寓档案管理于业务内控

■文/孙定鸿

寓档案管理于业务内控

■文/孙定鸿

社会保险业务档案管理是支撑社会保险经办服务规范运转的基础性工作。但是，因为纸质业务档案数量多，不仅存储、查阅不方便，而且容易受自然或人为等因素影响遭遇损坏或损毁。近年来，海南省三亚市社保局以信息化建设为中心，寓档案管理于业务内控之中，使社保业务操作风险得到有效控制。

现代档案管理的当务之急是要规避传统纸质档案的保存和调阅弊端。为此，三亚市社保局通过借鉴广州、上海等地的经验，从2011年开始开发社保业务档案管理系统。经过几年的探索，这套社保业务档案管理系统目前可以依托计算机软件数据库、高速扫描等技术，将传统的纸质档案高速转化成数字化、影像化信息永久存储，保证用户随时有效地利用。

通过建立纸质档案数字化、电子影像信息化、信息查询智能化、档案服务多元化的统一综合管理系统平台，业务档案的安全完整有了可靠的保障。与此同时，系统平台也为规范社保业务经办提供了有力支持，比如前台经办人员或稽核审查人员在具体经办业务中，可以根据权限在业务系统即时调阅电子档案。

在创新信息技术之后，不得不提的是与之配套的“及时整理归档，确保档案安全”的管理思想。众所周知，业务档案是参保人享受社保待遇的重要凭证。为此，三亚市社保局对社保业务的纸质档案分类整理、编排归档、录入打印、扫描上传、查阅利用等各个工作环节都制定了明确的工作流程。

为避免档案长期滞留在业务经办人员手中，可能会因管理不善导致档案遗失或发生人为故意篡改、销毁的情况，各业务部门新增资料必须当月归档移交。各项业务办结后，按照“谁经办、谁立卷、谁归档”的原则，由该项业务经办人员收集整理档案原始资料并进行编号立卷、于当月底前移交档案室。档案室管理员对业务档案进行二次检查，核对材料份数准确、应归档项目齐备后方可接收。对应归档项目缺失的，管理员应要求经办人员做书面说明存档备查。档案管理员在接收纸质档案的次月要完成电子档案的扫描与上传，并将纸质档案塑封、入库。业务经办人员通过业务系统跟踪查询档案整理进度与电子档案成品，如发现档案整理缺漏应及时向管理员反馈。档案管理员每月必须向业务分管领导报送上月档案整理清单，方便分管领导掌握业务档案整理情况。如业务部门未按时整理移交业务档案资料，由分管局领导要求业务部门负责人督办落实。

档案查阅方面，对于有查阅纸质档案需求的个人、单位或内部经办人员，三亚市社保局执行严格的查阅程序，确保原始档案的安全完整。即凡查阅纸质档案的个人或单位均登记在册，仅在档案借阅室的监控摄像下接收及查阅纸质档案，档案管理员必须全程监督档案借阅，除档案管理员外，任何人不得进入档案整理工作室及档案库房。

同时，社保局还要求业务分管领导对经手的业务审批事项必须调取相关电子档案核查确认后方可审签。分管领导要不定期随机从业务系统中调阅抽查业务电子档案，防控业务人员经办疏漏。抽查内容包括：比对原始档案影像日期和电子档案生成日期，确认业务档案是否按月及时扫描上传；核对档案目录，确认单项业务应归档资料是否齐备；核对影像资料是否有涂改痕迹。

利用基金收入、支出等基础数据档案资料，三亚社保局通过分析基金运行特点和不足，为领导决策提供了有力的支撑；利用会计档案资料，为各类财务检查、基金审计提供了最真实的基础数据。同时，三亚市社保局业务档案室还为人社系统、参保单位、审计、法院、纪委等机构或个人提供档案查阅服务。■

萧军/摄

作者单位：海南省三亚市社保局