高校学生资助工作信息系统化开发探究

常州大学怀德学院 姚 洁 江苏城乡建设职业学院 陈海军

2007年5月，国务院出台《关于建立健全普通本科高校、高等职业学校和中等职业学校家庭经济困难学生资助政策体系的意见》，根据文件指示，全国高等学校的资助工作体系基本形成。自2007年起，国家密集出台一系列高校学生资助政策和措施，使得高校资助体系不断完善，实际解决家庭经济困难学生就学问题，实现教育的公平性。随着资助体系的不断推进，高校资助工作平稳、有序开展，成为学生工作中重要的组成部分。近年来，高校困难学生人数不断攀升，学生资助工作面临业务数量增多、难度加大的现状，单纯依靠人工管理难以确保各项资助工作的顺利开展。因此，对资助工作进行系统化研究有助于解决资助工作中实际操作的难点，高校建立资助工作信息系统探究对资助工作的长期开展具有非常重要的意义。

一、学生资助工作的特点

学生资助工作是一项如何运用资金合理帮助困难学生的一项工作，是高校学生工作的重要组成部分。资助工作目的是为了解决学生经济困境，从入校前、在读中、毕业后每阶段都有对应资助政策，而大学阶段，不同的学生在不同情况下可以选择不同的资助项目，因此资助工作具有多样性；每学年学校资助部门根据年度工作计划和省资助中心相关工作通知，开始新一年的各项资助工作，周而复始，以一学年为周期，大部分资助工作都是重复的，资助政策大体不变，具有周期性；学生资助工作涉及资金的合理运用，涉及金钱的收支、发放，处理中很多涉及财务细则，具有财会特色；学生资助目的是合理帮助学生，为学生服务，坚持公平、公正、公开的原则，实际上，这一原则也是保证资助工作最终达到合理帮助学生的目的，在实际处理过程中，正如处理其他学生工作一样，具有事务性；学生资助工作需要学院统筹、学工计划、部门协调、财务处、教务处、学工等多条线联合密切配合，具有统筹性。学生资助工作特点明显，在实际运行过程中资助部门需要了解这些特点，同时结合相关专业知识，实现学生资助工作的有序稳定开展。

二、传统人工管理资助工作中存在的问题

传统人工管理资助工作是资助体系实施的基础，长期以来，高校设立资助部门，或是独立机构，或下挂在学生处的部门，通过资助部门和其他相关部门协调开展资助工作，同时由于资助工作中心是为学生服务，与其他学生工作宗旨一致，因此，资助工作也像其他学生工作一样以人工管理为主，学生工作逐步走向信息化，而资助工作在高校内部并未实现信息系统化，但一样会逐步建立信息化管理系统，融入到学生工作系统信息化的进程中。实际上，资助工作开展过程中，人工管理已存在问题。

1.高校资助部门人员变动频繁，资助中心成员机构设置无法评估。一个高效而稳定的人员配置是传统方式的资助工作开展的基础。人员更替产生的新成员对于业务知识的学习需要一定的过程，人员更替不可避免，同时对资助工作产生一定影响。资助中心机构设置的优劣会直接影响资助工作的开展，因而人工管理本身具有不稳定性。

2.资助工作具有周期性，因此很多统计数据标准很统一，由于资助工作涉及面广，学校规模庞大，资助工作信息数据庞大，数据需要审核、分析、查询等，因此资助工作涉及的数据处理工作量繁重，人工处理数据容易造成漏、多、超等系列问题。

3.资助部门资料繁多，并且往年材料需要存档和检索，人工管理材料通常无法快速有效查阅，容易造成资料丢失。

4.资助政策和通知无法全面普及。资助政策和通知大部分通过网页和QQ、微信等交流平台发布，学生不能及时关注或接受信息。

三、资助系统开发探究

学生资助工作是系统化的一项工作，很多属于常规工作，基本工作流程如下：省资助中心下达文件——学校资助中心收到文件——研读文件——根据文件下发通知——各年级班级通知——学生申请——辅导员审核——系、年级汇总——资助中心汇总——报上级部门——提交省资助中心。基本每一项资助工作都是按照这个思路展开，当然其中学校和省里下达资助文件和指标是按照学校整体下发，资助中心需要在学工办指导下完成和协调名额分配问题，同时也要将拟分配名额向各年级公示，反馈意见。资助中心汇总年级材料时不承担审核工作，所以各年级汇总后，年级内部应审核材料，控制材料的准确性。

关于资助系统开发设想，是基于目前资助工作现状提出的，旨在于将资助工作系统化、可操作化、明确化。可以实现一套系统处理所有资助工作，避开传统方式的缺点。首先系统应该建立全部学生信息库，主要是家庭经济困难学生的基础资料库，包括的基本信息为姓名、性别、出生年月、身份证号码、证件照、学号、年级、班级、系别、联系方式、综合测评情况、获奖情况、贫困等级、受资助记录等。基本信息库分上传和导入两种方式。上传实际是即时统计数据，更新快，但数据可靠性不高。导入数据主要方式是导入教务系统的本院学生基础信息库，这比上面上传的统计上报的数据更准确，但该方式的数据滞后严重。基础库需每学期进行更新，基础数据库需和教务、各班级、系别对接上，并且需要有添加、修改等数据操作的基本功能。目前资助工作项目主要分以下几类：生源地信用助学贷款、家庭经济困难认定、综合测评奖学金、国家奖学金、国家励志奖学金、国家助学金、学费补偿、社会奖学金、医疗保险、勤工俭学、资助活动。每一项资助工作基本操作流程如上，而操作规范参考文件包含省资助中心通知文件、学院通知文件、学校学生手册规定。根据基本工作流程，完成每一项工作，同时根据各个项目自身特色，可设置项目操作。

资助系统开发设想框架如上，同时涉及以下几个问题：

1.省资助系统、校财务系统、校教务系统等属于开发系统要调用的独立的成熟使用的系统，并且国家奖学金、国家励志奖学金、国家助学金、学费补偿必须从省系统上报省厅，这几套系统如何分配，有无主次。解决这个问题必须先从系统开发实际出发，将国家奖学金、国家励志奖学金、国家助学金、学费补偿设置于系统中，和省系统并行，或者开发时直接将省系统导出数据导入新开发系统保存，用于数据查询。

2.系统分级设置权限，管理人员和普通账号分级设置权限，同时按照带班情况分配普通账号，账号管理集中。

3.该系统为简化细化资助工作操作流程，关于系统操作还需要简单培训。

4.系统中关于学生资料的基础数据库准确性需要进行实际操作研究。

5.系统要有强大的存储、查询功能，能查出不同年份、系别等搜索词汇的数据。

6.系统入口可放至学院主页，运用网页，方便系统的使用和普及。

资助的目的是实现教育的公平，而教育公平的实现是相对的，只有通过比较才能分辨哪种更为公平，所以运用技术和标准优化规范资助工作是项非常重要的任务，也是研究资助工作的重心。通过开发资助工作信息系统能更科学地规范资助工作流程，达到高校资助工作高效自转。本文提出高校资助部门信息系统开发设想，发挥信息系统的优势，规避目前人工操作的弊端，资助系统高校资助部门独立使用，同时也可作为学工系统一部分发挥作用，事实上，一套成熟的资助软件是一项长期维护、修正的结果，只有开发出来、运用起来、坚持下去，资助信息化系统才能不断完善。

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