城市规划档案网络化管理应突出解决的几个问题

马忠玲

[摘要]城市的规划是我国城市建设的一个手段，而建设中的各种措施都要需要档案的记录，以便在日后查阅时比较方便，城市规划在不断的进行，而城市规划档案的数量就在增加，一般的城市规划的图纸都是纸质的形式，因此档案管理也是主要管理这些图纸等纸质类资料。但是纸质的资料在保存中容易磨损，而且保存的时间也比较短，因此在管理档案的时候，开始用网络化进行管理。

[关键词]城市规划；城市建设；档案；管理；网络化

网络化的城市档案管理是人们在新形势下的一次重要尝试。城市规划分几个部分，而且规划的内容都不相同，因此档案也比较分散，对于档案的管理人员来说，管理工作很难。而网络化的管理是将档案中分散内容集中，在各个规划部分中，找到相同点，使档案之间的联系加强，形成一个完整的网络体系。而网络管理档案也容易出现问题，因此在管理中，要把握几个问题，将档案网络化管理建设的更好。

一、形成科学的网络结构

档案的网络管理是在网络上进行，因此在管理档案的时候，要进行网络建设，将档案的网络结构建设成一个科学的结构。而网络的建设就需要，档案的管理部门能够积极参与监督，根据档案管理的需要，对网络建设进行指导，提高网络管理的服务职能。从宏观上看，档案网络的建设必须坚持三个理念，首先网络建设工作的中心，是以规划部门为主，因为网络建设是为了城市规划的档案服务，为规划部门建立网络系统，因此要以城市规划部门为中心。而城市的规划部门也要发挥管理职能，控制城市规划的节奏，掌握一切规划的信息。对其他部门的工作人员也要监督，保证档案的管理工作有正确的指导。其次，网络建设要有层次，正如城市规划有层次一样，网络建设也要分层进行。每一个层次都有明确的界限，而且层与层之间也是相连的，在上一层存储信息结束后可以直接跳跃到下一层，或者在下一层阅览完毕后，有指引箭头可以返回到上一层。这样做是为了保证层与层之间的信息能够实现流通。以免信息堵塞。在网络层次建设的时候，要加快系统之间的流通速度，方便使用者查阅。最后，城市规划的档案信息不应该封闭，更应该与其他的网络信息实现交流，尤其是情报政府等部门。在城市的规划中，政府等部门都为规划提供了信息，使城市的规划更加合理。因此在管理规划档案的时候，也要利用社会其他的信息。由此可见，城市规划档案的网络管理，要建立一个科学的网络结构，以规划部门为中心，其他的单位为协助点，共同建立一个完善的档案管理网络系统。

从微观上看，档案网络建设是一个联动机制，从存储信息到编制信息最后到为城市规划服务都是个系统性的过程，三者相互合作最终构成了网络建设的联动体系。而联动的体系也要考虑三个问题。首先是网络档案馆的建设，城市规划档案网络馆建设，要将馆内的内容丰富，主要的做法是，将馆内的信息规模扩大，馆内储存的内容不仅仅是城市规划的内容，与城市规划有关的资料也要收集，这种做法的目的是，可以为城市的规划建设提供更多的信息。其次，在建设档案信息网络馆的时候，主要的工具就是计算机，使用计算机为城市的规划建立一个数据中心，对有关的资料统一的管理。最后，善于开发更多的档案资源，这就需要网络面向整体的社会，为人们服务，搜集与城市规划联系密切的信息，从而使城市的规划更加科学。

二、建立统一的行业标准

城市规划档案管理是为了城市规划的信息能够被有效的利用，一个城市的规划合理，其他的城市在开展建设中就算不是全部的模仿，也可以借鉴优秀的部分。因此档案网络化就需要发挥管理的优势。从保证信息能够被合理的利用，就要为各个行业制定统一的标准。

一个好的行业标准，可以形成网点之间的友好“接口”，创造兼容环境，使档案信息的输人、输出与转移能够畅通无阻，提高管理服务效率。各地应当本着协作、互利的原则，放眼长远，共同研究探讨行业标准问题。国家规划部门和档案行政管理部门有责任制定关于行业标准的全国性规范，确立总的原则和方针，并组织好各地的实施工作。规划档案网络发展的最终方向是要走上信息高速公路。这就要求有关规划档案的管理信息实现数据电子化、规范化，最好能在全国规划档案部门推行同一套计算机管理系统。这一系统必须有广泛的社会性，向其他行業信息系统尤其是一些全国性、国际性综合信息网络靠拢，为规划档案网络化管理的进一步发展打下基础。城建规划档案的行业标准，主要规范各网点的管理模式、工作程序、数据格式及网络内部信息输人输出规则。目前应当抓住一个重点，就是根据目前各地的实际硬件条件和能力，首先做好档案著录标引的标准统一工作。

三、建设电子化技术环境

城建规划档案信息网络化管理必须基于一个完善的电子化技术环境。这种技术环境包括硬环境和软环境两个方面。硬环境即各种设备，如计算机、传真机、电话、交换器、调制解调器、微波网、光纤传输线、卫星线路、光盘、各类终端服务器等等。软环境包括信息数据库、应用软件、网络安全与数据保密体系、组织管理体系等等。现有的传输网络，是城建规划档案实现网络化管理的一个有利条件。需要城建规划档案领域自己解决的问题除部分必备硬件设备的购置外，重点要解决好软件环境的间题。一是要研究建立城建规划档案管理信息微观系统，这是实现档案管理与信息社会联结的基础。系统可以分为六个基本工作模块：登记—对档案进行登记或修改；编目—完成管理当中的各种表格和著录卡的打印；检索—依照不同条件对档案进行检索，显示或打印检索结果和调卷单；利用—进行档案利用的登记、归还处理及利用统计工作；统计—对馆藏档案按年度、分类类型和载体形式进行统计；辅助—完成数据备份、数据维护和数据删除等工作。二是将微观系统逐步联结成网络。先建立一个全国性的城建规划档案信息录中心，再按照先局部、后全国、再国际的网络化策略，建立一个上下贯通、纵横联结的利用网络体系，并最终走响信息高速公路，把城建规划档案直接送到用户终端，实现档案信息社会化和现代的完美结合。

四、结束语

由上述可知，在城市档案网络化管理中，可能会遇到一些问题，因此应该重点的解决以上几种问题，首先，档案网络化是建立在网络的基础上，而网络结构的科学程度直接影响档案的管理，因此在管理城市规划档案的时候，要将网络的结构建成一个科学的结构。其次要要将行业的标准统一，用统一的标准规范管理模式。最后，对档案的网络管理也要将管理环境完善，尤其是电子技术环境。

参考文献

[1]国红.城建档案管理数字化建设探讨[J].中国管理信息化， 2015（18）

[2]奚美芬.浅论城建档案管理工作[J].经营管理者，2011（04）

[3]蒋丽娜.提高城建档案管理水平的措施与意义[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2011（04）