下岗职工人事档案管理研究

董玉江

吉林省集安市头道镇人力资源社会保障事务站

下岗职工人事档案管理研究

董玉江

吉林省集安市头道镇人力资源社会保障事务站

下岗职工人事档案管理属于企业管理中尤为重要的一个环节。普遍情况下，透过企业在下岗职工人事档案管理中的执行力度能够在一定程度上评估企业整体管理水平的高低。因此，为了使企业与下岗职工形成“双赢”的局面，企业做好下岗职工人事档案管理工作便显得极为重要。本文在分析下岗职工人事档案管理存在的问题的基础上，进一步对加强下岗职工人事档案管理的有效策略进行探究。

下岗职工；人事档案管理；执行力度

引言

在市场经济的思潮下，国有企业劳动体制改革逐渐深化，为了企业更具发展前景，往往会采取“减员增效”措施，在这样的势态下下岗分流职工的数量便会呈现逐渐上升的趋势[1]。对于企业来说，要想使整体管理水平得到有效提升，做好下岗职工人事档案管理工作显得极为重要。然而，现状下下岗职工人事档案管理还存在一些较为明显的问题，比如档案库建设不具规范性以及管理模式落后等。鉴于此，本文对“下岗职工人事档案管理”进行分析与探究具有较为深远的意义。

1.下岗职工人事档案管理存在的问题分析

虽然部分企业针对下岗职工人事档案管理制定了相应的措施，但是执行力度较为薄弱。与此同时，不能与社会逐渐增长的档案服务需求相适应。从整体层面分析，下岗职工人事档案管理还存在以下问题：

（1）档案库建设不具规范性。部分企业在下岗职工人事档案管理方面，通常表现为不能将这项管理独立开来，常常将其与在职档案共同管理，这样很容易发生混淆状况。并且，档案库建设在安全保障、建筑面积以及设施设备匹配方面与国家档案管理相关标准尚且还有一定的差距。

（2）管理模式较为落后。受传统纸质档案管理的影响，导致下岗职工人事档案管理模式较为落后，不能与时俱进，缺乏信息化管理以及标准化管理，并且在档案服务方面也较为单一，不能满足下岗职工的档案服务需求。

（3）信息化程度偏低，缺乏专业人才。下岗职工人事档案管理要想更具规范化与标准化，实现信息化管理模式便显得极为重要[2]。现状下，却存在信息化程度偏低的现象。与此同时，还缺乏专业人才，以此使现代化档案管理技术无法有效实施于下岗职工人事档案管理当中，进而使此项工作的作用及效能大大弱化。

2.加强下岗职工人事档案管理的有效策略探究

2.1.强“三个体系”建设

对于下岗职工人事档案管理，要想得到有效强化，便需要以国家档案管理要求为依据，进一步落实“三个体系”建设：其一，构建覆盖企业下岗职工的档案资源体系。其二，构建能够为企业下岗人员提高便利的档案利用体系[3]。其三，对能够保证企业下岗职工人员人事档案安全保密的档案安全体系。对于上述“三个体系”需进行统一进行有机整合，强化建设，以此使下岗职工人事档案管理更具规范性及标准性。

2.2.单位加强下岗职工档案管理

对于原单位来说，不能对下岗职工档案不管不问，需继续加强此项工作。通常职工下岗分流之后，人事档案还是在原单位保管。虽然职工下岗，但还具备较强的生产技能及丰富的工作经验。因此，下岗职工的档案还有保存价值。针对这一情况，原单位便需要对下岗职工的档案进行收集、立卷、建账。

2.3.强下岗职工档案的保管及利用

一方面，对于下岗职工档案，其管理权限需转交给政府授权的人才服务机构，配置专人管理，同时设置专门的库房及装具，构建完善的管理制度，使下岗职工档案管理更具规范性及科学性。另一方面，对于下岗职工档案的查阅，需具备相关单位、人事部门的介绍信，出示合同书等，并给予申批报表进行详细填写，在审核通过后才允许查阅。

2.4.入现代化档案管理方法

将人力资源与保障信息系统作为依托，对数字档案管理子系统进行开发，同时采取循序渐进以及逐渐扩大的模式，使企业下岗职工的人事档案实现数理化处理[4]。要想做好此项工作，需要充分做好一下几点：其一，对数字化处理中的质量管理进行强化。对数据录入工作人员进行知识、技能及业务方面的培训，以此使档案数据的可靠性及准确性得到有效保证。其二，对规范合理的电子档案系统管理模式进行构建。结合档案的数字化工作，把目前企业下岗职工人事档案归为统一的系统管理，从而使档案资源更加丰富、更加完整。其三，借助现代化技术，使档案管理水平得到有效提升。这些现代化技术包括智能搜索引擎、数据挖掘技术以及云计算技术等。其中，智能搜索引擎在充分应用的基础上，能够为档案检索目录的创建提供便利，进一步构建信息检索系统，从而使档案资源管理服务水平得到有效增强。对数据挖掘技术进行利用，能够使库存档案结构更加优化，从而使档案整理效率得到有效提升，进一步为下岗职工提供更加优质的服务。总而言之，融入现代化档案管理方法，能够使下岗职工人事档案管理更加全面、更加规范、更加科学，值得业内人士借鉴及思考。

3.结语

通过本课题的探究，认识到目前国内企业下岗职工人事档案管理还存在一些较为明显的问题，因此对下岗职工人事档案管理工作进行强化便显得极为重要。比如加强“三个体系”建设、原单位加强下岗职工人事档案管理、加强下岗职工档案的保管及利用以及融入现代化档案管理方法等。除此之外，笔者认为，还需要以不同的企业，在下岗职工人事档案管理中所发生的不同问题，采取有针对性的解决措施，这样才能够使下岗职工人事档案管理更具规范性。总之，相信做好以上这些，下岗职工人事档案管理将能够得到全面强化，进一步为保证下岗职工的切身利益提供保障依据，同时为企业整体管理水平的提升起到显著的推进作用。

[1]娄微微.人事档案管理研究综述与展望[J].黑龙江史志, 2014,18：71-74.

[2]冯小蓉.新时期企业人事档案管理重要性及策略研究[J].兰台世界,2013,S4：116-118.

[3]赵艳红.浅析当前人事档案管理工作的创新[J].黑龙江科技信息,2011,03：103-104.

[4]陈张靖.流动人员人事档案管理之实践探索[J].发展研究, 2012,10：115-118.

董玉江(1972-)，男，满族，吉林省集安市人，吉林省集安市头道镇人力资源社会保障事务站，馆员，专科，档案管理。