ERP在科学事业单位财务管理中的实施应用初探

刘 燕

(四川省林业科学研究院，四川成都 610081)

引言

ERP是指企业资源计划，它是一种使用信息技术基础上的管理平台，支持大量原始数据的查询和汇总，借助计算机的运算能力形成以计算机为核心的闭环管理系统，使单位的人、财、物等全面结合、全面受控、实时反馈、动态协调。随着经济的进一步发展，科研项目的精细化管理，科学事业单位需要不断的提高财务管理水平。科学事业单位相比于其他的一般事业单位具有更大的创新性、经济性和社会性，科学事业单位对项目经费的预算、执行、调整是其财务管理永恒的话题，如同我国众多企、事业单位一样，一般都制定了相应的管理办法与流程，但在管理制度执行与贯彻的过程中，往往无法实现预期的管理目标。ERP将信息技术与先进的财务管理思想结合在了一起，促使科学事业单位财务的运行模式有了很大的进步，加强了科学事业单位预决算的编制、执行力度，为科研项目精细化管理提供适时的财务数据支撑，有效提升了财务管理工作服务于科研任务的水平。

1 传统核算方式下，科学事业单位财务管理存在的问题

1.1 审批形式落后，流程运转缓慢

单位决策层、科研业务部门领导、项目负责人、财务管理人员、员工之间缺乏交流平台信息沟通少，多数采用经费支出的人工审批，信息交流效率低。一方面业务部门领导、项目负责人无法及时获得准确的财务信息，无法准确掌握所负责部门或项目的经费支出的情况;另一方面单位决策层、财务管理人员缺少即时的预算与支出分析数据，不利于经费预算执行的监督和管理。

1.2 预算核算口径不匹配，数据有效性较弱

经费预算与财务核算内容不完全统一，预算与核算的费用科目不一致，比如根据预算管理的要求公务用车运行维护费在预算科目通用项目编制，财务核算科目根据其项目用车归集到项目支出，同时业务部门领导、项目负责人关注的是各种科研、产业项目产生的费用支出管理;而财务部门的费用核算是以财务科目为基础的体系，口径的差异导致部分财务核算数据不能自动形成与之监督的经费预算科目;同时造成部分财务核算的费用支出与项目负责人关注的费用开支明细核算有效性较弱。

1.3 财务业务两条线，未实现“体内循环”

预算管理没有完全纳入财务管理体系，计划和过程在财务管理体外循环，不能做到预算、费用申请、费用报销、财务核算、业务经费核算自动化。传统核算方式下预算和执行的差异由财务人员手工二次完成，信息必然滞后，预算管理流于事后监督。随着项目的增加，科研任务的加重，依靠人工来监控预算的执行远远不能满足项目精细化管理的需要。

2 提高财务管理意识，建立科学的ERP系统

财务管理是科目精细化管理的组成部分，增强科学事业单位财务管理的水平，首先需要提高财会人员的管理意识。只有给予了足够的重视，才会对财务管理方面存在的问题加以研究和找出应对策略，才能更好的推进财务管理的工作。在我国科学事业单位的管理和运营体制都在不断变化之中，而在变化之中就需要强化内部的财务管理来增强其稳定性，那么就需要建立起一套科学合理的财务管理核算的体系，对于科学事业单位经费使用、项目预决算执行等方面的情况进行适时的考核和评价，无疑一套科学的ERP系统将信息技术与先进的财务管理思想结合在了一起，有效地弥合了传统核算方式的缺陷，为项目精细化管理提供技术的支撑。

3 科学事业单位ERP系统在财务管理方面的实施思考

科学事业单位从会计制度及其会计核算形式都具有自身的体系和特点，结合自身的运作机制，提高项目精细化管理水平，需要在清晰明确的财务管理的基础上进行，下面就ERP系统在科学事业单位财务管理中的具体实施应用探讨。

3.1 科学事业单位财务业务一体化的思路

ERP系统是财务业务一体化的思路，结合科学事业单位全面预算管理的需要，其中财务管理与这整个系统中其他的业务部门之间有着相对应的联系接口，能够相互的形成集成，通过ERP平台预算、报销申请、审批、会计核算、决算在一个系统内形成闭环，不同的使用者通过平台完成信息的交流，提高审批的科学性和快捷性。例示见图1。

图1 ERP系统示意图

3.2 在预算、核算会计科目之间建立映射关系

针对科学事业单位预算和核算口径不一致，可以通过ERP在预算科目和会计核算科目之间搭建桥梁，比如会议费的归集，在预算科目里编制在日常公用支出，会计核算时根据具体项目召开的会议归集到对应项目的支出，借助ERP平台可以在预算科目会议费与会计核算科目会议费之间建立自动逻辑映射关系，即可以从预算科目中的经费预算分析中自动关联到会计科目核算情况，反之也可以从会计核算科目中追溯到预算编制，有效提高预算管理的科学性，利于经费预算执行的监督和管理。

3.3 灵活设定会计科目，确保系统的可适应性

科学事业单位资金来源渠道多样性，有财政、非财政的科研经费，也有市场化的产业项目资金，预算科目设置有财政部门的要求，同时满足单位核算管理的需要。以后勤部门与科研部门会计科目为例见图2，费用分成本内控的依据是部门或项目预算，各个部门或项目具备不同的管理特点，所以他们的会计科目是不一致的。灵活设定会计科目，才能确保系统的可适应性，满足科学事业单位财政预算科目和单位内部会计核算管理要求。

图2 会计科目差异对比图

3.4 项目驱动模型，强化预算和执行的控制

传统的核算方式，预算控制一般流于事后控制，随着科研、产业项目的大量增加，事后控制严重抑制了项目精细化的管理需要，ERP系统利用计算机的强大核算功能采用事前计划、事中控制、事后分析应用模型，即项目驱动模型，单位员工在办理业务及相关费用申请与报销申请的同时，自动实现费用管控与分析，而不是在费用发生后，人工输入费用支出报表，事后分析的模式。同时针对产业项目特点，灵活设定预算费用控制规则，灵活设定预算控制逻辑，即部门或项目的整体预算是否可以超出，各预算科目与子科目预算是否可以超出，超出比例或可超出绝对值金额是多少，实现条件路由。

3.5 强化查询功能

ERP的查询功能是衡量财务管理水平的重要标准。科学事业单位使用人员大致分为3类:项目人员、财务人员、后勤管理人员，项目人员实施项目的“孕育”、“申请”、“立项”、“执行”、“结题”，财务人员归集整个项目生命周期的资金流。不同的使用人员有不同的信息需求，强化其查询功能，满足不同使用人员能够随时进行多角度的查询信息，比如预算与实际执行分析，查看部门或项目经费总体预算情况，也可以获取到具体经费使用明细，当然也可以实现个人费用成本分析，实现科学全面预算管理。例示如图3。

图3 信息查询示意图

3.6 加强信息安全措施，维持系统正常稳定运行状态

ERP系统给科学事业单位财务管理带来高效便捷的同时需要强化维持信息系统正常稳定运行状态的能力。对整个系统赖以生存的计算机硬件设备、软件质量建立相应的内部监督管理机制，确保数据的安全性、完整性和保密性。

ERP的实施是一项系统工程，其体现的财务业务一体化设计思路是每个单位追求的财务管理模式。科学事业单位执行全面预算的财务管理办法，怎样结合不同的机制，不同的信息需求，用使用者的语言来呈现，这是ERP实施的重点也是难点。一套科学的ERP系统需要在不同的使用者之间建立映射关系，利用计算机强大的运算功能迅速转换，实现无障碍的人机交流，满足不同使用者对财务管理的要求。

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