新时期建立数字档案馆之思考

术颖

摘 要：在网络化、信息化时代，计算机技术、网络通讯技术、多媒体技术和数据库技术等电子技术，正在深刻而迅速地改变着我们的生活和工作方式，同时，由于高科技的不断进步，现代化计算机系统的软硬件性能及相关的高密度存储技术的飞速发展也为档案馆更好地进行数据信息处理与交流创造了更加便利的条件。因此，数字档案馆的产生顺应了现代社会的发展，是信息和网络时代发展的必然产物。

关键词：新时期;网络;数字档案馆

一、数字档案馆的主要特征

数字档案馆是以数字网络方式远程获取档案信息，并在特定范围内用多种载体形式存储档案信息，共享网络资源，提供多种形式的、先进的、自动化的档案电子信息服务。数字档案馆的主要特征是：

1.档案信息资源的数字化。数字档案馆中的档案信息是经过计算机处理的能被计算机识别的数字化的信息，需要时可以用多种便捷的方式提供给利用者。

2.网络为传输载体。数字档案馆依附于网络而存在，网络为数字档案馆提供了良好的传输环境。

3.以利用者为中心的服务方式。通过计算机网络系统，利用者不必亲自到档案馆查阅档案，只要在办公室或家里的终端前，在权限范围内对远程的数据库进行联机浏览、检索和利用。当利用者在联检中遇到问题时，档案工作者可以及时帮其解决问题，并提供多种形式的服务。

4.应用各种高新技术。数字档案馆应用各种尖端、前沿的高新技术管理档案信息，如计算机技术、网络通讯技术、存储技术、多媒体技术、数据库技术、数字化技术等。

5.馆藏容量无限。数字档案馆结合现代网络技术和数字化的存储技术，可以使馆藏容量变大，可以把几十年、甚至全部馆藏信息储存在几张光盘里，或将不同的档案信息链接到同一体系之下，实现资源共享。

二、现代科學技术是数字档案馆建立的基础

数字档案馆是计算机与信息网络技术发展的产物，是在传统档案馆的基础上实现的质变和飞跃，是时代发展的必然产物。

信息技术的迅速发展，对整个档案馆工作的影响越来越大，尤其是计算机技术、网络通信技术、多媒体技术以及数据库技术等高新技术对档案馆的影响更为突出。高科技的不断进步，使现代计算机系统运行的速度越来越快，存储量也越来越大，为档案馆更好地进行数据信息处理与交流创造了良好的条件。另外，数据库技术作为现代化检索技术的主要支柱，在用于回溯检索、专题检索等信息服务时，发挥了巨大的作用。同时也促进了现代化检索技术的发展，为档案信息查询提供了极大的便利。远程通讯和网络技术的进步，使信息传输和接收更为迅速、灵活、方便，世界各国的档案馆可以通过全球互联网络系统，实现档案信息传递网络化。

多媒体技术的进步，向人们展示了未来档案馆收集和利用的美好前景，更拓展了档案馆数字信息收集、管理和利用的新领域，使利用者可以获得图文并茂的档案信息。

三、建立数字档案馆带来的新课题

1.档案载体的变化。随着办公自动化的实现，将产生大量的电子文件，电子文件取代纸质文件，成为档案信息的主体是时代发展的必然趋势。在未来，档案馆主要管理电子档案，档案馆收藏、保管和利用的档案信息主要是数字化的信息，是以计算机可读写介质为载体，供计算机处理，并通过网络传输的数字化信息。因此，档案载体由纸质载体转变为计算机可读写介质载体。

2.收集方式的变化。数字档案馆是伴随计算机、通讯、网络技术等高新技术发展而出现的产物，将越来越依赖于网络系统。由于办公自动化的发展改变了档案计算机管理的单机管理模式，使档案管理系统成为办公自动化系统中的子系统，并将随着办公自动化系统的发展而发展。

3.数字档案馆将实现文档一体化管理。我们可以通过网络系统完成电子文件的接收和归档，同事也可以通过网络系统完成对利用者提供利用服务。文档一体化管理是网络技术在档案馆中应用的必然结果。在网络环境下，文件从形成、归档至利用等均可在网上进行。

4.服务方式的改变。数字档案馆改变了传统档案馆的借阅方式，大大地方便了利用者，人们坐在办公室或家中就可以利用“馆藏”丰富的信息资源。同时，网上利用的开展，可以减少档案工作者直接为利用者查阅目录、调卷的查阅工作，使档案工作者有更多的时间致力于档案数据的整合工作，开发出更多可利用的档案信息，使档案利用工作进入一个极好的良性循环中。

5.保管方式的改变。由于数字档案载体的特殊性，决定了其保存的复杂性。需定期对电子档案进行维护与保存，以确保电子档案的安全可靠，使其能够长期处于可读和可用状态。首先，需保证电子档案的载体安全，防止自然灾害和突发事件对档案信息的破坏，并定期对其进行检测和转存，同时，还要注意保管磁盘、光盘等数字文件的物理环境，以免磁盘、光盘突然损坏;其次，应加强对电子文件形成过程中所需的背景信息、相关信息及阅读电子文件所需的软硬件设备的保存，保证电子档案的可用性和可读性;第三，还应防止信息丢失、被非法更改等情况的发生;第四，在网络环境中，要处理好信息资源共享和保密工作的矛盾。

6.加强档案人员的培养。一个档案馆的自动化系统能否正常运转，往往取决于系统管理工作是否做得好，取决于是否配备了具有良好知识结构，能熟练掌握和运用现代信息技术，熟练操作计算机，掌握数据库结构及管理，熟悉常用软件使用，掌握网络基本知识的系统管理员。数字档案馆拥有自己的电子档案、计算机设备和数据库，这些数据库都是花费了大量人力、物力、财力建立起来的电子目录、电子档案，所有这些都是档案馆开展服务的宝贵资源，需要有高度责任心的专业技术人员加以管理和维护。可以说，系统管理员是确保档案馆自动化系统正常运转的核心人物。因此，选配一名好的系统管理员，对数字档案馆来说至关重要。为此，档案馆必须加强网络维护人员的培养。

另外，由于档案信息数字化的发展，使档案信息呈爆炸式的增长，在这种形势下，如何对现有档案信息资源进行分析，由于档案信息数字化的发展，使档案信息呈爆炸式的增长，在这种形势下，如何对现有档案信息资源进行分析，以满足利用者日益增长的信息需求，是我们档案工作者义不容辞的责任和义务。因此，培养有文化水准、有素质的档案信息分析员是一项非常重要而艰巨的任务。

四、数字档案馆应注意的问题

数字档案馆将面向社会并具有一定的开放性，所以档案信息和系统容易被干扰、篡改、破坏等，必须加强安全意识，建立有效的保护措施。

1.防火墙技术。防火墙是一种用来加强网络之间访问的特殊网络互联设备，设置在被保护网络和外部网络之间的一道屏障，以防止发生不可预测的、潜在的、破坏性的侵入。

2.反病毒技术。最好采用具有实时监控功能的反病毒产品。这样，一旦病毒进入系统，即对病毒进行查、杀，做到防患于未然。

3.入侵报警技术。采用先进的检测软件，当网络安全受到非法入侵时及时报警，并根据情况制定相应的还击办法。

4.储存技术。需要经常对数据进行备份，以防不测。

5.控制权限技术。由于档案信息具有一定的机密性，需要对用户使用权限进行划分，不同级别的人具有不同的使用权限。

6.网络监控技术。采用先进的网络监控软件，随时监控网络的运行情况，当网络运行出现问题时及时报警，并根据情况进行恢复以保证网络的正常运行。