浅析高校网络报销中存在的问题及对策建议

于丽娟

摘 要：随着高校收支规模不断增长，财务报销工作量急增，传统的报销模式已不适应当前高校发展的要求。文章从高校实施网上报销系统的现状分析着手，重点对高校在网上报销系统实施过程中存在的问题进行分析，并提出对策建议，从而进一步完善网络预约报销机制，切实提升高校财务管理水平。

关键词：网络报销 预约报销 高校财务管理

中图分类号：F230

文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2015）10-231-02

一、高校实施网上报销系统的现状分析

网络报销，又称网上报销，是基于Internet的财务报销流程。在这一流程下，员工可以在任何时间、从任何地点提交财务报销申请，领导可用数字签名的方式在任何时间、任何地点进行业务审批，财务部门对原始凭证审核无误后，自动生成记账凭证，并可以通过网上银行进行支付。和传统报销流程不同的是，网络报销实现了非现场报销，各类经办人员不用到财务部门就能完成报账。

随着高校教育规模的发展和科研经费增长，财务报销的业务量急剧增加，财务人员工作时间长、压力大、报销窗口矛盾多是我国高校财务部门普遍存在的问题。正因为如此，传统的报销模式已不适应当前高校发展的要求。近年来，上海交大、中国农大、浙江大学、苏州大学等多所高校相继实施了网上预约报销系统，该系统的实施不仅缓解了高校“报销难”的矛盾，而且提升了财务服务质量和管理水平。

按照现有文献和各高校因地制宜的实际操作情况来看，高校网上预约报销的流程是，报销人员首先分类整理需要报销的原始票据，粘贴底单并在指定的报销封面分类填写，这些准备工作和传统的柜台报销没有区别;其次是根据工号或学号登录学校财务预约报账系统，填写报销信息，选择业务类型（一般报销、差旅费报销或其他业务类型等），填写支付信息，生成预约流水号，打印预约报销单。网上预约报销人员在系统上申报后，通过适当的方式将报销单据传递到财务部门。一是报销人员把报销单据装在特定的信封里，投递到财务处指定的邮箱中，由財务人员收集信封并在后台处理单据完成付款。二是直接在预定时间自带报销单据前往预定柜台办理业务。由于网上预约报销是建立在双方相互信任的基础上，邮箱投递方式容易造成票据丢失责任不清，实务中各高校往往采取第二种票据投递方式，由专人专窗初审，票据审核无误后，对应的预约流水号才进入等待处理状态。

财务人员收到预约报销单后，对照原始票据，核对相关信息，自动生成记账凭证，利用无现金支付系统进行电子支付，对公或者对私转账到对应账户。以差旅费报销为例，财务系统根据经办人填写的出差日期、出差人姓名（对应工号避免重名）、住宿费、车票，自动跳出职称计算对应补贴及住宿费用是否超标，而财务人员不再需要手工计算补贴金额，也不需要手工录入打款账号，只需对照原始票据，系统可以自动生成记账凭证。再经过复核、出纳点击付款，就可以完成整个报销流程。而报销人员能随时掌握报销进度，经办人员及项目负责人只要登录财务平台，点击对应的流水号，可以清楚明了地查询账务处理状态，避免了传统模式下的电话咨询。另外账务处理成功后，财务信息平台可以发送短信或邮件告知报销人员。

网上报销模式实现了从前台手工录入会计信息到系统提取自动生成会计凭证，减少财务核算的差错率，实现了财务人员工作重心从简单分类整理录入到会计信息加工的转移，不仅节约了报销人员的时间、提高了会计核算工作的效率，而且优化了财务管理机制：有利于实现会计人员对报销票据的事前控制，有利于实现会计人员对经费预算的事中控制，更好的均衡分配财务人员的工作量。

二、高校实施网上报销系统存在的问题

关于高校实施网上报销系统存在的问题，许多文献都做了研究，主要集中在对网上预约报账系统的培训不到位导致的财务信息录入不规范、网络信息不安全风险以及原始单据在传递过程存在遗失风险等问题，笔者认为除了要注意这些问题以外，仍有下列几点需要注意。

1.不易取得原始票据的电子复印件。报销经办人不愿意利用高清扫描仪把报销发票扫描进财务系统。一方面因为高校报销经办人数众多，有普通教职工、在校本科生和研究生，各院系部门不可能采购大量的扫描仪，而且扫描仪的采购使用涉及国有资产管理;另一方面高校报销的原始票据量多、种类杂、规格不统一，经办人需要花大量时间扫描原始票据，分类汇总，因此对于已经习惯纸质报销的教职工很难开展这项工作。

2.审批方式仍是传统的面签。高等学校财务实行校长负责制的预算会计管理，院系中层领导负责本部门经费审批。教学、科研及教辅行政人员在报销前均需相关经费负责人审批签字，而各院系机关领导由于工作繁忙，实务中报销人员找领导签字往往要跑多趟。尽管网上预约报销系统在多个方面较传统的报账方式已经有了很大的改进，节约了报销人员的排队报账时间、等候审批的时间，但是从实际的操作情况看，目前大多数高校的网上预约报销系统尚未实现网上签批，仍无法达到网上预约报销全过程的网络化，没有完全体现网络报销的优势。

3.付款平台接口的限制。高等院校作为事业单位，主要资金来源是财政拨款，日常资金往来涉及的科目主要是零余额账户。目前银行的数据接口比较稳定，利用无现金报销系统，财务人员制单的同时通过网银端口可以生成付款指令，基本可以满足日常付款需要。但是财政国库集中支付资金在高校收入中的比重逐年增加，而省属高校财政国库集中支付系统接口尚未开放，还不能和网上报销系统连接起来。实务中付款信息不仅要在记账凭证中录入一次，还要在国库支付界面录入一次，容易造成差错、记账凭证和实际支付的科目、金额不一致，给年底的对账工作造成困难。

4.记账凭证反映的信息内容不全面。完整的会计凭证能反映经济业务的过程，包括支出来源（项目经费号）、摘要、会计科目、金额、附件张数等要素，书写良好的凭证摘要不仅简介明了，而且能还原经济业务的原貌。高校实施的网上报销系统自动生成包含会计要素的记账凭证，由于这些信息是由报销人员在系统页面下拉框中选择的，容易生成统一、含糊的摘要，不够具体明细，不利于日后查账。而现实的经济业务有其特殊性，比如采购设备收到销货单位的质保金，记账凭证不能反映汇款单位名称，给质保期满后退质保金造成困难。

三、对策及建议

针对高校实施网上报账系统存在问题的对策建议，许多文献都做了研究，主要集中在对全校师生强化宣传工作来提高对网上报销系统的接收度，对财务人员加强培训来提高对网上报销系统的使用度，注意信息安全等，笔者认为除了要加强这些措施以外，仍有几点建议值得借鉴。

1.关于不易取得票据电子复印件的建议。当前高校科研课题结题时，内部审计和外部审计对原始发票的审查越来越细，需要花费大量的时间来查看或复印相关的原始单据，同时由于凭证装订的原因，复印资料时部分内容被遮盖，复印的效果不理想，耗时耗力。网络报销应该是电子化单据作为审批附件，而高校不具备商业银行的软硬件条件，无法做到会计纸质档案和电子档案的完整对应。但是高校可以根据实际情况，制定规则，有选择性对凭证附件进行电子采集，比如按项目划分，省部级以上重大专项相关报销，要求经办人提交原始票据的电子复印件;对于出租车票、定额发票等量多面额小的票据，可以整理粘贴后，注明单据张数，以粘贴单为单位进行电子采集;另外固定资产、外协测试费、委托加工、劳务费等单张发票金额达到一定金额的必须采集等。

2.针对未能实现网上签批的问题，一方面要求报销经办人提供原始单据的电子附件供经费审批人查阅，或者由经济业务的直接负责人面审票据再签批，比如科员由科长先签再提交处级领导签批，另一方面需要软件服务商开发“数字签名”这样的功能。电子签批可以解决一项长期存在的问题“财务处不可能辨识全部印鉴的真伪”。基于信息平台或OA系统的财务报销系统要实现网上签批，这个问题并不是高校单方面就能够有效解决的，还需要高校、软件开发商联合，一起研究解决方案。

3.建立固定的报销员制度。高校的报销窗口审核岗位一般采用多人同岗，由于每位审核人员业务水平参差不齐，对政策的理解不尽相同，对同样的业务处理的结果可能不一样。而报销经办人数众多，包括普通教职工都不是专业的财务人员，对财务制度的理解存在偏差。正是这种双方的偏差，極易给窗口报销造成矛盾冲突。建议建立固定的报销员制度，根据各学院机关的报销业务量，配备一名财务联系员，可以由报销大厅的财务人员兼任，同时各学院指定一到两位固定的专职报销员负责与财务处报销窗口进行工作对接，这样稳定的“一对一”结构更利于提高沟通效率。财务处要定期对这类人员进行相应的专业培训。专职报销员由于长期从事于报销工作，了解熟悉财务制度，可以在学院内宣传报销政策，指导其他教师整理票据、操作网上报销系统，有利于报销工作在学院内的开展。

4.利用网络平台，避免报销信息不对称。一是编写具体明细的财务报销指南和财务报销流程，放在财务处网站供全体教工下载、学习，力求做到每项报销业务有据可查，每位新进教工能按图示完成报销流程;二是分类建立QQ群、微信群等，比如科研经费群针对课题组经办人员、事业经费群针对各学院办公室专职报销人员。要定期在财务处网站和QQ群更新报销政策和规章制度，实行透明化管理，做好财务报销政策的宣讲工作。

总之，高校实施网上报销系统一定程度上缓解了排队长、报销难的矛盾，但在其实施过程中还存在着各式各样的问题，面对这些问题我们可以清楚地看到，目前大多数高校实施的网上报销系统，并不是真正意义上的网络报销，更多地是一种预约系统。随着高校信息化建设的发展，财务核算新情况的出现，网络报销系统还需不断完善和优化，从而更好地提高财务管理的水平，为学校的进一步发展提供良好的财务支持和保证。

参考文献：

[1] 梁霁宁，罗俊强，沈哲.基于用户体验的高校无等候报账系统实践[J].教育财会研究，2014（2）

[2] 张拥军.会计原始单据数字化网上报销模式探讨[J].财会通讯，2010（6）

[3] 武迎春.关于高校实施网上预约报账系统的思考[J].中国管理信息化，2013（17）

（作者单位：江苏科技大学财务处 镇江江苏 212003）

（责编：贾伟）