电子档案和纸质档案并存的必要性初探

曾波

摘 要：本文针对电子档案和纸质档案并存的必要性问题。说明了电子档案和纸质档案概念及特点；指出了电子档案和纸质档案有其存在的必要性；论述了电子档案和纸质档案管理模式的转化与技术准备的重要性。

关键词：数字化；档案；电子档案；纸质档案；问题；对策

随着计算机技术和网络的飞速发展，人类社会进入信息时代，党政机关部门、企事业单位等对信息的利用和依赖逐步加强，特别是近年来Internet、Intranet和Extranet的飞速发展，WEB技术已成为信息管理的新手段，也为政府办公自动化提供了新途径。电子文件档案数据中心主要用于存储党政机关、相关企事业单位实施办公自动化系统运行过程中产生的有保存价值的电子文件信息。这些信息通过电子文件档案数据中心可转化成为档案或资料。电子文件档案数据中心将成为政府历史信息的集中地，所有政务信息都将通过电子文件档案数据中心得以妥善处理。

1 电子档案和纸质档案概念及特點

电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。纸质档案是以纸张作为载体的一种档案，如保存备查的公文图纸、信札、电报、户籍、帐册、契约、证书、书稿、日记、笔记、家谱的原本和原稿。电子档案和纸质档案是指文件归档后纸质文件与电子文件二者的共存，也称作“双套归档”。电子档案和纸质档案的实现，可以是对纸质文件进行数字化；也可以是对电子文件制作纸质拷贝。双套归档使同一份文件的纸质版本和电子版本共同处于留存和可利用状态。

电子档案特点：1.信息的非人工识读性；2.信息存储的高密度性；3.信息与载体之间的可分离性；4.多种信息媒体的继承性；5.系统依赖性。

在信息化时代，特别是在当前大力倡导建设数字化档案馆之时，档案电子档案和纸质档案问题有其必要性和特殊的意义。档案电子档案和纸质档案纸质档案双套保存，主要是基于档案的安全和利用的方便这两个基本目的，但内容和载体完全相同的档案双套保存，是一种重复保存。纸质档案与电子档案载体材料的使用寿命不同。纸质档案的纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件，如：高温、高湿、酸、酶、氧化剂等条件下，半年可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年，根据文件的不同用途，电子档案可分为光盘文件、硬盘文件、软盘文件、磁带文件等。它的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘边、生霉等缺点，直接影响信息再现。与纸质档案相比，电子档案载体材料的寿命要短得多，一般仅为5-15年。

2 电子档案和纸质档案有其存在的必要性

“电子档案和纸质档案”中纸质文件和电子文件的各自特点及其互补性纸质文件是归档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。纸质文件是当前信息存贮和传播的主导介质。纸质文件以文字、图形附着于纸质载体，它所提供的信息可直接读取，不可与载体分离。易于保持其原始性和真实性，保存寿命长；但其不易增删，信息存贮量小，远距离传播速度慢，共享性差。电子文件是指在计算机及网络环境中生成的社会活动记录，即以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。电子文件增删容易，存贮量大，易于快速远距离传播信息，共享性强。它们具有更准确、形象、生动，以及最简单的信息记录方式和便于检索、海量存储等优势。电子文件自计算机诞生以来，特别是近十年计算机软硬件技术的发展已经使之超过了除纸质以外的任何现行文件。未来与纸质文件并驾齐驱，乃至超过纸质文件，将是必然的发展趋势。但我们也应认识到电子文件具有易更改，安全性差，寿命短，原始性难以保证，长期保存困难很大等方面的不足。所以按其形成规律将二者有机衔接起来，取各自所长，避各自所短。

电子档案和纸质档案有没有存在的必要性和合理性，关键要看两种档案是否完全相同，能否相互取代。如果两套档案从内容到载体形式都完全相同，电子档案和纸质档案则是完全重复保存制，显然是无此必要的，但如果两套档案只要在某方面存在差异，那电子档案和纸质档案就不算重复保存制，该不该实行电子档案和纸质档案就要做具体分析了。无论是电子档案纸质化还是纸质档案电子化后形成的两套档案，虽然两者在内容方面完全相同，但其载体形式和功能、效力却有较大差异。

3 电子档案和纸质档案管理模式的转化与技术准备的重要性

档案作者必须对历史负责，尽最大努力保存反映历史真实面貌的可靠记录。在没有充分的把握完全实现电子档案的真实性、长久性、安全性之前、不能轻易放弃纸质档案载体形式。首先，从档案界本身来看，人们对电子档案的发展趋势有着比较一致的认识。但在现实做法上并不统一。管理模式的转化是目前阶段必需的。

1.输出纸拷贝在纸质文件保存系统内管理文件。

2.脱机备份电子文件，将电子文件以脱机保存的载体形式备份下来。例如制作电子文件的光盘备份、磁带备份、软盘备份，并将它们保存在档案部门。

3.以纸质拷贝与电子拷贝双重备份方式管理电子档案。技术准备方面，从硬件角度来看，主要是有关设备的缺乏和有关人员使用技术水平的低下。在软件方面主要问题在于还没有建立超统一规范化的电子档案管理系统。建立一个便于档案保存、检索、使用与处置的电子档案系统还需要一定的时间。对于发达国家来讲，电子档案保存是主要方式，但对我国只能是电子信息时代发展的一个重要转折点。因此，纸质档案与电子档案的使用只能共生存。

电子文件与纸质档案并存的现实性。以纸张为介质的纸质档案和以新型载体材料为介质的电子档案，二者之间各有自己的特点和不足，认识和掌握各自的特点和存储的规律，对调整和制定相应的管理策略，改进档案管理模式，促进档案管理科学化、规范化具有一定的指导作用。从电子文件产生起，直至最终取代纸质文件是一个相当长的历史时期。在这段时期内，电子文件和纸质档案将长期共存，优势互补，共同发挥“历史的记忆”的作用。

参考文献

[1]杨大玉. 对电子文件与纸质档案并存的探讨《兰台世界》2007年第09期

[2]彭坚.关于档案“电子档案和纸质档案”管理问题的探讨[J].档案学研究，2002，（1）.