浅谈工程档案管理存在的问题及解决策略

2015-11-25南水北调中线干线工程建设管理局北京分局付钰

办公室业务 2015年24期

关键词：档案管理人员工程

文/南水北调中线干线工程建设管理局北京分局　付钰

浅谈工程档案管理存在的问题及解决策略

文/南水北调中线干线工程建设管理局北京分局付钰

本文对于我国传统的工程档案管理存在的问题进行剖析，并对如何更好地开展工程档案管理工作进行了分析探讨，提出了一些科学高效的促进工程档案管理工作的有效措施。

工程档案管理；存在问题；解决策略

当今经济的快速发展带动了建筑工程的大量建设，这也对我国的工程档案管理工作提出了新的要求，如何更快更好地推进工程档案规范化管理已经成为档案管理的重点问题。各个建筑企业在搞好工程质量的基础上，加强工程档案规范化管理工作同等重要。工程档案在企业中是一项十分重要的信息资源，是关系到一个项目是否保质保量完成的理论依据，工程档案能够真实地记录项目建设发展的全过程。不断地提升建筑企业中的工程档案管理工作水平，不断融入精细化管理理念，保障工程档案完整、准确、系统、安全是当前档案管理工作的重点。

一、粗放式管理导致工程档案管理目前存在的问题

（一）粗放式管理模式导致档案缺失。尽管当前各建筑企业对于工程档案管理工作的重视程度有所增加，但在大多数建筑企业的工程建设过程中，仍然存在着工程档案管理工作人员在进行档案收集和管理的过程中对于这项工作的认识不够到位、专职档案管理人才的缺乏、工程档案管理制度不够健全以及档案管理设备落后等问题。这些问题的产生根源在于我国的工程档案管理工作长期处于一种粗放型的管理模式，这种传统的档案管理模式严重制约了工程档案工作的规范化和科学化。在工程施工阶段，项目中的施工任务相对来说较重，在工程建设单位中会存在着重建设轻档案的思想，工程档案工作不能与工程建设进程实现同步管理，往往会在资料收集阶段中造成资料填写不规范不准确、资料丢失等问题。很多企业为了保障工程可以顺利通过各项验收，往往会在验收前对工程档案进行突击补充及归档工作，这就使得工程档案的质量没有办法得到有效的保证。

（二）管理人才缺乏导致档案管理水平不高。工程档案管理要求档案管理人员在工程建设的全过程中，根据工程的进度及时填写施工技术表格，能够及时完整地保存工程档案，按照工程建设中的施工类别不同及上级部门下发的归档要求及时地分类、收集、整理及归档。另外，档案管理人员在管理工程档案的过程中，需要严格地按照工程的进度进行记录并需要同时熟悉图纸、方案等技术知识和档案归档的专业知识，还需要严格地按照归档要求进行档案的整理归档。但是就目前来看，档案管理人员不但对工程技术缺乏了解，档案管理知识也同样欠缺，不能真正满足工程档案管理工作要求，有些单位并没有设置专职档案管理人员，不能保证档案归档的质量。

（三）档案管理制度不健全导致档案管理不规范。档案管理制度的不健全在一定程度上导致了工程档案管理无章可循。在大多数企业中，并没有制定完善的工程档案记录、收集、整理、归档以及保管等制度要求。如：档案工作岗位责任制、档案借阅管理制度、档案保密管理制度、档案室管理制度、档案管理制度等制度均不健全。在无制度要求的条件下，加上工程建设的周期相对较长，资料比较分散，在单位中收集资料不够齐全，整理不规范，档案编制的质量便参差不齐，这都给以后的档案的归档及保管以及利用带来不少的问题。

（四）档案管理设备设施滞后导致档案管理水平不高。就目前来看，大多数企业对工程档案的重视程度明显不够，资金投入非常不足。一些档案保管及档案数字化设备设施，如：直排式密集架、除湿机、柜式空调、打印扫描一体机、数码摄像机等，由于价格相对较高，领导都觉得没有必要购置，档案的重要性还没有得到领导的认可，往往当档案出现问题，影响验收及保存了，才意识到这些设备设施的重要性。

二、工程档案精细化管理的有效途径

（一）加强工程档案组织管理——精细化管理的前提。第一要加强组织领导。工程档案管理看似容易，实则是一项专业性要求比较高、比较强的工作，需要在领导重视的前提下，配备专职档案管理人员，制定齐抓共管、各部门配合的政策，这样才能够保证档案的完整、准确、系统、安全，单位要及时运用领导资源进行沟通和布置任务。第二要强化档案责任。企业中需要分成小组对档案进行强化监督管理，需要企业中的技术人员积极配合档案管理人员；

（二）提升档案管理人员的素质与能力——精细化管理的根本。第一要精心挑选专职档案管理人员，要保证档案管理人员的专业技能和工作素养，爱岗敬业，具备出色的工程档案管理能力。第二要加强培训。在工程资料收集阶段，就要开始对档案管理人员进行定期的培训，有步骤分层次地开展培训工作。第三要确保人员稳定。档案工作是枯燥乏味的，档案管理人员往往流动性大，这样对档案的收集及归档都是非常不利的，设立奖励机制，确保人员稳定显得尤为重要。第四要加强工作协调和业务交流，档案管理工作涉及到的业务范围比较广，需要其他部门做好辅助和配合工作，在相关制度的支持下，协调与各个部门的关系。

（三）严格档案管理制度——精细化管理的重点。第一要建立健全档案管理制度。制度建设是做好工作的前提，明确各人员的责任，各负其责，按照制度执行，才能有条不紊地搞好档案管理工作。制度建设需要按照工程建设目标为基础，按照上级部门相关档案管理制度结合本单位的实际情况，制定切实可行的档案管理制度。第二需要完整、准确、系统的归档。在进行工程档案管理过程中，前期需要将归档的资料及时收集，确保不会遗失，之后严格按照分类标准进行分类，并依据本单位档案的归档要求做好归档工作，这样才能够有效地确保工程档案的完整性、准确性、系统性。第三是要加强设备设施建设。加大工程档案管理工作的资金投入，对原有老旧档案保管及档案数字化设备设施进行更新，为工程档案的安全保管及数字化创造基础条件。