浅谈企业档案业务外包存在问题及对策

胡剑兰

天津市南港工业区开发有限公司

浅谈企业档案业务外包存在问题及对策

胡剑兰

天津市南港工业区开发有限公司

企业档案业务外包能够有效弥补企业档案管理工作的不足,越来越多的企业引入了这种服务外包方式。本文从档案业务外包存在的问题入手，总结档案业务外包存在的风险，并探讨了防范风险的措施。

档案;外包业务

越来越多的企业管理者，已经充分认识到档案管理工作在企业生存发展中具有的基础性作用和保护企业知识产权的重要性。随着档案受重视程度提高,档案及其相关业务也呈增长趋势，越来越多的企业选择将档案及相关业务进行外包,利用企业所不具备的档案专业技术和特定的资源,准确把握档案管理技术的发展趋势,提供高质量的档案管理服务。同时在一定程度上解决企业对档案专业管理人才的需求,借助外部人力资源来满足企业不断变化的需要，从而增加企业人力资源配置的灵活性。虽然档案业务外包这种经营管理形式已经被很多企业所采用,但是随着业务外包范围逐步扩大，我们有必要对档案业务外包的问题及风险进行分析。

一、引入企业档案业务外包存在的问题

1、档案业务外包行业标准建设滞后，缺乏市场监管机制。

近年来国家层面先后出台了一系列支持服务外包产业发展的政策文件，但是尚未出台专门针对档案管理服务外包的法律、法规及相关标准。企业与档案外包机构之间在服务内容、服务质量、服务标准、服务价格等方面均缺乏详细的规定，导致在档案业务外包过程中出现诸如偷工减料、整理不规范、编目不科学、查找不方便、保管措施不力等各种质量问题，同时还容易导致安全漏洞。其次，外包业务过程中的监管缺失。在企业档案管理业务外包过程中，档案行政管理部门缺乏健全有效的监督机制，对外包机构作缺乏适当的管理和约束，丧失对外包业务的质量、进程和结果的把握控制，在双方合作关系中处于被动地位。

2.档案外包机构的业务能力和管理水平有待提高。

(1)部分档案外包机构为民营企业，家族式管理，规模小，服务水平不高，综合实力不强。企业档案外包多以数字化处理、文件整理与鉴定等业务为主，业务单一，没有独立研发的档案管理系统软件，档案信息开发利用服务能力不高，从业人员素质不高，流动性大，在服务方式、特点、业务范围上没有自身特色，杂而不专。

(2)档案外包机构专业人才问题。档案外包机构中的从业队伍整体专业素质不高、能力不强等问题制约了我国档案业务外包的发展。一些档案外包机构中具体从事档案业务的人员大多只有高中学历，相当一部分是临时工，经过短期培训、甚至是没有经过培训就直接上岗，许多人不具备从业资格。由于缺乏专业知识，这些人员在从事档案业务时往往会出现诸如归档范围把握不准，保管期限划分不准确、文件排列编号不规范、目录录入不符合要求等问题。由于档案外包机构的从业人员专业素质无法得到保证，严重影响了档案业务外包服务的质量与成效。

3.外包档案安全问题

企业将档案交由档案外包机构整理，档案外包机构档案管理人员要对档案文件内容进行必要的了解，特别是在档案数字化录入阶段，录入人员能够接触到每一份具体的档案文件，这就使被整理的档案文件变得毫无秘密可言。而当前我国档案外包业务法律制度不完善，一些档案外包机构具体从事档案整理的人员道德素质不高，保密意识不强，加之企业未采取相应措施加以监督，即有可能泄露档案信息的内容，从而给企业档案信息安全带来威胁。

二、企业引入档案业务外包需采取的措施

1.选择有相应资质的档案业务外包机构。企业在引入档案业务外包管理模式时，首先要选择具有相应的档案咨询、评估、鉴定、整理、寄存和数字化等资质的机构，尤其要审核档案业务外包机构从业人员的资质条件，如规定从业人员均需持有档案行政管理部门颁发的从业资格证书，不少于一名取得档案中级职称等。

2.明确档案业务外包机构的业务操作程序和服务质量。

档案业务外包机构要制定与完善相关标准和制度，如档案业务外包验收标准、档案文件登记备份数据存储管理规范、电子文件登记备份工作规定、档案文件扫描操作规程等，向企业提供详细的业务操作说明，对提供服务的内容、程序、质量进行控制，同时企业要对档案业务外包机构执行情况进行指导与监督，出现问题及时沟通，达成共识。企业要对档案业务外包进行评估，可组织召开专家评审会议，对档案业务外包机构完成的项目进行验收，依照双方的合同约定和共同认可的各项标准进行检测和评估，审查合同履行情况，及时查出漏洞并弥补纠正。

3、档案业务外包活动要加强安全管理。必须高度重视档案信息的保密工作，切实避免档案信息的泄露，最大限度地保障档案信息的安全。一是企业应对档案业务外包范围进行明确，对哪些业务可以外包，哪些业务不能外包划定一个明确的范围。二是要与档案业务外包机构签署保密协议，在协议条款中，要严格规定档案业务操作人员不得损坏档案原件；不得随意破坏档案载体的完整性；不得泄露档案信息的内容等，一旦违反，企业有权追究承包方的相关责任，包括经济责任及至法律责任。

企业档案业务外包的兴起有其历史必然性，企业借助外包公司的力量能弥补其档案管理能力的不足，提升档案管理水平，降低管理成本，促进档案信息化建设。但是企业档案业务外包并不意味着企业对档案工作不管不问，只有通过事前制定对应的措施，科学防范，才能有效消除风险，从而充分利用档案业务外包来辅助企业档案管理。相信随着相关法律法规的完善以及行业的发展成熟，档案业务外包服务将在企业的档案管理中发挥越来越大的作用。

[1]李梅,张小峰.企业档案外包服务分先分析.中国档案,2014.11

[2]刘俊.企业档案外包服务及其安全风险防范的实践与探讨.数字与缩微影像,2015.1

[3]杜小汀.浅析我国企业档案管理外包业务.兰台世界,2014.06

胡剑兰，1980年生于新疆博乐，女，工程师，天津市南港工业区开发有限公司。