本科院校档案服务功能拓展路径探析

姜玲玲

摘 要：本科院校的档案真实记录了本校多年的教学经验、科研成果以及管理活动等内容，包含了院校最核心的信息资源。本科院校档案馆建立的主要目的就是对档案资源进行充分开发利用，很多院校都投入了大量的人力、物力和财力去开发利用档案资料，以拓展档案的服务功能。笔者在本文中就对本科院校的档案服务功能拓展路径进行了分析研究，以期为其他院校提供借鉴。

关键词：本科院校；档案；服务功能；拓展

1 引言

档案部门所拥有的信息资料十分丰富，怎样充分开发利用现有的档案价值，为广大的管理人员和师生提供良好的服务是本科院校档案管理者面临的重要问题。然而，到目前为止，很多本科院校的档案服务功能还不够完备，远远不能达到其实际价值。本文就立足于现今档案服务功能的不足之处对其服务功能进行拓展完善。

2 本科院校档案服务功能的现状分析

2.1 档案服务范围过窄，利用率低

很多本科院校的档案都是由專门的管理人员负责管理的，其服务对象只局限在学校管理人员、相关负责人和部分的师生，服务范围十分有限，广大的教师、科研人员、在校生以及需要查看档案信息的毕业生、社会人员都无法对其加以运用，这严重违背了档案存在的目的，使其存在的价值大打折扣。

2.2 档案资料利用方式单一，服务手段落后

一般来说，档案部门的工作人员日常的主要工作就是看管重要档案，手工整理档案，等待符合查看档案资格的人来对档案进行相关信息的获取。由于学校对档案管理不够重视，档案管理经费不足，使得先进的科技手段和服务模式无法被利用，纸质档案居多。服务手段过于落后，还停留在传统的手工操作阶段，且服务方式十分被动，导致档案资源利用起来较为困难。

2.3 档案资源不足，结构单一

本科院校的主要工作内容就是教学和科研，因而，档案中有关教学和科研的资料应该是数量最多的一部分。然而，档案资料却大多都是与一般学校活动等内容相关的，和教学、科研、管理经验等内容相关的资料较少，这样一来，就会出现很多师生想查看的资料找不到，没有用的资料却很多的现象，档案就无法满足广大师生的需求，对其吸引力就减少。除此之外，档案的存在形式单一，多为纸质版档案，以多媒体、光盘等为载体存在的档案较少，也大大限制了师生的利用范围。

2.4 学校相关宣传过少，很多师生对档案了解不足

一直以来，由于其工作本身的特性，档案部门都只是在为广大师生默默服务，很多师生对档案资源并没有详细的了解。档案部门缺乏相关的宣传也是造成很多人对其一无所知的一大原因。很多师生根本不知道档案馆里存有什么资源，如何对其加以利用，怎样有效查找数据等，这就使档案馆的服务效率有所下降。

3 拓展档案服务功能的必要性分析

3.1 是适应高校时代发展需求的做法

目前很多师生和科研人员都需要利用档案资料完成相关工作或任务，但是很多高校档案管理人员没有意识到档案管理的重要性，总以为这是一个无关紧要的工作，因而往往不能满足广大师生的需求。通过档案服务功能拓展工作，可以让其明白档案的重要性，充分认识高校档案服务的性质，有效拓展服务功能，提高服务质量，进而提高档案资料对广大师生的吸引力，满足他们的需求。

3.2 是充分挖掘档案资料价值的重要路径

本科院校的档案资料记录了很多与学校教学活动、科研活动、管理模式相关的内容，如果档案的服务功能得到拓展，师生可以对其有了一定的了解，明确档案馆存在哪些资源，如何利用，这样其利用起来就会方便很多。如，教师可以通过查看资深教师的教学经验资料，并对其经验进行学习，就可以提高教学质量；科研人员通过档案馆查看其他教师的科研成果可以使自己少走很多弯路，提高科研速度。

4 档案服务功能拓展路径研究

4.1 转变思想，树立服务拓展理念

学校应该对档案室的工作人员开展主题为“档案室服务工作重要性”的讲座，使档案管理人员充分认识到拓展档案服务功能的必要性，再制定相关的奖惩制度，对于服务观念强，服务状态好的人员增发奖金，对于安于现状、不思进取的档案管理者则采取扣工资的做法，充分调动其积极性，促使其转变服务思想，真正树立为广大师生和社会人员服务的理念，并指导实际行动，拓展服务功能，致力于提高服务质量。

4.2 加大资源收集整理力度，丰富馆藏

学校可以联合档案管理部门以多种方式向本校师生或社会人员征集能够反映学校发展史、教学经验和科研成果的文字音频或图像资料，此次的档案征集工作征集的不仅仅是文字档案，只要是有保存价值的档案都可以应征，形式越丰富多样越好。如照片、视频、音频等，多种形式的档案不但可以丰富馆藏，扩展档案存在形式，从内容、形式上满足更多人的需求还能增加我校档案馆的深度和厚度，促进档案馆的进一步发展。

4.3 扩宽服务范围，创新服务手段

档案管理人员应该以“以人为本”为宗旨，将其贯穿于服务的整个过程中，将服务对象由特定的少量人员扩展到学校内外的潜在档案需求人员，这样不仅能够更大程度地满足大家的需求，还能树立良好的社会形象，提高学校的影响力。

服务手段也要由原本的被动转向主动。将过去的用户主动去查阅、人工搜索的服务方式变为借助网络科技构建档案服务平台，积极主动为用户服务的新型模式，努力实现了解用户需求、制定管理计划、服务到业务式的一条龙服务模式，提高用户的满意度。

4.4 加大档案馆的宣传力度，增进大家对本馆的了解

档案管理部门可以通过进行档案馆宣讲会、办相关内容的板报或期刊、举行档案知识竞赛和数据查找速度比赛等形式来让全体师生和社会人员更加了解我校档案馆的档案存储情况和查阅方法，提高我校档案馆的知名度，吸引他们的兴趣，使其一旦有这方面的需求时，能够想到我校的档案馆。

5 小结

为了适应时代的发展，学校以及档案管理部门应该从发展角度出发，为实现档案最大价值的开发而努力，革旧创新，大力改革，从拓展档案的内容、服务范围、形式和手段等方面入手，实现档案部门服务工作的大革新，服务功能的全面拓展，为本科院校的发展打下坚实的基础。

参考文献

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[3]杨鹏.应用型本科院校招标档案管理探析.《商》.2012年19期

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