综合档案馆向公共档案馆的转型发展研究

邓妙钏

摘 要：我国档案事业的发展具有很悠久的历史。档案的内容在发展中不断丰富，服务功能也逐渐增加。人们对档案资源需求的不断加大，促使传统的综合档案馆向具有社会服务功能的公共档案馆转型。本文阐述了综合档案馆与公共档案馆之间的关系，并从资源建设层面、档案法制建设层面、公共服务层面提出如何促使综合档案馆向公共档案馆转型。

关键词：综合档案馆；公共档案馆；转型发展研究

随着社会经济的快速发展，人民群众对各类档案的需求越来越大。除了希望有关自身基本信息的档案能够被妥善保管，方便使用外，还希望其他类型的档案能够逐渐公共化，以满足自身的文化需求。在这种形式下，我国档案的种类不断丰富，档案馆的数量也不断增多，档案馆为群众的服务意识也不断提升。

1 综合档案馆与公共档案馆的关系

最初公共档案馆的建立是在英国，其建设的目的不是服务于党政机关、学校或者企业，而是为了服务于人们大众。公共档案馆这一概念的提出为各个国家档案馆的转型提供了理论基础。从广义上来说，综合档案馆是一种量的概念。综合档案馆是我国档案事业的主要组成部分，包含了科技、文化、企业等各个方面。目前，我国的综合档案馆主要服务的对象是国家的党政机关，而不是人民群众，因此缺乏一定的公共性。但是，我国综合档案馆所包含的内容比较丰富，对历史面貌能够进行比较准确、全面的反映，能够满足人民大众对公共资源的需求，因此，综合档案馆又非常具有转变为公共档案馆的潜能。也就是说，公共档案馆不是一个突然出现的概念，而是在原始综合档案馆的基础上增加了社会综合服务性，实现档案馆从“量”到“质”上的变化[1]。

2 如何实现综合档案馆向公共档案馆的转型

2.1 从资源建设层面推进综合档案馆向公共档案馆转型

1.对馆藏结构进行优化

我国有很多综合档案馆，馆藏数量也很大，但是馆藏的质量并不高，大多数馆藏档案并不能发挥社会作用。另一方面，馆藏的种类比较单一，大多数都是与党政机关工作相关的记录式档案，反映普通群众生活的档案不多，与艺术、文化、科学相关的档案也比较少，对于公民人事档案的管理也不到位，不能满足人民的需求。总结来说，我国综合档案馆的馆藏结构不合理，内容还有待丰富。要想实现综合档案馆向公共档案馆的转型，就必须对馆藏结构进行优化。丰富馆藏的品种，添加能够反映普通群众生活的档案，添加与艺术、文化相关的档案，对公民的人事档案进行综合管理，满足人民的基本需求。

2.对档案资源进行合理整合

要想增加档案馆的社会服务功能，首先要提高档案的综合利用率。这就需要档案馆对我国现有的档案资源进行集中整合，优化档案资源的组合。首先，这种优化组合的方式能够避免重复，形成了一种有序管理的模式，对档案馆的人力、技术的使用也达到了最大的优化程度；其次，这种资源整合的方式能够使综合档案馆的馆藏内容更丰富、更全面，利用起来也更方便；最后，这种整合方式为实现档案资源共享打下基础，使档案馆的受益群体扩大，更多的普通人能够对档案资源进行利用，有效的推进综合档案馆向公共档案馆迈进[2]。

3.实现档案信息资源的共享

对档案资源进行馆藏优化以及资源整合的目的都是为了实现资源共享。要使这些公众能够共享的资源发挥更大的作用，首先就要对这些资源进行更深层次的开放，为人民群众提供更多具有实际意义的服务。其次，这些资源的共享要能够突破行业、群体差异的束缚，使每个公民都有机会对馆藏资源进行利用。尤其是随着电子科技的快速发展，综合档案馆要将馆藏资源进行数字化，对所有资源进行数字化管理，不仅实现大众对当地档案馆的资源共享，还能够实现馆与馆之间的资源共享。只有真正实现了资源共享，人民才能够真正对这些资源进行实际利用，这些档案的存在才有意义[3]。

2.2 从档案法制建设层面推进综合档案馆向公共档案馆转型

目前，我国档案法制建设层面还存在一定的漏洞。很多不太发达的地区对档案馆的主体资格没有权威性确认，导致许多资源的更新存在一定难度。很多地区对于文件的报送没有统一规定，导致文件没有及时补充，耽误这些文件的对外开放利用。这些问题都会导致群众在对现有档案资源进行利用时出现查全率低、查准率低的情况，对实现档案资源的公共化非常不利。因此，相关部门必须完善档案法制的建设，对档案馆和相关党政机关的关系进行确认，避免权责之争，耽误文件的更新。另一方面，要统一对现有文件报送工作的规定，实行公开的原则对文件进行及时补充，在最短时间内实现这部分文件的公开利用，以满足大众的资源需求。

2.3 从公共服务层面推进综合档案馆向公共档案馆转型

公共档案馆建设的最终目的就是为人民大众服务，因此，综合档案馆在向公共档案馆进行转型的过程中，最应该重视档案馆的服务功能与质量。

1.加强档案基本知识的宣传工作

要想实现档案馆的公共化，首先就要引导群众积极利用档案资源。对基础的档案知识进行普及。我国档案事业虽然发展了很多年，但是由于在过去的几十年里，档案大多数都是为党政机关服务的，导致人民群众对档案这一概念没有客观的认识。很多人一听到“档案”这个词，第一反应都是其与“国家机密”或者政府部门的相关工作有关。也就是说，很多人都没有意识到档案原来是可以与自身生活息息相关的。针对这些现象，相关的档案馆一定要加强档案知识的宣传工作，使人民群众意识到档案能够在生活中起到的作用，促进人们主动对档案资源进行利用，实现档案馆的价值[4]。

2.提高工作人员的服务意识，进行多元化服务

从档案馆的管理人员到基层工作人员，要深刻意识到档案馆是为人民群众提供服务的场所，不断提高自身的服务意识与服务水平。要准确洞悉人民大众的需要，利用不同的手段充分发挥馆藏优势。例如，档案馆可以开展与时代发展相关的专题展览，通过这种方式提高档案馆的知名度，使参展的群众对档案馆文化有更深层次的了解，促使他们积极利用馆藏资源，发挥馆藏应有的社会价值。另外，除了要提高群众的档案意识之外，档案馆还要将档案服务进行社会化。档案馆可以根据具体情况开展档案承包的业务，利用自身设备以及专业人才的优势对一部分档案进行加工。与此同时，档案馆还可以与档案管理软件开发的企业进行合作，不断完善自身的管理工作，使档案馆逐渐走向公共化。

3 总结

公共档案馆是传统综合档案馆的延伸和发展，要想真正建立一盒公共档案馆，除了要具备更丰富的馆藏之外，还需要档案馆能够为社会提供更多元化的服务。要想实现档案馆的公共化，就必须优化馆藏资源、对现有资源进行整合，实现档案资源的共享，还要逐渐完善档案法制的建设，使档案的管理体系更加完善，另外，要加强对档案知识的宣传，提高人们利用档案资源的自主性，档案馆的工作人员也要加强自身的服务意识，通过多种手段提高馆藏资源的利用率。

参考文献

[1]张丽.论综合档案馆向公共档案馆的转型之路[D].四川大学，2006.

[2]彭佳妮.我国公共档案馆建设研究[D].安徽大学，2013.

[3]胡元潮.加快公共档案馆建设促进综合档案馆转型——由落实惠民政策迎来“查档潮”引发的思考[J].浙江档案，2012，06：19-21.

[4]向春华.公共档案馆建设研究[D].广西民族大学，2008.endprint