑随处可见，科研人员难以专心于自身价值的提高和社会贡献最大化，社会尊重度每况愈下，高校占有应用科研资源却难以持续创造效益，科研活动传统概念以及重要地位受到挑战。

分析失控原因，一是宏观政策的影响，科研经费管理政出多门，缺少与高校会计制度、财务管理制度紧密衔接；二是在科研活动中，财务地位和功能不清晰，会计人员身份基本被约束在审核报账上，难以作为；三是人文环境制约，科研人员对财务管理的认识，以及单位群体偏好习惯等，都会影响财务管理的顺利开展；四是，会计人员自身修养不足，体现在政策解读能力、沟通能力、服务意识、责任意识等方面。

三、同频联动式科研经费管理程序设计总体构想

财务管理和业务管理，好像车之双轮，同向同频，方可稳步向前。也就是说，只有财务管理和业务管理两个程序和谐共振时，科研活动才可能呈现出最为活力的状态。财务机构应与学校科研管理部门达成同频联动管理，做到定位准确、权责清晰、各司其职，信息流畅。以下系统构想是从财务角度出发，基于内部控制原理，假定科研机构的管理程序处于稳定且合理的状态，设计以财务的变来应对科研的不变。

1.角色定位和权责分工

从科研项目牵连的各种权属关系来看，科研人员有申请项目、在合同框架内自主研究、获取合理费用支持等权利，有按照合同要求履约、接受学校等相关部门管理的义务。财务处和科研处作为高校的职能部门，存在权力交叉和责任依存关联。

按照目前高校机构设置的常规模式，学校最高权力机构下下设科研处和财务处，代表学校行使国家法规授予的科研管理权力以及相关的学校内部管理权，只负责对学校员工特定科研行为的管理，不直接参与科研项目研发等自主性质的具体业务。

科研处主要是规范程序性质的科研活动行为。有义务受理科研人员的合理诉求，有义务按照相关方要求及时提供科研信息、督促校内科研人员履约。相关权利则包括：对科研项目的审核权和推荐权、检查权，对违规行为处罚的建议权，科研合同管理权，其中包括代表学校与科研项目委托方签订合同活协议。

财务处则主要规范履约性质的经费使用行为。对科研经费使用的真实性合法性行使审核权、检查权，对违规行为有处置权和检举权，财务处有执行相关科研经费管理规章的义务，并按照各方要求提供相关会计信息。

2.程序并轨

从长度统一和功能互补两个方面考虑。

一是端点前置。财务程序调整到从项目立项批准时开始，通过账簿设置，反映应到科研款项和实到科研款项，用两者的动态差异控制科研经费流入。

二是端点延后。必须有科研项目审结后的分析和追踪记录，配合科研处的统计、推介等工作。比如，对取得的专利，及时登记无形资产，对转换后的科研成果，及时准确地核算收益，反映高校科研的社会价值。

三是断点修复。主要针对科研费用归集和对象化上的不及时不准确。现行各种科研经费管理办法中已经明确划分了直接费用和间接费用，但高校还没有统一规范的操作规则。那么，可以借鉴制造业会计的做法，粗略划分科研地各个阶段，区分直接科研成本和间接科研费用，实行计划成本与实际成本的比对，以此控制科研经费流出。

3.网络条件下的无缝对接

数字化校园平台上的数据共享以及无纸化办公，对科研经费管理系统的框架、节点设计提出更高要求。设计时，不仅要考虑满足本校科研业务的管理需求，同时，要考虑协同创新条件下，跨行业、跨区域、跨单位的科研活动新特点，预留一定的管理空间和对接端口。

4.会计信息的精准解读

目前，科研经费下拨部门用款项进度代表业务进度来考核科研活动，是现行管理条件下一个无奈的选择。尽管理论上，会计核算可以实现人脑能想象出的会计记录精细化，提供了科研经费的收支余情况，然而，会计信息的使用者，却未必能够从这些看似细腻的数据中把握住一项科研活动的脉搏，比如业务人员购买了某项设备或者去某地出差，并不能精确佐证科研活动的进展。因此，要加强对会计信息的精准解读，在信息反馈环节，设计一套转换密码，方便科研人员阅读，最大限度发挥会计信息的调控作用。