大数据时代高校档案资源管理若干问题的思考

周催影

（铜陵学院，安徽 铜陵 244000）

大数据时代高校档案资源管理若干问题的思考

周催影

（铜陵学院，安徽 铜陵 244000）

高等教育大众化导向和规模扩张使我国高校的档案信息激增，海量的档案信息标志着高校档案管理进入大数据时代。高校在充分挖掘档案信息潜能、建立健全高效便捷的档案管理服务体系方面的机遇与挑战并存。积极变革观念，创新组织管理和服务模式是大数据时代改进高校档案利用服务的必由之路。

大数据时代；高校档案资源；管理；思考

中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》(中办发〔2014〕15号)（以下简称《意见》）指出，当前还存在着“不够重视档案工作”、“档案收集模式、管理手段、服务机制需要进一步创新”[1]等问题；并把做好新形势下档案工作提高到“推动经济社会科学发展、维护国家安全和社会稳定、维护人民群众合法权益、提高党的执政能力和政府管理水平”[1]的新高度。《意见》明确提出要建立健全档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系，进一步完善体制机制，加大支持保障力度，推动档案事业科学发展。

高校档案资源是学校建设和发展过程的客观见证，它忠实记录了学校的历史发展和现实状况，是国家信息资源和档案管理体系的重要组成部分。这些信息资源对于评价高校的管理水平、人才培养质量、科学研究能力、社会服务与文化传承的成效，对于维护师生员工的利益，推进高等教育改革以及服务经济建设等方面发挥着不可或缺的重要参考和借鉴作用。《意见》的发布为审视高校档案工作存在的问题和改进档案资源的管理利用工作指明了方向。

一、改进高校档案资源管理的大数据时代背景

“数据，已经渗透到当今每一个行业和业务职能领域，成为重要的生产因素。人们对于海量数据的挖掘和运用，预示着新一波生产率增长和消费者盈余浪潮的到来”[2]。近年来，大数据（big data）一词已被频频作为当今时代标志性的特征提及，用以描述信息爆炸所产生的海量数据、命名与之相关的技术创新。海量数量信息与当前迅速发展的互联网、云计算和信息行业的结合更促进大数据及其相关产业的兴起。大数据时代的决策将日益基于数据和分析而作出，而非基于经验和直觉：“这是一场革命，庞大的数据资源使得各个领域开始了量化进程，无论学术界、商界还是政府，所有领域都将开始这种进程”[3]。

大数据的精髓在分析和决策方面带来三个颠覆性观念转变：基于全部数据，而不是随机采样；确立大体方向，而不是精确制导；建立相关关系，而不是因果关系。

大数据时代的基本特征是数据量大、数据类型繁多、数据价值密度相对较低（价值密度较低的海量信息需要通过强大的机器算法更迅速地完成数据的价值“提纯”）和数据处理速度快，时效性要求高；这也是大数据区分于传统数据挖掘最显著的特征，传统的组织和技术架构，显然无法高效处理如此海量的数据。为此，大数据时代既对数据的组织和驾驭能力提出更高要求，也为获得更深刻、全面的洞察能力提供了前所未有机遇。

当前，我国高等教育规模的迅速扩张和大众化定位使高校数量剧增，软硬件规模急速扩大，师生员工和利益相关者群体日益庞大和复杂，人才培养、科学研究、社会服务与文化传承工作的重要性愈加凸显，所有这些最终都归结体现在高校各种档案信息量的激增上，管理寄存海量信息的高校档案系统也因此进入了大数据时代。在新的时代背景下如何充分挖掘高校档案信息潜能、建立健全高效便捷的档案利用服务体系，使档案资源成为大数据时代用户决策的高效、便捷的重要信息源，切实提升高校档案利用服务工作水平，是一个值得深入探讨的课题。

二、大数据时代高校档案资源管理工作面临的新

问题

大数据时代基于互联网的信息技术快速发展和广泛应用，一方面大大地提高了高校档案管理工作的效率，另一方面也给高校档案管理部门带来了新的问题。与传统的档案馆藏资源相比，现代高校档案馆中馆藏资源具有载体形式多样化、数量规模庞大的特点，尤其是电子文件数量激增，档案资源的用户多元化、用户需求个性化、需求时效性强、供需互动性问题突出等，这些都对高校档案利用服务工作提出了新要求。

（一）电子文件资源日渐成为馆臧资源的主体要求改进档案管理服务方式

与传统的馆藏资源以有形的实物资源为主的时代不同，除了常用的纸质、音像等信息载体外，在大数据时代，由于计算机和互联网的普及使用，高校在教学科研、学生管理、组织人事、社会服务、文化传承等日常工作过程中产生了海量的元数据和电子文档信息，其中很大部分构成了学校档案馆藏资源，这些摸不着看不到的电子数据信息的激增，甚至是“泛滥”带来了传统档案管理、查询和利用从未遇到的新问题。不同信息载体、不同存储系统之间的档案数据要进行整合，需要统一的元数据标准和信息管理系统。

鉴于电子数据具有计算机系统依赖性和非人工识别性等方面的特点，这就要求高校档案专兼职管理人员具有较高的计算机应用能力；同时，由于电子文件数据具有复制便捷和容易篡改的特点，这就要求档案管理系统必须有可靠的控制机制确保馆藏电子档案的信息安全和符合授权的传播。因此，鉴于馆臧电子文件日渐成为数字资源的主体，对管理人员的知识和能力结构，管理系统和管理方式都提出了新的要求。

（二）多样化的信息资源需求对高校档案管理服务工作提出新要求

传统上，高校档案部门的用户主要是高校师生和教育主管部门等有限的群体，而在大数据时代，数据就是财富，高校丰富的档案资源也蕴含着巨大的价值，专门的教育问题研究机构、专门的社会组织、特定的企业，甚至很多社会公众都已经成为高校档案资源的潜在用户。

用户多元化和需求个性化，使得在规定时间内到规定地点查阅资料的传统档案服务方式难以适应用户需求。为此，高校档案部门认真分析用户群的变化，深入思考用户需求结构，加大档案资源的加工整理力度，建立交互式、高效便捷的信息供应系统，为用户提供优质满意的个性化服务。因此，与传统时代档案资源的用户需求相比，大数据时代用户需求具有开放式、互动性、研究性等特征。这就要求高校档案部门主动适应时代变迁，建立需求导向的档案资源管理和服务系统，提供符用户需求的多样化服务。

（三）传统的档案资源管理服务模式无法适应大数据时代用户的便捷需求

当前，很多高校的档案馆管理，无论是实物档案还是电子文件大都是分门别类、静静地放置在档案馆（室）不同的存储部位，以实物存放保管为主，档案的利用服务以现场查询使用为主。这就极大地限制了高校档案资源向利益相关者展示的空间、查询的便利性和实际使用的能力。

一方面，高校的各种档案资源没有集成为系统综合、分门别类的便利化、数字化的可查询信息，导致高校档案资源难以为校外众多潜在用户所知；另一方面，单纯依赖现场查询利用服务也提高了档案资源的使用成本，降低档案资源管理服务效率。两个方面的因素共同导致当前高校档案资源利用率不高，资源闲置浪费问题较为突出。

（四）特殊档案功能的发挥要求探索高校档案资源远程传送与控制问题

高校是承担特殊使命的社会机构，既是人才和科技资源密集之地，更是海量资金的集散地。以一所万人规模的普通高校而言，根据生均教育拨款和相关经费供给计算，每年经费收支一般在2亿元左右，而每所重点高校每年的经费收支则从数亿元到上百亿元不等，这些教育经费使用的合法性、合规性和效益性如何，是一个值得密切关注的重大现实问题。

当前政府机关对于高校的审计还都是基于现场环境的实地审计模式，这种审计模式囿于空局限性，易受人为干预，审计效率相对较低，审计效果很难保证。如果审计机关能随时便捷地把高校会计档案资料从高校的档案系统自由调阅，实施远程财务审计，这将有助于高校财务信息对审计机关的实时公开，强化审计监督的威慑力，促进教育经费的合理使用和教育事业发展。大数据时代的技术环境提供了这种可能，但要变为现实，还需要高校档案管理信息系统的顶层设计，把财务会计档案的远程传输利用建立在统筹解决财务会计信息的机密性、安全性与可授权性和便捷性的基础之上。这无疑又对高校档案管理工作提出了新问题。

三、大数据时代改进高校档案资源管理工作的对策

高校档案资源管理服务是高校社会服务职能的一个重要组成部分，也应与时俱进，用新服务形式取代传统服务形式，变被动服务为主动服务，优化资源整合，改进高校档案利用服务方式。为此，不仅要深入进行数据分析，挖掘档案数据信息之间的联系，而且要持续开发档案资源中蕴藏的潜能，通过智能化的资源管理系统和界面友好型的服务平台，最大限度地满足使者需求，尽可能做到“档案管理及内容的价值全面提升”。具体来说，大数据时代改进高校档案利用服务的途径大致有如下几个方面：

（一）更新高校档案资源管理服务观念，树立公益性与市场性双重理念

基于大数据时代信息技术的应用，高校档案资源客户群的开放性和社会化决定了高校档案部门既要有公益思想，又要具有市场意识，不断更新服务理念，积极为资源需求者服务。档案管理部门应有目的的和潜在的客户群沟通，通过网络、问卷调查等方式，了解客户需求，做好档案资源供给服务，不断完善资源查阅和提供方式，简化手续，合理收费，最大限度满足利用者需求。对于具有突出公益性的档案资源，如铜陵学院“沈浩精神”传承相关的档案资源，包括实物、图片、音像、访谈等方面的珍贵档案资料，具有荡涤灵魂、激发效仿的、鲜明的公益性，学校可以利用信息技术免费进行集成展示，免费供用户使用。而对于具有商品属性的高校档案资源，在提供时应遵循市场规律，在尽可能满足用户需求时实现档案资源的利用价值。

因此，高校档案管理部门应把档案服务的公益性和市场化有机集合起来，积极主动地开发和利用档案资源，积极提供档案信息服务，通过举办特色档案资源展览、发行音像制品、制作发布网络视频等形式推介馆藏的档案资源，在为学校师生做好公益性档案服务的同时，全方位为社会提供市场化的档案信息服务。

（二）加大档案资源整理和开发力度，优化高校档案资源信息产品的供给

根据《意见》要求，高校档案管理服务人员应注重档案资源的原始性价值与加工增值的统一。在加强原始档案保存保护的同时，切实加强对档案信息的分析研究，强化基于客户需求的二次加工和深度开发工作，不断提供满足客户个性化需求的高质量档案信息商品，深入发掘高校档案资源的潜在价值，结合数字化校园建设，把看似杂乱无章的“死档案”变成条理分明的“活信息”，把少人问津的“档案库”变成引人关注的“资源库”，更好为学校、师生和社会用户的学习、生活、科学研究、商业决策等活动提供有价值的参考信息。

在大数据时代，随着用户群体的扩大，对档案资源的需求已不仅仅局限于原始的档案资料本身，用户需求也变得更加个性化和多样化。比如，高校排名研究、学生就业研究、高校影响力研究、高校社会服务能力研究等不同的用户群对高校档案资源的需求，无论是需求内容还是需求形式和资源的整合度等方面都迥然不同。因此，高校档案管理服务人员应从识别各种可能的需求出发，根据服务对象的需求差异，有针对性地整理、加工和开发档案资源，在去伪存真、去粗取精的基础上，将档案资料整合成深层次、高质量的信息产品。同时，积极借助信息技术优势，强化互动式服务理念，改进和加强档案编研工作，有条件地让目标客户参与档案编研,对于克服档案工作人员视角的局限性，深入汲取档案信息精华，更好地满足用户日需求具有重要意义。

（三）加快数字档案馆建设，推进高校档案资源管理服务的便利化，促进资源共享，构建基于大数据的高校档案网络互动服务新平台

根据《意见》精神，高校档案管理应加快推进传统载体档案的数字化进程，“要把数字档案馆（室）建设列入信息化建设整体规划，从人力、财力、物力上统筹安排，切实推进档案存储数字化和利用网络化”。

数字档案馆的技术系统一般包括档案数据汇聚系统、大数据库一体化管理系统、在线服务系统、前台服务系统和实体档案库房管理系统等组成部分。它是以档案信息的数字化资源为工作对象，“以知识服务为理念，采用先进的数字信息系统对档案进行现代化管理，将多元、异构的档案数据资源集成整合在一起，使之能够有效地被发现、保存和获取，并将这些珍贵档案数据以封装的标准数据服务或直接访问接口提供给门户系统以及其他应用系统，实现对档案资源的一体化管理”[4]，“在一体化管理系统支撑下，以原始的档案数据为基础，通过在线服务系统和到馆服务系统，向用户提供不断更新的服务。它具有业务管理自动化、馆藏档案数字化、信息组织标准化、信息存储海量化、信息传递网络化和档案信息社会化等特征”[4]。

数字档案馆的建设和使用，可有效整合高校的各种档案信息资源，在一体化的信息系统管控下使信息的检索、对话和利用变得更加快捷便利。因此，无论是大数据时代的时代潮流还是政府管理要求，都使得构建数字档案馆成为高校档案利用服务发展的重要基础性工作。

为更好地实现高校档案资源公益性和社会化服务功能，高校档案管理应该建立基于大数据的高校档案资源网络互动服务平台。通过这个平台，高校档案管理部门可以利用标题信息、电子邮件服务、在线视频播放、在线查询等多种形式为用户展示和提供信息资源，使高校档案馆藏信息资源实现超越时空的共享，推动高校档案馆社会化服务的实现。

具体来说，建立网络互动平台，利用网络手段开展高校档案社会化服务，可以使档案信息资源的用户超越时间和地域限制，及时地获得自己需要的档案信息。高校档案管理部门应进一步提高档案信息资源的网络渗透性和覆盖率，使档案馆藏资源的内容与服务更广为人知，从而使档案资源的潜在用户、潜在需求现实化，不断扩大高校档案用户规模，提高高校档案的社会认知度和社会利用率。

为促进档案资源网络互动服务平台切实“动”起来，网络互动平台建设应提供用户与高校档案管理人员、用户与用户之间交流协作的大数据网络空间。档案用户通过免费注册账户登录平台，按约定向后台工作人员提出获取档案信息的申请，后台管理人员在验证用户身份后，按照用户的授权层级和需求情况、档案资源的开放程度等提供不同的服务安排：对满足条件的用户和信息直接提供所需资源，帮助其链接到档案资源管理系统中的相关数据库，提供只读性全文，或提供相关档案开发资料；否则应及时通知客户相关授权信息。如果用户申请使用的信息资源校内的实体库和数字资源库都没有，可从尝试通过高校联盟网络数据库进行资源共享服务。同时，用户也可以通过平台管理人员提出建议，促使高校档案管理平台做好相关的档案服务工作，不断满足客户个性化的服务需求。

建立高校档案大数据互动服务平台既可以快捷地满足档案用户的需求，又能调动用户参与积极性，不仅有利于提高馆藏资源的利用率，还能不断提升高校档案管理系统的运行效率。

（四）拓宽档案资源利用思路，建立特殊档案资源定向开放使用的特殊联结机制

针对财务会计信息资源等具有高度敏感性、保密性强、只对特定部门或授权人员开放，且其电子文本复制、实物调阅等均受到严格控制的特殊档案信息资源，由于其中蕴含着巨大的政治（尤其是在反腐败方面）和经济等价值，如何开发利用是一个值得档案管理部门，甚至是党和政府高度关注的问题。

一个较为现实的选择是，对于高校的财务会计报表、账簿、凭证等电子文本信息，在馆藏信息资源中设立特殊的端口，在授权基础上定向开放，仅供经上级教育主管部门、国家审计机关授权的用户才能申请，申请确认后，在限定时间内无条件提供查阅服务，但若复制信息文本或进一步调阅实物资源，则需经更进一步授权才能实现。在保障特殊信息绝对安全的前提下，有限授权开放，以充分发挥特殊档案信息在高等教育管理中的特殊作用。

当然，这项档案资源利用改革涉及问题复杂，影响重大，需要党和政府统筹推进，是加强高校治理的重要手段，在高校档案资源管理层面，主要是做好授权审核、信息资源及时供给和做好记录报备等相关工作，以此推动高校教育经费的合理、有效利用。

四、结束语

信息技术和大数据改变了人们的思维和生活方式，既对高校档案信息资源的管理和利用提出了一系列新的问题，也为便捷高效入地利用这些资源提供了广阔空间。大数据时代，高校档案管理服务系统已经变成了相互连通的网络信息系统上的一个节点，高校档案管理部门应主动顺应环境变化，积极做出回应，对服务定位、服务形式、服务内容、服务手段等各方面做出符合时代特征的改进，尽可能利用信息技术整合、开发、管理和维护档案信息资源，促进高校档案资源的有效利用。

[1]中共中央办公厅,国务院办公厅.关于加强和改进新形势下档案工作的意见.[EB/OL].[2014-05-05].http://news.xinhuanet. com/politics/2014-05/05/c_126464500.htm.

[2]徐昊.大数据时代的经营[J].中关村,2015(2):46.

[3]君羊.“数据”就是“财富”[J].金融科技时代,2012(7):14.

[4]黄少芳,刘晓鸿,张俊芳.应对大数据的数字档案馆及其服务体系[J].国土资源信息化,2013(5):23.

Reflection on Some Issues of University Archives Resources Management in Big Data Era

Zhou Cui-ying
（Tongling University, Tongling Anhui 244000, China）

Because of the popularization orientation and the scale expansion of higher education, the university archives information surge in China. Vast amounts of archives information indicates that the archives management of universities have stepped into the era of big data. Both opportunities and challenges exist in fully tapping the potential of archives information, establishing and improving the efficient of archives utilization service system. Actively changing ideas, innovating organization management and service mode are the only way to improve archives resources utilization service in the era of big data.

big data era; university archives resources; management; reflection

G270.7

A

1672-0547(2016)06-0076-04

2016-10-20

周催影(1976-),女,安徽阜阳人,铜陵学院工会秘书,馆员,研究方向:档案管理。