互联网+文印的实现途径

2015-12-24黄健

黑龙江生态工程职业学院学报 2015年5期

关键词：文印工作流教学管理

互联网+文印的实现途径

黄健

(北京信息职业技术学院，北京 100015)

摘要：高校文印室承担着各类教学资料和公文的印刷任务，是教学管理的重要环节和服务窗口，但信息化水平明显落后于数字校园的整体水平。借助工作流技术和互联网+文印模式，将人与印刷设备互联，实现文印审批流程信息化，提高教学管理水平。

关键词：文印；工作流；信息化；互联网；教学管理

doi:10.3969/j.issn.1674-6341.2015.05.013

中图分类号：G202文献标志码：A

收稿日期：2015-09-03

作者简介：黄健(1972—)，男，北京人，硕士，助理研究员。研究方向：教育管理、软件工程。

高校文印室承担着各类教学资料和公文的印刷任务，特别是试卷的印刷任务，是教学管理的重要环节，也是面向全体教职工、学生的服务窗口。近二十年来，随着信息化技术的蓬勃发展，数字校园日趋普遍，教务教学管理、数字图书馆、在线学习平台纷纷上线，而文印管理却迟迟没有实现信息化，基本维持线下模式，成为整个教育信息化的短板。充分利用现有设备和网络基础设施，实现文印信息化，提供更加优质、人性化的印刷服务必将成为提高高校信息化管理水平的热点。

1高校文印服务面临的挑战

1.1高校文印发展历程

过去，高校文印一般采用经济、简便的油印技术。油印最初是用铁笔将文字誊写在特制的蜡纸上，然后把刻好的蜡纸固定在油印机的网框上，制成蜡板，印刷时将蜡板压在一摞厚厚的纸上，用蘸了油墨的墨辊在蜡板上反复滚动，直到油墨透过蜡板印到下面的纸上，即印好一张纸。该技术又被称作誊写印刷，是孔版印刷的一种。随着技术水平不断提高，高校文印室的发展基本经历了三个阶段：

(1)手工制版和印刷阶段。此阶段主要依靠手工完成制版和印刷，最大的弊病是修改蜡板非常困难，特别是插入、删除大段文字，几乎无法完成，只能重新刻写蜡纸，费时费力；其次是印刷速度慢，劳动强度较大。

(2)电子排版和速印机阶段。随着计算机和中文文字处理软件(如，WPS、Word)的普及，中文排版变得越来越简单，高校教师无疑是最早掌握并熟练使用这一新技术的群体。教师自己能够熟练排版，并使用针式打印机将文字打印到蜡纸上。计算机打印蜡纸以其美观、规范、便于排版的特点迅速替代手刻蜡纸，制版速度、质量得到显著提高。同时，高速油印机开始进入市场，使得加墨、进纸、计数得以自动完成，大大提高了印刷速度。

(3)一体化速印阶段。一体化速印机不仅印刷速度进一步提升，而且不再使用蜡纸制版，只要将文稿打印在普通纸上，一体化速印机经过扫描，自动完成制版、印刷，整个操作过程与复印机非常接近。

1.2机遇与挑战

印刷技术虽然在飞速发展，但高校文印服务在信息化、人性化方面却远远不能满足教职工日益提高的要求，面临更大挑战：

(1)审批之殇。在高校，文印工作有一套非常严格的管理制度，以试卷印刷为例，首先任课教师要对试卷进行排版、校对、打印，然后部门领导依据课程标准审核试卷内容，最后任课教师持审核通过的试卷到文印室印刷。不仅试卷，其他稿件的文印一般也需要经过排版、审批、印刷三个环节才能最终完成，其中排版、印刷两个环节发展迅速，而审批环节却依然停留在手工审批阶段。高校专任教师一般不采取坐班制，上班时间非常灵活，只有上课的时候才来学校，到校后又忙于教学，多数情况是利用课间十分钟去找领导签字，如果恰巧领导暂时不在或出差，则只能等下次上课再去，耗时长，效率低。

(2)校园之围。高校经过前几年的扩招，校园面积不断扩大，教职工每次送稿、取件需要在办公室和文印室之间往返奔波两趟。这在以前是理所当然的，但在信息时代，人们愈来愈希望通过互联网减少人员流动。

(3)幅面之困。随着打印机升级换代，针式打印机逐步淡出市场，取而代之的是激光打印机，其中使用最普遍、性价比最高的就是A4幅面激光打印机，但是试卷的幅面一般是8开的，比A4幅面要大很多，普通激光打印机根本无法打印。为此不得不先将试卷打印在A4纸上，然后再把两张A4纸拼接成一张A3纸，利用一体化速印机的缩放功能将幅面从A3缩成8开——虽然成功解决了幅面的问题，但是由于字号会变小，无法实现所见所得。

面对挑战，在互联网时代，必须运用互联网思维，将挑战转变为机遇，实现互联网+文印的华丽转身。

2互联网+文印模式

2.1文印信息化需求

充分利用互联网技术，全面实现信息化的文印服务应该具备网络化和人性化的特点。教职工、部门领导、文印员通过网络协同工作，不再受时间、地点的限制，可以随时随地上传、审批文档，减少送稿环节和审批时间。人性化是指教职工可以在计算机，甚至智能手机上随时查询进度，印刷完成后直接取件，减少等待时间。因此，高校文印管理系统应包括以下基本功能：

(1)网络申请：文印申请人利用计算机起草、编辑相关文档，然后登录文印管理系统上传需要印刷的文档，提交的同时登记主题、印张、印数等基本信息，便于部门领导和文印员在有限的时间内决定处理的先后顺序，提高工作效率。

(2)网络审批：部门领导使用计算机或智能手机依规对本部门申请人的申请进行审核。

(3)联机印刷：文印员依据有关规定，对审核合格的文档通过电脑直接印刷，并通过系统及时反馈印刷结果。

(4)支持跨校区印刷。

(5)印刷类型不仅要包括油印，还应包括复印。

(6)申请人能够通过印刷管理系统随时掌握印刷流程执行状态。

2.2工作流

在高校文印服务的三个关键环节中，计算机和打印机的普及大大降低了制版环节的工作强度，一体化速印机极大地提高了印刷速度，解决审批难题则必须依靠基于网络的工作流技术。

工作流是现实工作流程在网络中的虚拟实现，是将日常工作流程反映在计算机应用中，按照预先定义的业务逻辑在相关责任人之间自动传递文档、审批，是实现审批手续信息化的最佳途经[1—2]。

工作流技术起源于20世纪70年代中期办公自动化领域的研究，成熟于90年代，1993年8月，工作流技术标准化工业组织——工作流管理联盟(Workflow Management Coalition，WfMC)成立，是工作流发展历程中的一个重要里程碑。它对工作流的定义为：工作流是将一组按特定触发顺序和触发条件组织起来的任务，每个任务可以由一个以上的人或者软件系统共同完成[1—2]。进入21世纪以来，工作流技术应用越来越普遍，形成以Shark、Osworkflow、JBPM为主的三大开源工作流管理系统[2]。

2.3仿真打印

一体化速印机只需配备打印接口或网络接口，通过接口与计算机或网络相连，将自身仿真成打印机，就能实现通过电脑直接印刷，无需打印原稿。从用户角度来看，一体化速印机就是打印机，将文档“打印”到一体化速印机，自动完成制版、印刷。当前主流一体化速印机、复印机全部支持仿真打印功能。

2.4功能模型

根据需求分析和关键用户访谈，采用IDEF0建立系统功能模型[3]，如图1所示。整个系统主要由申请、审批、印刷三大模块组成，设计目标明确，功能完整。