浅析病原生物科研院所外事管理工作

徐晶

100730北京，中国医学科学院病原生物学研究所

·科研管理·

浅析病原生物科研院所外事管理工作

徐晶

100730北京，中国医学科学院病原生物学研究所

文章总结分析了作者在从事科研院所外事管理岗位工作实践中的阶段性认识，通过对日常基本工作方法和流程的深入思考，分析出目前科研院所外事管理工作在管理主动性、创新性、精细化水平、服务观念和意识等方面的提升空间，并有针对性的提出优化思路和建议，通过充分履行岗位职责、优化工作流程等途径，增强工作主动性，建立科学系统的精细化管理体系，提高工作效率和服务水平，充分发挥管理工作的导向效能，促进科研事业发展。

【主题词】 科研院所；外事管理；不足；思路改进

外事管理工作是科研院所开展对外交流和国际合作的重要窗口和平台，做好这项工作，对于新形势、新任务下更好地开展科研院所的外事工作、提高工作成效、提升国际形象和地位、增强核心竞争力、实现跨越式发展具有一定的现实意义［1］。

1 科研院所外事管理工作现状

1.1工作任务 外事管理岗位工作的主要任务具有一定的特殊性，除制度建设、计划制定与按步执行、维持性工作、任务闭合与总结等常规任务外更注重外联和接待，主要以下四点。

1.1.1年度合作交流计划的征集和拟定：首先在每年固定时间向本单位主管领导、各科研及管理部门、专家教授等征集年度计划实施的邀请来访和出访需求，在征集通知中须明确交流形式、课题方向、出访人员等界定原则；随后对征集来的全部需求计划进行整理、分析和甄选，剔除不符合要求或不合理的需求计划并初步拟定计划建议；提交本单位决策机构审议。上级主管单位另有审批要求的应逐级报批，最后以经过决策机构修改、审定的方案为年度最终合作交流计划，由外事管理部门执行或监督执行。

1.1.2计划内出访/来访任务执行：任务执行须严格以年度合作交流计划为依据，合作项目、交流专题、交流合作机构等原则性事项未经批准不得随意变更，做到准时、无偏差、预算受控，交流结束后须及时将访问报告和成果文件归入档案。

1.1.3引进国外智力：引智工作指以外事部门为桥梁通过多种途径引进国外先进的教学设备、教育人才、教学方法、教育成果和管理理念，并对其进行有效的运用和开展国际间交流合作等工作［2］。

1.1.4执行上级主管部门和单位安排的临时性外事工作：执行上级主管单位安排的计划外出访或来访接待任务，执行前应明确上级具体要求等事项。

1.2工作流程和方法

1.2.1工作流程：通常按照国家主管部门和上级主管单位相关法规、制度规定的工作程序和原则制定本单位的外事管理制度和流程，并遵照执行；

1.2.2工作方法：通过领导和前辈“经验相传”为主，自己在工作中总结、整理为辅。

2 科研院所外事管理工作存在的问题

2.1主动性不足

2.1.1没有完全起到管理咨询顾问和决策智库作用：在制订年度出访、邀请来访计划时外事管理部门往往只起到收集、汇总单位领导、相关部门及人员需求建议的作用，而最终计划方案的确定则完全由决策机构审议，缺少了由外事管理部门根据相关政策法规、上级要求和本单位实际需求的初步甄选和向决策机构提出合理化建议的环节，无形中增加了决策时间。

2.1.2决策程序和权限有待完备：目前大多数外事管理事项都具有与其相匹配的管理制度，但在实际工作仍偶有临时性、突发性决策事件发生，有时由于缺乏制度支撑，导致审批决策主体不明确、程序模糊，在一定程度上增加了决策风险和不确定性。

2.1.3在外事管理工作中有时忽视外事管理部门或岗位本身应履行的对外联络职责：在收集不到足够、合理的外事交流需求时，往往不能结合本单位的需要实际，主动寻找、联系国内外对口的科研机构或专家，寻求适合本单位、本专业领域的交流合作契机并在需要时向决策层提出建议。

2.2创新性不足 目前外事管理岗位的工作经验主要来源于上级领导和前任同事的“传、帮、带”，部分工作方法墨守成规、一成不变，有时对工作任务缺乏自己的思考和经验总结，不太注重工作方法、技巧和业务知识的持续改进和提高，部分管理流程相对繁复、个别管理环节衔接不紧密，仍存在较大的优化空间。

2.3精细化水平不足 个别外事管理岗位从业人员在实际工作中缺乏精细化工作习惯，不注重工作完成质量，信息不准确、数据误差，甚至错别字、格式不标准等简单错误仍偶有发生，不但造成工作上的失误，还会影响本单位的整体工作形象。

2.4服务意识不足 在外事管理实践中，管理人员有时仅注重管理工作本身，以完成领导布置的任务为最高工作准则，往往忽视了与一线科研人员的沟通和联系，不能完全理解他们的实际需求。个别员工坚持“仅完成上级交办任务、本职无责任”的工作信条，对于尚未明确的与本职相关的工作或同事提出的工作协助则漠不关心，造成提供服务不到位，管理环节缺失。

3 优化思路和建议

3.1充分履行岗位职责，增强工作主动性

3.1.1外事管理人员不仅要做组织决策的可靠执行者，还应是职责的牵头组织者和决策层的专业咨询顾问：在征集年度外事交流合作计划前应充分分析上级主管单位的政策取向和本单位实际需求，向被征集部门或个人划定需求框架和基本原则，对汇总的计划要进行甄选，对于不符合政策规定或与单位发展关联度较低的个别需求应耐心告知填报部门或个人，指导其对需求建议进行修改，对于坚持上报的应附上特殊说明。在提交决策机构决策前应提出确定原则和合理化建议，充分发挥咨询建议作用，让决策者做“选择题”而不是“判断题”。而提供合理、有效咨询意见的前提必须是熟练掌握本专业相关法律、政策、制度和行业前沿动向。

3.1.2加强制度建设，规范决策程序：制度是对执行的促进和规范，必须与工作实践俱进，根据业务需求适时做出调整和完善，使制度和规范充斥着工作的每个“角落”。对于发生频率低、临时性、非周期性的管理决策事项也要制订相应的管理制度并明确规定审批、决策程序和权责，形成“凡事有程序、决策有依据、权力可控制、责任能追溯”的决策氛围。

3.1.3积极开展外联工作，主动寻求合作对象：外事管理岗位应根据本单位发展实际需求和国际学术前沿方向，利用现代互联网技术和国际知名的合作平台主动联络境内、外对口的潜在合作科研单位或专家并充分寻求合作、交流契机，分类建立并完善合作交流机构、专家资源库，与经常合作、交流的机构或专家建立常态联系机制，在决策层需要时能够及时提出推荐建议，避免“临时抱佛脚”的窘境。随着政府对“三公经费”的压缩，国家对因公出访的经费进行了控制。同时，伴随着中国社会经济的快速发展，外国给予出访经费的支持也相应减少了。在这样的情况下，我们依然要坚持结合自身的发展目标和重点工作，成功寻求更多的国际合作与交流机会［3］。

3.2持续创新，优化工作流程 外事管理岗位人员对所完成工作应该多思考、多反思，敢于质疑并不断修正以往经验、方法中存在的不足，将完整工作细化分解为基本任务单元，重新梳理任务程序，合并重复、冗余的工作步骤，破坏不合理的流程关系，重新建立任务间的联系，形成自己快速、高效、精准的标准化工作体系。培养自己对政策的敏感性，能够根据相关法规、制度的变化适时对工作文件、流程和方法做出调整，自觉学习新政策、新业务，以适应新的政策要求，同时避免因更新不及时造成的不必要“返工”。

3.3建立科学、系统的精细化管理体系 科学、系统的精细化管理不仅是态度和习惯问题，更能体现一个员工、一个科研机构的基本素质。外事管理工作须从小处认真，不仅要注重整体逻辑和各部分的衔接，还应关注每个细节，小至字体、格式这样的细微之处也应形成固定的规则和习惯，即便是提交一份简单的报告或报表也能让阅读者和上级欣赏到严谨、缜密的工作作风。

3.4转变工作作风，切实增强服务意识 外事管理工作的一切出发点和归宿是为科研事业提供有效保障和支持。作为一名外事管理工作者，必须找准角色定位，一切任务的核心都应是：在政策规定的范围内，为本单位决策层、每一个科研项目、每一位科研专家最大限度的提供支持和服务，及时提供政策咨询，帮助、引导他们克服制度疑问和程序上的障碍，使他们全身心投入到科研事业中，减少不必要的损耗，增强投入到核心事业的力量。

外事无小事［3］。外事管理工作是科研院所工作的重要组成部分，对院所的科研生产起到重要的推进作用。外事管理工作应该勤于积累、善于总结，使外事工作更好的为科研生产服务［4］。相信通过千千万万科研院所管理工作者在实践中持续努力、不断求索，外事管理工作将为科研院所实现国际化发展提供源源不断的驱动力。

［1］ 狄瑜，徐奕，费小军.科研院所外事管理工作的可持续发展.农业科研经济管理 2013：10-12.doi：10.3969/j.issn. 2095-3577.2013.02.004.

［2］ 李雪芬.关于高校外事管理工作的几点思考.漳州师范学院学报：哲学社会科学版，2011：165-168.doi：10.3969/j.issn. 1004-468X.2011.04.036.

［3］ 崔娟，黄建军.外事工作中专办员角色作用之探讨.中国公共卫生管理，2012，28：745-746.

［4］ 吕文涛.军工科研院所外事管理工作探讨.商业文化：学术版，2010：54-55.

Initial Analysis on Foreign Affairs Management of Pathogenic Biology Scientific Research Institution

Xu Jing

Institute of Pathogen Bilolgy，Chinese Academy of Medical Sciences Beijing 100730，China

Xu Jing，Email：xujing@ipbcams.ac.cn

This paper summarizes the phase understanding of foreign affairs management of scientific research institution practiced by the author，through the ref1ections on the basic dai1y working methods and processes，ana1yzes the room for improvement on its management Initiative，innovation，meticu1ous 1eve1，service notions and consciousness，etc.and puts forward optimization ideas and suggestions by fu11y fu1fi11ing duties and optimizing workf1ow，enhances work initiative，estab1ishes a scientific and systematic meticu1ous management system，improves work efficiency and service 1eve1s，gives fu11 p1ay to the management guiding performance to promote the deve1opment of scientific research.

ScientificResearchInstitution；ForeignAffairsManagement；Insufficiency；Ideas improvement

徐晶，Emai1：xujing@ipbcams.ac.cn

10.3760/cma.j.issn.1003-9279.2016.02.035

（2016-03-05）