如何做好高职院校档案管理工作

殷志伟

（天津中德应用技术大学，天津 300350）

如何做好高职院校档案管理工作

殷志伟

（天津中德应用技术大学，天津 300350）

高职院校的办学思想、教学模式与普通高校不尽相同，其档案也别具特色。目前高职院校的档案管理工作缺乏相应的规范，存在诸多问题。应基于高职院校特点，从加强对档案管理的重视、完善档案管理机制、强化高职院校档案管理的信息化水平、提升档案管理工作者的素质四方面改进提高档案管理水平。

高职院校；档案管理

高职院校档案工作是学院建设过程的记录，是学院发展的基石，涉及到学院党政管理、教学组织和学生服务等多项工作，其资料的收集、整理和利用关乎学院的生存与发展，有着存史鉴政的重要作用。高职院校因其特殊的教学方式和教学目标，其档案与其他高校相比别具特色，对其管理也应当符合其特点。

一、档案管理工作概述

（一）档案管理的含义

档案管理是针对某种组织或者形式的档案资料和信息的采集、收编、整理和开发利用。档案管理立足于档案资料、信息，将档案资料和信息根据某种特定的要求进行统一收集、统计和系统化管理，为其单位、组织和社会发展所服务。档案管理按照其工作内容和工作方法主要分为两个部分。一是对档案的实体管理，这一部分包括资料、信息的收集、统计和整理，是初步管理。二是对档案的汇集、编写、编制，是对档案的加工，是档案开发利用的重要部分。随着时代的发展，对档案的需求越来越高，对档案管理工作的专业性和服务性也提出了要求。信息社会中数字化、网络化成为了档案管理的新重点。

档案工作有严密性、安全性和服务性三大原则。严密性是指档案管理工作的组织、管理方式要严密，严密是对档案有效性的保证，更是档案管理工作的核心内容；安全性是指档案管理工作应当充分保证资料文献的安全，保证真实和权威，因为档案是历史的凭证，安全是档案管理的保障；服务性是指档案管理对单位组织和社会的价值，档案管理的目的就是为社会提供服务，档案管理的意义也体现在满足单位和社会的需求上。档案管理必须建立在科学化、合理化基础之上，坚持统一管理，统一部署，才能实现档案管理的价值。

二、高职院校档案管理的现状

（一）高职院校档案管理的特点

高职院校是是我国高等教育的中坚力量，是教育部实施职业教育的重要场所，是我国高等技术应用型人才的培养基地。高职院校的档案是指对学生招收、教学方式、科研发展和校园管理过程中形成的各类有价值的文字、图片、影像等多种类型资料的保存和记录，是高职院校特定时间内教育水平、科研实力、技术特点的历史证明，也是是高职院校党政决策、发展建设、人才培养等各项工作的成果反映。

高职院校的档案管理工作是指档案管理部门秉持档案管理的原则和科学的方法，对其本校档案进行收集、统计、收录、编纂和开发等活动。虽然高职院校档案管理工作与其他高校档案管理工作程序相同，但在档案内容、管理方式和工作环境方面有其独有的特点。

1.档案管理与高职院校的教学模式关系紧密

高职院校主要教学目标是培养社会所需要的技术型人才，是实用型教学的体现。目前高职院校的人才培养有产学研结合模式、校企合作模式、订单式培养模式等，不同的人才培养模式其档案管理工作也不相同。在校企合作模式中，高职院校的档案管理模式在教学设计、教学大纲的设定和学生资料方面有所区别。产学研模式和订单模式下的档案管理相对复杂，其档案更多涉及到企业、研究所、实训基地等，学生需要到企业、研究所、基地进行学习，参与到其他单位的组织活动中，学校在此阶段需要帮助学生提供资料，管理企业、基地、研究所的资料，管理学生在外学习期间的资料，还要结合学生毕业之后的动向，对于继续求学的学生继续保留资料，对于参加工作的学生记录其工作情况。

2.档案管理任务比较繁重

高职院校由于与企业、实训基地、研究所等单位签订合作培养协议，教学计划、教学活动、行政建设等都要与企业、基地、研究所等单位相联，产生了大量的资料，与普通高校相比，其档案的数量更多，档案管理的工作也更繁重。无论是师资队伍建设、教学管理方法，都有着大量的文献资料需要处理。

必要性:若m ≥2,由于Sylow q-子群的个数nq≥q+1,若不等号严格成立,用上述方法可以得到势至少为t+2q+1的点独立集,矛盾,即nq=q+1.若m=1,由CP(Q)=1可知Q在P上的作用是无不动点的,此时G为Frobenius群,相应的Frobenius分划为 〉取点独立集D={x1,···,xt,y,yg2,···,yg|P|},若要使等号成立必须有 t+|P|≤ t+q+1,又 q+1||P|,故得|P|=q+1,若p是奇素数,显然q=2,|P|=3,此时G为非交换的6阶群,即G～=S3.若p=2,则有q=2n-1为素数,此时G为2n(2n-1)阶Frobenius群.

3.档案管理信息化趋势明显

高职院校的办学目标是为社会输送实用的技术型人才。在社会的进步和技术的革新中，网络化和信息化逐渐成为了主流的管理模式，高职院校的档案管理工作面临着信息化、网络化的发展趋势，因此，档案管理信息化对人才的需求进一步凸显。

（二）高职院校档案管理存在的问题

1.领导层的档案管理意识较弱

目前许多高职院校对档案管理工作的重要性认识不足，不熟悉、不了解，没有意识到档案管理关乎院校的生存发展。有些院校的领导不仅意识不到档案管理的重要性，还认为档案管理与教育发展没有关系，导致档案管理工作处于停滞状态。

2.档案管理的机制不完善

由于社会的快速发展，技术人才缺口增大，社会对人才的需求愈加急迫，短时间内大量高职院校建立和合并，造成了档案工作难以实现统一管理。高职院校内部专业差异较大，学生在学校、企业、实训基地的活动较为频繁，造成了档案工作的难度增加，原来的档案管理机制明显不适应要求，从学生招收工作到学校各项工作的资料保管都缺少科学而统一的制度来规范。

3.档案管理的信息化水平低

随着社会的进步和技术的革新，网络化和信息化成为了各行各业发展的潮流，信息化的工作方式逐渐淘汰了传统低效率的工作，然而在高职院校中档案的管理工作并未实现全部的信息化，档案的查找和整理需要花费大量的人力和物力。管理方式和管理理念的落后对档案管理流程的简化造成了阻碍。

4.档案管理工作者的素质有待提高

高职院校的档案管理工作者普遍业务能力不强，对于文献资料的收集、整理和编纂流程不熟悉，档案管理知识匮乏，对于现代化的档案管理系统不能熟练运用。档案管理工作者由于在学院的工作中并不被重视，其业务知识的学习、培训机会少，工作水平难以提升。

三、高职院校档案管理工作的改进措施

（一）加强对档案管理的重视

高职院校的领导层应当本着对学校历史负责、对未来负责和对学生发展负责的态度，紧抓学院档案管理工作，加大对学院档案管理的人力、物力支持，重视档案管理对学院教育事业的促进作用，认识档案管理的价值，鼓励档案管理工作的创新，加大对档案管理重要性的宣传，积极为学院档案管理工作者争取进修、培养的机会。

（二）完善档案管理机制

只有统一化、科学化的管理机制才能保证高职院校档案管理工作的顺利进行，才能实现档案管理工作的标准化和规范化。高职院校应当根据学院自身的实际情况制定出符合学院二色的档案管理制度、具体的实施计划和工作细则，明确学院档案管理工作的具体内容和工作办法。根据国家档案管理的原则和指导思想，对高职院校的档案管理在收集、鉴定、统计、整理、编制、开发利用等步骤上进行商讨和制定，保证高职院校档案管理机制的顺利实施。遵守档案管理工作的原则性，提升高职院校档案管理工作的效率。

（三）强化高职院校档案管理的信息化水平

多数高职院校的档案管理仍然停留在纸质化阶段。在信息时代的大背景下，高职院校应当积极推行档案管理信息化系统，使档案的收集、整理、检索、开发高效进行。完善高职院校办公自动化的建设，将文献资料进行数字化处理，丰富档案资源拓展档案服务范围。另外应在高职院校的网站开设档案管理的专题页面，利用互联网技术实现档案管理的网络化发展，方便更多的学生、教师使用档案资料，为师生提供档案服务。推广高职院校的档案管理软件使用，开发档案管理的微信平台，利用网络和信息技术普及档案管理知识。

（四）提升档案管理工作者的素质

档案管理者的素质是实现高职院校档案管理价值，促进档案管理水平提升的重要因素。信息时代的到来为档案管理工作开启了新的大门，只有掌握更先进的信息管理技术才能更好地为师生、为学校、为社会服务。档案管理工作者必须在原有业务能力的基础上不断地提升，接受培训和学习，掌握更为先进的档案管理技术。不仅仅满足于对档案初步的收集和录入，更应当掌握档案的利用和开发技术，这就需要档案管理者积极关注社会时事，关注经济发展动向，关注各行各业发展动态，经常参与档案管理知识交流会议，熟练运用现代化的办公软件，运用互联网技术拓展自己的能力。从高职院校的角度，应当积极引进档案管理人才，加强对档案管理工作的重视，为档案管理人才提供晋升的条件，激发档案管理工作者的上进心，为高职院校档案管理工作的长远发展奠定人才基础。

［1］郭林峰.新形势下高校档案工作服务方式的创新［J］.广西教育，2010（33）：62-63.

［2］毕强梅.综述学校档案管理工作中存在的问题与计策［J］.科技传播，2010（22）:34-35.

［3］谭捷.高职院校档案与校园文化建设的研究与实践［J］.经营管理者，2013（20）：262.

［4］郭琦.加强学校档案管理工作之浅见［J］.中小企业管理与科技（下旬刊），2009（2）：44.

How to Conduct Archives Management in Higher Vocational Colleges

YIN Zhi-wei
（Tianjin Sino-German University of Applied Sciences，Tianjin 300350，China）

There are many differences in the archives managementbetween higher vocational colleges and universities in terms of educational ideology and teaching mode.The article showcases the archives management in higher vocational colleges lacks of relevant regulation，and hasalot of difficulties.It's urgent to attach the importance to the management， perfect the mechanism，informationize the management and improve the qualities of the staff in order to better the management.

Higher vocational colleges；Archive management；Work characteristics

G647

A

2095-8528（2016）05-073-03

编辑 朱荣华

2016-01-29

殷志伟（1971），男，馆员，研究方向为高校档案管理。

此文为天津中德职业技术学院（原）校级课题“初探建立高职院校特色档案管理的探索与研究”（zdkt2005-022）的研究成果。