以提高档案人员素质 促档案管理工作升级

文/承德市外八庙管理处　毛俊芝

以提高档案人员素质促档案管理工作升级

文/承德市外八庙管理处毛俊芝

在新的形势下，克服不良倾向，树立良好的工作意识，提升工作能力，健全工作机制，造就一支高素质的档案管理队伍，是提升档案管理工作水平的关键。

档案管理；人员素质；提高

在档案事业的发展过程中，档案管理人员是档案管理工作的主体。目前，随着当前科学技术的发展进步，使档案管理工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生着巨大变化，现代技术也广泛应用到档案工作中，这就对从事档案工作的人员提出了更高、更新的要求，档案人员综合素质的高低直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量。因此，在新的形势下，克服不良倾向，树立良好的工作意识，提升工作能力，健全工作机制，打造一支高素质的档案管理队伍，是提升档案管理工作水平的关键，对于不断开创档案管理工作新局面尤为重要。

一、克服四种不良倾向

（一）克服工作定位上的边缘化。长期以来，不少基层单位认为档案工作不能直接创造经济效益，因而没有将其纳入日常的工作重点来抓，而是置于边缘位置，往往只重视财务、人事、基建等方面的管理。在科室设置上更是作为“冷部门”，极易成为精简或兼并的对象，也往往将档案管理人员置于可有可无的位置，只设置兼职档案人员，且该人员在实际工作中，自认为档案工作是专为他人“铺路”、当配角的工作，再加上疲于应付日常事务，忽视对档案业务的管理，严重制约了档案工作的进一步发展。

（二）克服从业人员构成的老龄化。目前，由于大多数基层单位对档案管理这项工作没有引起足够的重视，档案机构在单位相对于其他科室地位低，工作人员大都不愿从事档案管理工作，致使档案工作人员存在队伍老化、缺乏后备力量等问题，工作在一线的从业人员大多年龄偏高，知识结构老化单一，无法胜任新时期档案工作的需要，急需把一批懂业务、爱岗位的优秀年轻同志引进来，尽快充实到档案队伍中去。缺少后备军问题严重制约了档案队伍的发展壮大，使档案管理工作长时间处于发展停滞的状态，极大阻碍了档案事业的持续发展。

（三）克服知识结构的单一化。当前，随着高新科技日新月异的飞速发展，在新形势下，广大档案工作者知识结构单一，只掌握档案学的基本知识，与自己从事的专业工作相近的其他专业知识还比较匮乏，无法适应科学技术的不断更新，许多工作者无法掌握高新科技手段进行档案信息的采集和筛选，缺乏信息开发应用能力和敏锐的信息意识，还满足于手工“保管型”管理档案，无法利用网络媒体等优势推动档案工作的创新与发展。

（四）克服主动服务意识的弱化。前面已经提到，在实际工作中，由于基层单位大多对档案管理这项工作没有引起足够的重视，档案管理人员多数是兼职人员，岗位不固定，不被单位重视，待遇较低，工作上缺乏积极投身工作、努力创新工作方式方法的内在动力，导致了事业心不强，奉献意识与敬业精神欠缺，业务上不精益求精，产生了只要“守好摊”，不丢失、不泄密，能应付检查、外调、查档就行了，当一天和尚撞一天钟，缺乏工作的主动性和服务意识，缺乏主动融入经济社会发展大局的工作理念。

二、树立四大工作意识

（一）服务意识。档案管理工作是一项服务性很强的工作，没有良好的服务，很大程度上就失去了档案管理的意义。这就要求档案管理人员必须树立超前服务、主动服务的意识，正确处理档案工作同其它各项工作的关系，明确自己的职责，自觉地做好各个环节的工作，主动、热情、及时、准确、全面、周到地为档案使用者提供帮助，充分发挥好档案信息资源的作用，服务经济社会发展。

（二）敬业意识。档案管理工作是一项复杂而细致的工作，从档案的收集到科学整理、安全保管、价值鉴定、登记统计、提供利用等，都需要档案管理人员付出艰辛的劳动。同时，档案工作又是一项单调、乏味、枯燥和平凡的工作。所以，要做好档案管理工作，就必须具有强烈的事业心、责任感和无私的奉献精神，以积极、主动、开拓创新的工作姿态投入到工作中去，甘寂寞，乐平凡，甘当无名英雄，履职尽责。

（三）安全意识。由于档案工作具有一定的机密性和较强的政治性，如：有些档案涉及到国家安全和社会稳定；关系到企业竞争与发展；影响到个人隐私与生活等。因此，档案工作人员必须树立较强的安全防范意识，在工作中要守口如瓶，自觉强化保密观念，提高保密意识，严格执行保密制度，正确处理档案利用与档案保密的关系，严守党和国家以及企业的机密，防止档案泄密事件发生，筑牢坚固的安全思想防线。

（四）创新意识。新形势下，以往那种因循守旧、墨守陈规的工作做法将不再适应，因此，档案管理人员必须树立创新意识，勇于探索、勇于创新，自觉从传统的、简单的、封闭落后的固有模式和状态中走出来。要一改守摊看点、仓库保管员的形象，从根本上转变观念，勇于探索和实践，提出创新的决策、对策和办法，有效地、创新性地开展工作，让档案创造出更丰厚的社会效益和经济效益。

三、提升四种工作能力

（一）协调能力。在实际工作中，档案人员协调能力的发挥常常与档案的齐全完整联系在一起，为了做好档案工作，档案管理人员要经常与各科室等部门及有关人员打交道，收集相关档案资料，指导检查各部门的兼职档案人员开展工作。如何才能得到各方面的支持，除了靠有关的规章制度外，更主要的是靠档案工作者自身综合协调能力的发挥，才能得到单位相关部门和人员的支持，争取档案收集的主动权，保证各部门形成的文件按时按要求及时归档移交，共同把档案做好，确保档案的统一管理。

（二）管理能力。档案管理工作涉及到收集、整理、鉴定、保管、开发利用等一系列程序，如何能够协调处理好这些程序的衔接，必然要求档案管理者具备一定的管理能力。近年来，随着计算机在档案管理工作中的广泛应用，利用计算机管理档案是实现档案管理规范化，提高工作效率的重要手段，因此，档案管理人员要认真学习现代管理的新知识，掌握现代管理的新技能，学会用新的思维方式，使用新的管理模式和手段，驾驭现代科技设备，善于用现代科学管理手段来管理档案，不仅要熟练操作计算机，懂得规范准确地使用档案软件，还要具有创新意识，跟上现代化的步伐，不断提高工作效率和质量。

（三）学习能力。随着无纸化办公逐渐成为现实，档案管理信息化、网络化、资源共享成为现阶段档案管理工作的关键词，档案工作者要胜任本职工作就必须树立终生学习的理念，主动学习、善于学习，不断“充电”，经常性地参加系统的知识更新与继续教育，不断提高自身文字表达、信息收集、综合分析、特别是电子计算机现代技术的应用等基本技能，运用新理论、新技术指导和改进档案工作模式，进而实现对档案信息的现代化存贮、检索、提取和交流，以适应新时期不断发展变化的档案工作需要。

（四）开发能力。档案的开发和利用是档案存在价值的体现，档案只有开发利用，才能使档案的潜在价值变为现实价值，实现其经济效益和社会效益。当前，档案信息资源的开发和利用是档案管理的一项重要工作，也是档案利用的拓展与深化，档案工作人员要积极采取现代化的管理手段，对档案资源进行信息挖掘，把死资料变成活信息，以提供更好的档案服务，充分体现档案信息的利用价值。

四、建立四个工作机制

（一）“制度约束”机制。为促进档案管理工作更趋科学、规范，易于操作，必须把规范行为、从严管理作为档案管理工作的筋骨，建立实施“制度约束”机制。为保证档案工作的正常运转并形成良性循环，要从档案的收集、整理、立卷归档，保管、统计、借阅、利用以及安全、保密等各个环节均建立健全完备的制度及措施。如《档案管理人员工作职责》《借阅制度》《库房管理制度》《各类文件归档制度》《档案保密制度》等一系列规章制度。同时，还要将制度的落实情况纳入档案工作人员岗位责任进行考核，以此来规范档案管理人员的行为，造就一支“懂业务、会管理、服务优”的档案管理队伍。

（二）“人本管理”机制。即“以人为本”的管理模式。档案管理部门既担负着对所属单位的档案工作进行监督和指导，又担当着负责保管本单位档案的双重职能，在具体实际工作中，人的因素是最主要的，人是档案管理工作活动的主体，是管理目标的实践者。为此，单位领导要了解人员思想动态，注意对他们进行培养，提高人员在本单位的工作地位，切实解决他们在工作、生活中的实际困难，改善他们的工作环境和提高其工资、福利待遇，衔接好新老交替工作链，保持档案队伍的稳定性，使他们安心、热爱本职工作，在实际工作中，履职尽责，充分发挥他们的积极性、主动性和创造性，促进档案工作的持续稳定发展。

（三）“创新激励”机制。充分调动档案人员的积极性和创造性，建立鼓励创新的用人制度、分配制度、奖励制度，切准人员思想脉搏，把握人员的所想、所思、所盼，以引导和鼓励档案管理队伍出人才、出成果，将创新的内容与待遇福利、职称评定、晋升提拔等方面严格挂钩，努力营造一种鼓励创新的气氛和环境，促进档案工作良性循环。

（四）“网络管理”机制。为了使档案管理工作层层有人抓、事事有人管，要结合单位实际情况，明确分管领导、责任部门，设立专职档案管理人员，选择政治可靠、作风正派、责任心强的人员从事档案工作，明确职责范围，在实际工作中对本单位的档案工作履行好监督、检查和指导的职责，严格标准，抓好细节，确保档案的完整统一管理，形成上下齐抓共管的档案管理网络，确保档案工作各项管理措施落实到位，把档案管理工作提高到一个新水平。

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［1］李素芬.档案管理人员应提高自身素质［J］.经济与社会发展.2007（08）.

［2］于兵.新形势下档案人员素质分析与探讨［J］. 兰台世界.2011（5）.