浅谈数字化技术在房产档案中的运用

于杰

[摘要]目前我国逐渐将数字化技术应用在档案管理事业中，以更好的推动档案管理事业的发展。同样的，房产档案管理也开始应用到数字化技术，本文主要对房产档案中数字化技术应用的要点进行了简要的分析，同时提出了能够使数字化技术合理应用到房产方案中的具体方法，希望通过本文的探究，能够为相关的人员提供一定的借鉴和参考。

[关键词]数字化技术；房产档案；运用

我国房产档案管理还沿用传统的手工管理模式，而这样的管理模式已经不适应现今房产档案发展的要求，其所具有的弊端也逐渐凸显出来，为了能够使得房产档案可以得到有效的管理，相关人员开始将数字化技术应用其中，随着数字化技术的应用，不仅使得房产档案资源得到了更为有效的保管，而且也有效的解决了手工管理中存在的问题，从这一点来分析，在房产档案中合理的利用数字化技术有其一定的必要性。下面本文就主要针对数字化技术在房产档案中的运用进行深入分析。

1、房产档案数字化管理的主要原则

1.1安全性原则

安全性原则是房产档案数字化管理中最重要的原则。如果需要保密的房产档案信息泄露或者房产信息资源被破坏，就使房产权利人的合法权益得不到保障，甚至产生一定的经济损失，所以作为档案管理人员一定要注意保护房产档案的安全。不断更新软件系统使电子档案能够安全、永久的保存。

1.2便捷性原则

数字化档案所具有的优点就是为了方便查阅，所以档案经过处理后，不受时间和地点的限制，用户能够很快的查阅到信息，并且可以做到—份档案多人同时查询的方便快捷。

1.3真实性原则

真实性是电子档案的基本要求。房产档案经过数字化归档以后，在内容和结构上就应该保持与原始信息一致，在使用后要保持不变，这样才能保证信息的真实可靠。对于虚假和错误的信息要予以及时的纠正，以免日后造成纠纷。

2、房地产档案管理中数字化技术的有效运用策略

2.1建立健全的管理制度

要想使数字化技术能够在房产档案中得到合理的应用，就需要构建相应的管理制度，对管理人员进行系统培训，同时也要对硬件以及软件进行合理的改进，这样才能够使房产档案得到合理的管理。在构建相关房产档案管理制度中，首先需要对已经进行存储的数字化档案进行合理的规划和掌控，并针对这些档案进行合理的类别划分。尤其是对档案资料中一些较为敏感的资料均要进行加密处理，或者是将这些较为敏感的档案资料脱机进行单独的存储。这样房产资料在变更的过程中，就不会出现资料泄露以及损坏现象。其次，要构建完善的系统运行安全管理制度，在该制度中，要对房产档案的出入进行有效的限制，并依据环境条件来实现对房产档案的管理，同时针对因为自然灾害可能导致房产资料的损毁情况实施科学管理和预防。最后，要对所构建的系统运行安全管理制度进行合理的应用。这一制度在实际的应用中，主要是针对操纵的安全性、操作的权限以及操作的监督进行管理限制，在制度的基础上，合理的利用相应的技术来防止房产档案出现信息泄露等问题，这样可得房产档案得到更为高效和安全的管理。另外，要合理的构建相应的信息保护和管理制度，并有效的将这一制度落实到实际房产档案管理工作中，从而保障房产档案管理工作的有效开展。

2.2规范房地产档案资料

针对传统房产档案管理中常出现的问题进行解决时，需要合理的利用相应的数字化技术，从而使房产档案能够得到高效的管理。数字化技术的合理应用，不仅能够使房产档案可以得到有效的存储，也能够使得纸质管理与信息化管理同时开展，有效的保障了房产档案的完整性。同时还可通过视频、音频等技术手段，使房地产档案资料管理更加丰富化、动态化。

2.3建立数据系统和传输平台

在房地产档案数字化管理的过程中，还需注意以下两点：一是组建数据库。可通过扫描仪对纸质档案进行扫描，将扫描资料组建成数据库的形式，降低人工录入出错率，提高管理人员的工作效率；二是建立传输平台。在房地产档案信息的数字化管理过程中，需以实现其价值为中心，以此有效利用房地产档案的数据库。但是在建立传输平台的过程中，需确保传输平台的安全性、高效性和保密性，从而防止档案信息在传输的过程中丢失。

3、房地产档案管理中数字化技术运用要点分析

数字化技术能够使档案资源的存储量变大，也能够使档案资料的存储时间延长，而且在房产档案中应用数字化技术也具有较强的优势，然而，要想使得数字化技术可以更为合理的应用到房产档案中，充分的发挥出数字化技术的应用优势，还需要综合的考虑到以下几个方面的内容：

3.1注意服务理念的创新

在过去，对房产档案进行管理的时候，只需要相关的管理人员能够为客户提供相应的咨询服务即可，这种服务属于被动型的服务，无法满足新时期人们的需求。所以，在对数字化技术进行应用的时候，就需要档案管理人员能够有效的转变自身的服务观念，为用户提供更为优质的服务，从而使数字化技术的应用效果能够得到充分的发挥，以保障房产档案能够得到有效的管理。

3.2注意档案资料整理、收集的漏洞

在信息化技术以及网络化技术逐步发展的过程中，将数字化技术应用到房产档案中时，需要注意定期对房产档案内容进行更新和删减，对所需要的房产档案进行检索的时候，难免会因为一些因素的影响而出现检索错误的情况，这时就需要针对房产档案进行合理化的收集，采取动态的管理方式，只有这样才能够使得房产档案得到最优化的管理。

3.3注重档案管理人才的培养

由于数字化技术的应用，房产档案管理也逐渐实现了数字化，这就需要相关的管理人员能够熟练的掌握各种数字化技术，针对这些管理人员进行系统的培训，使其在充分掌握各种房产知识的基础上，能够有效的应用相关的档案管理技能，对计算机知识和技术能够做到一定的了解，打造出一批高素质，全能型的数字化管理人才，以保障数字化技术能够合理的应用到房产档案中。

4、结语

房地产档案数字化管理本身是一项复杂、繁琐且艰巨的任务，传统的手工管理方式，不但会消耗大量的人力资源，而且极易出现档案资料储存不当等问题。因此，将数字化技术运用于房地产档案管理工作中，能简化档案资料的管理步骤，提高工作效率，还能防止各种管理风险和漏洞的发生。但是，在运用数字化技术的过程中，需定期更新信息处理技术与档案资料的管理设备，帮助管理系统升级，建立健全的管理长效机制且将其落到实处，以此实现房地产档案数字化管理的价值。

参考文献

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