现代企业档案工作存在的问题与对策

薛春梅

【摘要】随着我国经济体制改革的进一步深化，近两年企业档案工作发生了很大变化，从全国的档案事业来讲，企业档案工作始终处在最活跃的一个前沿。然而随着我国企业改革的不断深化以及企业信息化进程的加快和完善，企业档案管理工作却显得滞后，没能很好地发挥作用，如何走出困境，如何能在新形势下面对挑战、找寻出路、实现创新，是企业档案工作的当务之急。

【关键词】现代企业；档案工作；问题

一、企业档案工作存在的问题

（一）档案工作未被充分重视

（1）国有企业档案工作日益边缘化

这主要表现在，很多国有企业的档案管理队伍都被不断精简，档案管理人员的职业技能培训也在相对减少。这些年来，国有企业不断进行管理队伍的调整，提高其他部门的投入，减少在档案管理方面的投入，减少档案管理的资金投入，把提高企业的经济效益作为企业的重点发展方向。在企业不断精简发展的过程中，档案部门和档案工作人员成为首先被精简的部门和人员，有的企业甚至直接取消档案部门，很多档案人员被分配到其他岗位继续工作。另外，很多企业由于不断调整工资结构，档案工作人员的工作逐年锐减，基本的档案员工资很微薄，一些具有档案管理工作技术职称的具有多年管理经验的档案人员工资也大不如前。他们的职业使命感和工作热情严重被打击，高学历和工作多年的档案管理人员大多跳槽到其他的管理岗位。档案机构精简、档案人才的跳槽严重影响了档案管理人员职业技能和档案管理工作的基本水平。

（2）民营企业档案工作规范化程度尚待提高

相对于国有企业，民营企业的档案工作缺少系统性和完善性，在很多方面都相对落后，在企业内部不受重视。还有一些比较小的企业根本不存在档案部门，不做档案留存的工作。

（二）传统档案管理模式难以为继

（1）档案实体管理模式遭受冲击。

20世纪90年代中期以来，信息化不断被引进过你额，在很多大中型国有企业都被引进管理信息系统，极大提高了我国企业的管理效益。管理信息系统在企业的采用促使企业在运行、维护各个领域都减少了很多繁琐的流程，电子文档逐步取代了实体的档案文件，极大方便了信息的保存和传递。当时以往的档案实体管理模式无法跟现代化的管理信息系统相匹配。为了与现代信息管理技术相适应，需要不断改善传统的实体管理模式。很多大中型国有企业面对大量的电子文档不知道如何高效率地去管理和维护，只能固步自封，无法突破观念，改变以往的实体管理模式，造成了电子文档的流失，重要信息的遗失。

（2）档案信息管理模式效益低下。

大中型国有企业面对大量的电子文档和电子信息不断提高信息管理的技术水平，不断完善自身。但是，一些企业档案机构在管理信息系统建设的过程中缺乏科学性，缺少先进的科学信息化技术作为思想指导。在企业内部的档案管理工作上没有对档案资源进行充分的开发，没有提升档案管理的工作效益。

（三）我国企业建立现代企业制度，给企业档案管理带来了不利的影响

很明显，大中型国有企业对档案管理工作的改善步伐相对缓慢。档案部门的工作比较繁杂，任务也比较重，很多工作需要反复的核查和整理，档案工作人员需要有清晰地思路，和企业其他部门相比，档案部门工作人员工资相对比较低，不被企业重视，没有工作保障。

随着经济的发展，国家逐步由计划经济体制向市场经济体制转变。国家对企业的管理更多的体现在宏观层面，在宏观上实现强有力的宏观调控，随着形势的改变档案管理工作的在企业中的位置显得不明显。

（四）企业档案管理没有充分体现其社会价值

我国的大部分档案都保存在党政管理部门，这些部门长期以来担任这一神圣的职责，此外，一些专门的档案馆收藏了大量的科技档案。很多反映国民经济发展情况的重要信息都被收藏在这些专门档案馆里面，但是反映我国社会社会发展的一些零散的信息却存在于各个企业内部，被分别收藏起来。档案管理在保存国家发展的重要信息方面。但是这些保存起来的重要信息能否促进我国经济社会的发展，如何利用这些保存下来的信息，这些信息的意义何在是一个需要被解答的重要问题。想利用企业档案的相关人员无法通过企业得到有效的信息，对企业的档案管理部门或多或少存在不满，但企业毕竟是以提高经济效益为目标的，档案管理工作在企业中存在不被重视的因素，档案管理的社会价值难以体现出来。

对于上述的问题需要不断进行档案工作方面的改革，不断完善档案工作方面的缺陷。档案管理工作虽然存在各种各样的问题，但是随着社会的发展和科技的进步，档案管理工作必然会日益走上系统化、流程化、简捷化的未来。

二、企业档案工作走出困境的对策思考

企业档案工作的根本出路不断随着时代的变化促进档案工作的进步。传统企业档案工作没有很好适应时代形式的变化，固步自封，没有根据新的形势更新档案管理的模式和方法，没有根据新形势促进档案工作的变革和创新。在思想观念层面没有科学的档案管理工作理念作为指导，在具体工作的落实上缺少变革的管理理念与管理模式。在新的知识经济时代，如果无法适应社会发展的大趋势，不断变革管理理念和管理方式，就会在档案管理工作中缺少发展的内部驱动力。管理信息系统在企业的采用促使企业在运行、维护方面提供了极大的便利，极大方便了信息的保存和传递，促进了企业档案管理工作的进步。

1知识管理的出发点为档案管理工作提供了新的意义

企业的档案是企业重要资源的集合，它记录了企业发展的历史，为企业未来的发展提供了重要的依据。只有充分重视企业的档案管理工作和档案资源的收集，才能够促进企业的发展。

2知识管理的根本目的为档案管理提供了新的目标

档案管理不仅仅是重要资源的收存和维护，还需要保障企业资源收存的完整和准确。如果档案管理工作没有做到全面和精准就会造成资源和信息收录的错误，这样的档案资源很明显无法真实反映企业发展的真实情况。同时，档案资源的开发和利用工作也需要不断完善，不再停留于以往的单一的留存工作，而是对资源的利用，促进企业档案资源发挥长远的价值。

3知识管理的基本活动可以促使人们重新思考企业档案管理的基本活动

档案管理应该从关注对档案实体的管理转移到关注对档案所存储的信息、所蕴含的知识的管理。在档案收集过程中，应该不仅确保正式文件的归档，而且加强隐性知识的记录与收集，加强非正式文件、外部信息的收集，从而将档案收集活动拓展为知识积累活动。在档案鉴定过程中，应该不仅重视档案的凭证性价值、长远价值和保存价值，而且关注档案的情报性价值、现实价值和利用价值，从而使档案鉴定活动创新为知识评价活动。在档案服务过程中，应该贯彻以用户为中心的理念，通过全过程服务与超前服务，努力为用户提供具体的知识与问题解决方案（而不仅仅是档案实体本身），从而将档案服务活动提升为知识服务活动。

笔者认为，从知识管理审视企业档案工作，可以促使企业档案工作很好地适应企业内外部环境变化的要求。通过挖掘企业档案的知识价值，为企业价值创造活动服务，为提升企业核心竞争力服务，以适应现代企业制度建立和市场竞争日益激烈的要求。通过应用现代信息技术，以应对电子文件涌现的冲击，从而最终走出当前面临的困境。

参考文献：

[1]吕虹.浅谈新形势下如何做好企业档案工作[J].兰台内外.2000（S1）

[2]关于进一步加强国有大中型企业档案工作的几点意见[J].黑龙江档案.2000（02）

[3]祖艳华，王丽华.飞跃后仍要促進创新发展[J].黑龙江档案.2000（04）