学校学籍档案管理及开发利用探讨

2015-12-05广东省中山市沙溪镇档案馆梁颂华

办公室业务 2015年11期

文/广东省中山市沙溪镇档案馆　梁颂华

学校学籍档案管理及开发利用探讨

文/广东省中山市沙溪镇档案馆梁颂华

【摘要】学籍档案是历史的原始记录，记录学生学习、实践以及成长过程评价等方面的有价值的内容，它具有很强的原始性，是综合、全面反映学生学习阶段真实情况的记载，而学籍档案管理是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志，对学籍档案进行科学管理，合理开发利用，能规范学校教学秩序、提高教育教学质量、促进良好学风形成、促使学生健康发展、提供社会参照依据。本文结合目前学籍档案管理存在的普遍问题及其自身具有的价值和作用，对学校学籍档案的管理以及开发利用进行分析和探讨。

【关键词】学籍档案；档案管理；开发利用

当前，学籍档案在学校管理与教育教学方面发挥着日益重要的作用，加强学籍档案管理与开发利用，对提高学校管理水平和促进学生健康发展具有积极的意义。但是，当前学校学籍档案管理工作中还存在一些普遍的问题，制约着学籍档案管理工作的有效开展，如何更科学地管理学校学籍档案并最大程度地挖掘其利用价值，为学校、师生、社会做出更多更好的服务，值得探讨和实践。

一、学校学籍档案管理工作中存在的普遍问题

（一）不重视学籍档案的管理。学籍档案主要是记录学生在校期间的学习成绩、行为操守等情况，具有一定的原始性与法律性。但是当前很多学校的领导和管理者认为，档案只是一种记录的形式，除了用作学历证明之外，没有太大的实际作用，所以在进行档案记录时，内容不完整、对学生的评语千篇一律，没有根据学生自身的特点进行评价，可信度、可参考度比较差，而且由于学校不重视，学籍档案管理主要以人工操作为主，影响了学籍档案的真实和可靠。

（二）管理制度和方法不完善。加强学校的学籍档案管理工作，就必须有完善的管理制度作为保障，但是目前不完善的学籍档案管理制度，造成学籍档案整理、保管工作局面混乱，如学籍档案填写不规范、填写材料欠详尽、保管材料有遗漏等情况经常发生；造成管理人员素质能力不到位，如管理人员没有达到相应的职称要求或没有取得相应的岗位资格证。学籍档案管理的方法也不完善，如学籍档案中存在时间、内容漏填，必要信息不填，忘记盖章等现象，造成档案材料信息不齐全；档案在转递时，由于管理不够严格，造成信息泄露。制度和方法的不完善，已经严重制约学籍档案管理质量的提升及利用效果的实现。

（三）缺乏高素质管理队伍。学校学籍档案管理是一项非常细致的工作，具有极强的程序性和专业性，工作上要求严肃、认真，人员上要求业务素质较高、职业道德较好。然而，大部分学校学籍档案管理人员主要是由一些年龄比较大的职工、在外聘请的一些“半路出家”的人员或者一岗多责的人员组成。人员素质不高，岗位职责过多，难以将精力集中于档案管理工作上来，影响了学籍档案管理工作的顺利开展；人员年龄结构不合理，岗位更换频繁，难以形成稳定的人才队伍，影响了学籍档案管理工作的可持续发展；人员职责不明确、工作意识不足，难以形成高效的工作团队，影响学籍档案管理工作的有效开展。

二、加强学校学籍档案管理及开发利用的对策

（一）提高对学籍档案管理的重视程度。学籍档案记录学生在校表现和学习情况，是学校日常管理的重要组成部分，是单位选人用人的重要参考依据，学籍档案的完整性、真实性在一定程度上影响单位对学校和学生的评价，因此，学籍档案的管理对学校声誉和学生前途有深远影响，必须提高重视程度。学校应向学生讲解有关学籍制度，促使学生明确努力方向，规范学习行为，遵循学校规则，促进良好学风形成，留下真实而良好的学习记录。学校领导也应重视和支持学籍档案工作的开展，把它纳入到学校教务工作中去，明确主管人员职责，做好学籍档案的收集、整理、保管、利用等工作，做到每学期每学年度按时、完整、准确归档，并根据社会的发展变化，不断加强管理，提高重视程度，使学校学籍档案管理工作跟上时代步伐，发挥学籍档案的积极作用。

（二）完善学籍档案管理制度和管理方法。好的学籍档案管理制度可引导教学活动的有序进行，从而提高学校的管理水平。学校应根据学籍档案的特点以及规律，建立完善的、规范化的管理制度，从学籍档案的收集、整理、保管到查询、利用等环节都要有完善的管理制度，如制定学籍保管规定、学籍收集整理制度、学籍查询利用制度、学籍管理人员岗位职责等，做到有章可循，有据可依，保证每一环节都严格按照规定执行。

完善的管理制度还要有好的管理方法进行配套，可制定各类表格模板，规定材料尺寸，规范格式样式，使收集的学籍材料比较整齐、统一，提高整理操作效率；对归档的学籍档案科学地编制索引号，并利用计算机进行辅助管理，提高查询利用效率；制定有效的激励机制，激发管理人员的责任意识和服务精神。

（三）强化现代化的学籍档案管理及开发利用。学籍档案电子化管理较传统管理方式具有强大优势，存储信息量大，保存时间和空间不受限制，检索迅速、查阅方便，能大大提高学籍档案管理的效率。在信息化时代，学校应积极使用现代化的网络技术，增加经费投入，加强学籍档案的管理和利用，根据学校的实际情况，建立完善的学籍查询管理系统。建立和完善学生学籍信息档案，完善查询功能，保证学生的基本情况能够快速、准确的查获。对学生的升学、休学、退学等变动情况都能及时地反映到系统当中，为学校领导和教师的查询提供便利，从而及时掌握学生的情况。同时，通过信息化的管理方式，避免因纸质学籍档案丢失造成难以补齐补全学籍信息的情况发生，消除日后对学生的就业影响。

现代化的学籍管理方式，更有助于学籍档案的开发和利用，学校可以通过对学生的学籍档案的分析和研究，掌握信息资料，总结出教学规律。学校也可以根据各届学生的学习情况、毕业情况等进行分析，从而为今后的教学工作提供数据和信息支持，而且完善的信息化学籍档案管理，也能够快速的查询学生在校情况，避免伪造学历证书等情况的出现。

（四）推动学籍档案人才队伍建设和服务意识提升。专业且细致的学籍档案管理工作要求管理人员具备一定的科学文化水平和业务知识，热爱档案事业，有责任心和服务意识，能研究和解决新问题。要建立这样的人才队伍，非一朝一夕可以实现的，学校应有针对性地培养人才，适当提高人员待遇，稳定管理队伍，激发工作热情，保证学籍档案管理工作的严肃性和持续性。

养档千日，用在一朝，提供利用是档案价值最直接的体现，再能干的学籍档案管理人才也不能缺失服务意识。学籍档案中的学习成绩、奖励、评价等都是关乎学生利益的，职称评定、继续教育学分确认、遗失证书开具学历证明都需要用到学籍相关证明。学校应制定服务工作考核标准，强化管理人员的责任感和使命感；设置学籍档案利用服务评价表，自觉接受外界服务评价监督，提升自身服务意识；认真收集整理和保管学生的学籍档案，并进行系统化的管理，便于随时查阅利用，提供准确、可靠的信息资源。