新形势下企业人事档案管理工作的探讨

文/泰兴市公共人力资源市场　姚源

新形势下企业人事档案管理工作的探讨

文/泰兴市公共人力资源市场姚源

【摘要】在企业的发展过程中，人事档案扮演着极为重要的角色，在人事档案中记录了员工的工作表现、政治思想、工作变动以及业务能力等情况，是外界全面了解一位员工所重要参考的依据。

【关键词】企业；人事档案；档案

如今，伴随着现代企业制度的建立，并逐渐走向成熟化，有越来越多的企业其所有制的性质有了根本性的变化。企业性质的变动使得人才流动越来越频繁，在此背景之下，传统人事档案制度已经难以满足现实的需要，因此企业人事档案的变革势在必行。为了更好的推进企业人事档案的改革，需要正确处理好人事档案管理中存有的矛盾。从科学发展的角度出发，本着以人为本的理念，人性化的处理好利益相关者的矛盾，才能够更好的处理好人事变动。

一、企业人事档案管理存在的问题

（一）管理机制和方法滞后。从目前情况看，企业人事档案有的隶属于人事部门，有的隶属于办公室，有的隶属于党委管理部门。人事档案与文书档案，财会档案，科技档案混在一起，存在各自为政、管理分散的现象。同时，在人事档案的管理过程中，如果归档内容简单，则不能够完全真实的反映企业中工作人员情况；如果档案信息载体的形式相对单一的话，那么便不能够实现信息的科学存储。

（二）人事档案管理的整体水平下滑。在当前人事档案的管理过程中存有很多的不足，有些企业为了缩减开支，并没有专门设立管理档案的人员，通常是由一个不懂管理的外行人兼职档案管理工作；还有一些档案管理人员由于工作岗位频繁的变动，使得他们工作积极性不高；还有一些档案管理人员自身素质不高，在企业中也没有定期的培训。

（三）硬件设施差，管理不规范。有些企业档案室建设简陋，经费投入不足，大部分档案室建设有标准，在档案的管理中因“六防”设备缺失，使得不少档案材料被虫、鼠等破坏，严重影响了档案完整性；有些档案材料没有及时的装钉，并且档案袋也是多年不更换，这使得材料散乱不堪。

二、企业人事档案管理存在问题的原因

（一）对档案管理工作的重要性认识不足。在企业的发展中，有不少的领导认为对于一家企业来说最重要的便是生产、经营以及销售，对人事档案几乎处于失控状态，正是因为缺乏档案管理的意识，使得档案管理工作处于“边缘化”。

（二）监管力度弱化。随着社会主义经济体制改革的不断深入，在发展的过程中企业的自主权逐渐的扩大。尤其是一些国有企业，在改制之后，上级的人事管理部门不再对企业的人事档案进行严格的监控。监控的缺乏，在一定程度上加重了企业人事档案混乱的局面。

（三）档案管理制度不健全完善。从档案收集制度看，渠道不够畅通，部分材料归档不及时，有时导致一些重要资料无法弥补，造成不必要的损失；从鉴别制度看，内容不够细致，有些材料如文凭的认定有局限性，从管理制度上看，工作要求与实际情况有一定程度的脱节。

三、加强企业人事档案管理的对策

（一）提高档案管理人员素质。在人事档案的管理过程中，影响档案质量的一个很重要的因素便是档案的工作人员。因为档案属于企业的内部财产，具有一定的保密性，所以档案管理工作是一项默默无闻，不容易引人注意的工作，这就要求工作人员要有较大的耐心。即使干得很好，也体现不出工作成效。档案管理工作人员的待遇提升的空间受到限制，工作积极受到影响。企业领导人员应该从各方面关心档案管理人员的成长，为他们的发展创造各种条件。档案管理人员也应努力提高自身素质，坚持原则，严守纪律、遵守制度、保守秘密，档案管理人员要不断的提高自身的专业水平，可以借助培训、自学等方式，不断的加强自身的专业知识，熟悉人事档案管理工作中的每一个环节，以科学、有效的工作方法，为企业的发展贡献应有的力量。

（二）健全完善人事档案管理制度。在档案的管理工作中，除了加强管理人员的自身素质外，还要建立健全完善的管理制度，使得整个管理工作做到有章可循，有法可依，以此来推动档案管理工作的制度化。必须建立健全各项档案管理、查阅、借阅、保管、保护等制度，明确人事档案利用的方式和方法，保证人事档案的安全性和真实性，使人事档案管理工作实现规范化、制度化，保证各项工作有条不紊地健康开展。

（三）不断推进人事档案的现代化管理。做好人事档案管理工作，提高人事档案管理工作的质量和效率，必须尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，完善硬件设施和防护设备，实现人事档案信息化管理，建立电子档案管理平台，运用OA办公平台电子档案馆进行检索，调档迅速，准确率高，提高档案利用的效率，加大现代化设备更新的投资力度，不断使人事档案管理工作向科学化，现代化发展。

（四）加大力度实施人事档案工作目标管理。在企业目标管理中，要把人事档案纳入其中，逐渐推动档案管理工作的标准化、有序化。要逐渐打破传统的管理模式，以规范、科学以及标准的管理方式把用人和管档统一起来，实现科学管理。改革现行“人档合一”的单位，部门所有的人事档案管理体制，建立政府所属的公益性人事档案管理中心，以其机构的独立性，职能的专业性，服务的无偿性为基础，逐步建立为社会公信力强的人事档案管理机构，使之更好的为企业实施人才管理服务。

参考文献：

[1]陈培榕.小议县级干部人事档案管理的重要性[J].经营管理者,2012(08).

[2]张爱坚.“十二五”时期做好干部人事档案工作的思考[J].贵阳市委党校学报. 2012(02).

[3]杨芳.国有企业人力资源开发与管理策略研究[J].会计之友,2011(35).