加强二级学院教学业务档案管理提升教学服务质量

陈翠微

（武夷学院 人文与教师教育学院，福建 武夷山 354300）

加强二级学院教学业务档案管理提升教学服务质量

陈翠微

（武夷学院 人文与教师教育学院，福建 武夷山 354300）

摘要：教学业务档案是二级学院自主管理的重要项目之一，是评估二级学院教学质量的途径。要改变教学业务档案管理责任人不明确、管理过程随意及管理场所有限的现状，就必须构建合理的二级学院教学业务档案体系、提供人力和场所的支持、转变档案提供主体者与管理者的思想，转变档案管理者工作方式，以达到让二级学院教学业务档案管理“真正地为教学服务”。

关键词：二级学院；业务档案；教学服务

教学业务档案是二级学院自主管理的重要项目之一，主要包含了教学主体与教学行政在进行教学的过程中留存的反映教学态度、教学方法、教学愿景及实践成果等的业务材料。大量查阅教师批改的班级试卷及配套相关纸质材料是专家评估二级学院教学管理水平手段，材料均从二级学院教学业务档案中限时调取。“一切为了教学服务”是评估的宗旨，更是学校办学的服务目标。教师教学业务档案存档目的不是“有即可”，而是要有“实质内容”，能切实为二级学院教学管理及教师教学及和学生学习服务。笔者在二级学院从事专职教学秘书七年，担任教学科研办公室副主任一职两年有余，对此二级学院教学业务档案管理如何为教学服务有自己的想法，特成文与同行探讨。

一、二级学院教学业务档案管理的现状

（一）管理责任人不明确

学校在大力推行二级学院自主管理模式之前，二级学院教学业务档案管理在很长一段时间里处于被忽视的管理环节。主要原因是二级学院负责此业务的领导为分管教学的副院长，但管理实施者不明确，二级学院教学业务档案管理的收集过程是由教学秘书执行，但最终存档又由行政秘书执行。二级学院教学事务繁多，教学秘书人手紧缺，甚至一个二级学院只有一个教学秘书或者是兼职教学秘书，在时间和心理上也不能完全适应和满足教学档案管理的实际需要。而二级学院教学业务档案管理的事务常都落在教学秘书身上。

（二）管理过程随意

对于教学秘书来说，业务档案材料收取到位是一个很冗长的过程。在此期间，他们要无数次惦记、核实那些到期要收取却未能收取的业务材料，包括教师或教学管理者，他们由于各种主观的或客观的原因没能在规定时间内提供自己的材料，这样的现象越多，教学秘书的工作任务就越多，工作压力就越大。有责任心的教学秘书打电话通知到未提供材料的主体，但在多次催交之后，大多教学秘书都感到力不从心。究其未提供材料的主体的原因，有的是心理上认为不需要提供或没必要提供，上交的材料也是堆在一起，没人看。还有的是根本对自己要提供的材料不明晰，对材料的要求也不确定，造成提供材料不符合规范者众多，返工现象明显，未提供材料的主体的怨言也不少。

（三）存放档案场所有限

很多二级学院没有专门的档案室，收集来的教学材料只能堆放于教学秘书的办公室，而此处是教师学生频繁出入的地方，特别是学生试卷等教学材料无法保证安全和保密。

目前，二级学院教学业务档案管理责任人不明确，管理过程随意混乱，且管理程序不通畅，更别说能“为教学服务”了。学校在大力推行二级学院自主管理模式，是提升二级学院教学业务档案管理水平的契机。教育部的教学评估指标有助于我们理清二级学院教学业务档案管理的思路，让它真正做到“为教学服务”。

二、对二级学院教学业务档案管理的深入思考

（一）构建合理的二级学院教学业务档案体系

传统教学档案大都采用凸显不同类型的教学档案区别的横向分类方式来进行，这种模式忽视了二级学院教学档案的连续性和系统性，无法体现教学档案内在的有机统一。[1]若以纵向角度来构建教学业务档案，可以加强教学过程的内在连续性，能切实发挥档案的作用，用更加清晰和流畅的方式来教学档案体系。按照教育部的教学评估指标，依纵向管理，辅之以横向管理的二级学院教学业务档案内容大致可分为：第一大块为分不同教学过程管理类材料，如分专业培养计划及其会议讨论记录，教学任务设置书，课表，教材征订表，试卷审批表，学生评教数据及为专项或常规检查设计的检查表等；第二大块为分专业按班级排序的学生试卷；第三大块为分教研室分类的教师个人教学业务档案，含教学日志，教案，学生平时表现记录表等；第四大块为分专业按学号排序学生毕业论文。

（二）明确二级学院教学业务档案管理负责人

二级学院教学业务档案材料细项众多，而教学秘书是能深入了解每个教学环节执行过程的最佳人选，所以，即使在二级学院教学管理人员不足的情况下，让教学秘书承担教学业务档案的管理仍然是最合理和有效的，只有教学秘书能最有效地、主动地对二级学院教学业务档案进行管理。二级学院若能合理调整教学秘书的工作任务，让教学秘书能有足够的时间和精力关注教学业务档案的工作，把档案工作提升到一个重要地位。

（三）建立专门的二级学院教学业务档案室

由于空间的限制，而使教学业务档案无法完全地展现出来，使它们成为“一堆纸”，在需要的时候，无法有效查找，找到了也可能己经错过了查阅人处理事务的时间。干净，有序的档案室也能体现二级学院的教学管理水平，二级学院配备完整的电脑、传真、扫描等现代的办公设备，方便教师使用，让他们更愿意把自己的各类的教学材料及成果提供给档案室存档。各类的教学业务档案均需进行保密，上架存档后的档案需办理查阅手续后方可调阅，特别像学生申请试卷或毕业论文的查阅，还需办理专门的查阅手续。把所有教学业务档案分类别陈列在柜子中，教师个人或学院管理人员调阅材料准确、方便、快捷，提高工作效率。

（四）转变档案提供主体者与管理者的思想，转变档案管理者工作方式

利用专题教师会议等契机，转变教师收取教师个人业务档案是“束缚老师个人手脚”，是“为了应付上级检查而折腾老师”的思想，明确教师业务档案是“为了体现教师教学过程”，是“规范教师教学过程的一种必要手段之一”。

利用二级学院的网站积极宣传强化教学档案的意识，使全院老师认识到二级学院的教学档案的形成是长期的过程，积累、整理和归档是教学活动必不可少的环节，是教师不可推卸的责任。[2]

管理教学业务档案的管家—教学秘书，也要在思想观念上进行提升，改变教学业务档案就是一堆纸质材料的堆放，收集完毕后再也不会使用，且收集材料的过程，不是“去管”老师的行政过程，而是为老师服务的过程，是实施教学基本建设精细化管理的过程。[3]同时转变工作方式，把工作重心从一味单纯地收取材料转移到如何让老师有效地提供材料上来。笔者曾针对学校对二级学院的期中教学专项检查要求调阅教师个人的业务材料，设计了一个《期中教学常规检查一览表》（如图1所示），此表一目了然地让教师知道自己在什么时间需要提供什么教学材料，基本要求是什么，让老师在心理上宏观关注准备材料，安排好自己准备材料的时间。此表不仅可以让教师对自己的材料进行自我评估，还可以让管理者统计需要的管理数据，如教材收取了多少，哪些材料达到了要求，为什么有的材料没有达到要求，是个性的还是大众性的，从而调整管理方法。又如抽调的学生试卷的质量是否达到要求，笔者按教育部的教学质量合格评估指标设计了《教师课程评价记录表》（如图2所示），方便教师自查、互查及管理者审查。再如，一个学期教师任课完后，笔者提供了 《教师课程材料清单一览表》（如图3所示）让教师个人明确上交的材料，并存档于教师手册中。

三、促使教学业务档案管理过程成为“闭环式”教学质量全面管理的监督手段

教学业务档案是全面最终反映教师或教学管理者在执行教学环节中的态度、教法及教学事务处理过程的纸质材料，还包括教学管理人员组织听课、问卷调查、座谈会、教学申诉等手段所收集起来的大量原始信息，它们都是二级学院教学质量内部评估和认证高效运行的保证，是建立教学质量监控机制与二级学院自我约束的途径。[4]通过对业务材料的查阅，可以看出二级学院教学管理是否合理，教师教学过程是否规范。教育部的评估就是专家通过大量调阅二级学院的学生试卷和相应的教师的教学业务档案，从而评判教师评卷过程是否严密，符号是否规范，与计划类的教学材料相符度是否高度一致等。所以，在形成教学业务档案时，要全面且严密，达到为上级了解教学基层状况，为二级学院宏观决策提供信息。具体体现在教学质量管理的各个环节。

图1　期中教学常规检查一览表

使用说明：培养方案以教研主任提供的为准，两项内容若吻合在“是”前打钩，不吻合在“否”前打钩

试卷目录清单序号：_______班级：_______课程名称：_______

图2　教师课程评价记录表

图3　教师课程材料清单一览表

如若某一学生的期末综合成绩一项为零，那么可追溯到教师平时对该学生课堂表现的记录，由此引申到平时课堂评价的标准，若此学生是因为平时旷课数过多，那么是否有对学生学业预警的记录；若此学生是考试作弊导致期末成绩为零，那么是否有认定学生考试作弊的过程材料，是否有监考老师记录及事后院系对该学生作弊行为的处理过程记录及认定结果公示等。从一个学生的成绩，由此对二级学院的成绩管理，学籍管理过程都涉及到了，还牵涉到二级学院的教学部与学工部。

如若从学生评教的统计数据可以大致看出一个教师的授课情况，那么对于评教相对落后的教师，院系领导是如何处理的？是否有学生座谈的记录？是否约谈了个别教师？记录是否留存？约谈后此教师如何改进教学？是否有继续追踪的记录？这些都是二级学院对学生负责的表现。

这些过程材料的存档反映了教学质量管理过程每一细节，也是相当宝贵的院系资料，起到了全面督促提升教学管理水平和教师教学质量的作用，是教学质量过程管理有力监督手段之一。

事实证明了，笔者所在院系管理者与教师经过一年多的思想转变与提升，使用了由档案负责人按指标精神提供的一系列专门设计的表格后，收取材料的效率大幅度提升，所有教师和管理者都能做到按规范要求把材料相应装盒上交到院系，每个教学管理环节更加具有说服力，促进了教师教学行为了规范化，“让教学业务档案的管理过程为教学服务”这一宗旨得到了真正意义上的落实。

参考文献：

[1]王占可.高校教学档案管理的创新模式探究[J].山西档案, 2014（2）:93_95.

[2]朱春瑜.知识经济时代高校教学档案的科学管理[J].现代管理科学,2004（2）:119_120.

[3]崔凤珍,崔海波,陈宪明.高校二级学院实施精细化教学管理的探讨[J].教育探索,2014（3）:96_97.

[4]李莉,程振强,束义明.二级管理体制下学院专职教学管理队伍绩效管理的研究[J].现代教育科学,2007（6）:86_89.

（责任编辑：华伟平）

中图分类号：G647.3：G472.4

文献标识码：A

文章编号：1674_2109（2015）07_0101_04

收稿日期：2014_12_087

基金项目：武夷学院教学改革研究项目（xj2014025）。

作者简介：陈翠微（1977_），女，汉族，助理研究员，主要研究方向：教学管理。

Improving Teaching Portfolio Management for Better Teaching in Subordinate College

CHEN Cuiwei

（Schoo1 of Humanities and Teacher Education,Wuyi University,Wuyishan,Fujian 354300）

Abstract:Teaching portfo1io is one of the most important parts in subordinate co11ege se1f_management and the main means of assessment on its teaching qua1ity.In order to change its present situation of unc1ear administrator’s responsibi1ity,random management process and 1imited working area,the subordinate co11ege shou1d estab1ish a reasonab1e teaching portfo1io management system,provide enough human recourses and working area,change the concept of the portfo1io providers and administrators and change the administrators’working mode so as to better the teaching service.

Key words:subordinate co11ege;teaching portfo1io;teaching service