论档案安全体系建设

摘 要：档案安全体系建设是党和国家对档案事业的发展又一次战略部署，根据目前档案管理存在的问题，本文从思想、制度、软硬环境、应急机制四个方面入手，对如何构建高效运行、全面覆盖的档案安全体系进行论述。

关键词：档案；体系；完善；全面；安全

档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息，是人类的宝贵财富和文化遗产，是历史真实的记载和传承。随着人类社会的发展和进步，檔案安全意识逐步全社会得到增强。2010年，时任国家档案局局长、中央档案馆馆长的杨冬权在全国档案安全体系建设工作会议上强调：“档案安全无小事，档案安全事关重大，事关全局，事关党和国家的根本利益”，并提出了建立档案安全体系的要求[1]。加强档案安全体系建设，对维护国家历史记忆、推动经济与社会进步、实现档案事业可持续发展，具有不可替代的特殊作用。

1 档案安全体系建设的必要性

档案保护工作在我国的发展中具有悠久的历史，党和国家历来高度重视档案安全。近年来，随着我国档案事业的发展，信息技术的突飞猛进，档案管理工作与之前环境有了巨大的变化，档案工作的环境发生了极大的变化，面临越来越多的风险和挑战，在档案管理中，安全要求更为突出和重要，所以对于档案事业的发展而言，档案安全体系建设是一个发展的必然要求和方向。

1.1 档案安全体系建设是完善制度、提高管理水平和人员素质的需要

档案安全体系建设是强化档案安全顶层设计的重要方法。只要做好档案安全的顶层设计，才能使制度完善、队伍建设等方面有章可循。总体而言，档案管理制度建设的基础是好的，但仍不完善。所以，建设档案安全管理体系需要不断地加强档案相关管理和安全知识的推进和宣传，档案管理人员作为直接管理者需要提高自身综合素质和管理水平，在对于档案管理队伍不断强化和推进，档案管理人员不仅要具有专业的档案保护知识，还需掌握情报学、计算机等相关知识，真正确保档案安全无损。

1.2 档案安全体系建设是预防档案遭受各种灾害破坏的需要

我国是一个自然灾害频发的国家，洪涝、干旱、台风、泥石流、地震等各种灾害时有发生。从近几年发生的自然灾害来看，汶川、玉树地震、南方雪灾、南方洪涝等灾害事件无不对档案安全造成严重威胁和损坏，社会各界通过总结经验教训和反思，不断深刻认识到档案安全工作的极端重要性。因此加强档案安全体系建设，提高安全保障能力，预防各种灾害的侵袭对档案造成的破坏是当前各级档案管理部门和档案机构的迫切任务。

1.3 档案安全体系建设是档案信息化与安全矛盾化解的必须

电子档案的应用是新形势下档案事业发展和档案技术创新的重要特征。但是，在信息技术突飞猛进发展的背景下，电子档案正面临巨大挑战，保存原有的软硬件系统成为当务之急，如果不能及时将原档案信息迁移到新的技术环境中，获取文件信息将面临困难，以至无法实现电子档案的保存及应用。如何有效确保电子档案长期不丢失、不失真、可读取、可利用，是我们要迫切解决的现实问题。所以，档案安全体系建设的提出意义深远，正当其时。

2 档案安全管理中存在的问题

近些年的数据表明，档案问题往往是由于档案管理安全意识上的问题，档案经费投入不够，工作人员素质和责任心不够，防范措施没有达标等问题造成的，其中包括档案人为损坏，库房失火造成的档案烧毁等事故，库房档案失窃等，这就需要我们提高重视。

2.1 档案安全意识淡薄

在我国的目前发展情况下，档案工作本身具有的工作特点和性质等的影响造成很多档案管理人员以及部门没有充分认识到安全性对于档案管理的重要性，主要表现在以下几个方面，虽然尤为注重机关文书档案，但是对于基建、档案、业务档案、电子文件等重视不够，对于红头文件尤为重视，但是对于会议材料、领导批示、工作总结、计划、介绍信等材料重视不够；只重视档案收集查阅利用，不重视监管执法；档案安全意识淡薄，普遍存在档案安全得过且过的思想，片面认为只要不发生盗窃、火灾、水灾就能安全，对安全不屑一顾；工作计划、工作部署、工作总结，很少提及档案安全方面的内容，这些都是档案安全的重要隐患。

2.2 档案安全制度不健全

一般单位都有档案管理制度，如《档案库房管理制度》、《档案统计制度》、《档案保密制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案查阅利用制度》、《档案管理人员岗位职责》等一系列制度，涉及档案安全的内容在这些制度中都有体现，但缺少专门的档案安全管理制度。档案安全工作缺乏应有的制度保障，无法做到有章可循[2]。

2.3 资金和人力资源匮乏

我国档案安全保障经费的投入主要以政府为主，这些年来，尽管各级政府不断加大对档案保护方面的资金投入，但相对档案保护的需求和繁重庞大的保护任务而言，这些投入仍然是不足的[3]。由于经费不足，人员方面的投入也相应减少，使档案部门工作人员普遍素质不高，很多档案员缺乏系统、全面的档案专业基础理论知识，缺乏现代信息科学技术，缺乏档案事业发展的前瞻性和战略性思考。

2.4 档案保存设施配置标准不达标

档案保存设施和档案安全相关基础设施建设是保障档案安全的重要屏障。很多工作人员没有充分认识到相关重要性，认为只要档案实体没有出现问题就不会造成档案上的事故问题，因此对于档案的安全管理工作不屑一顾，对于档案设施的安全投入不够，安全防范措施规范性不强，甚至形同虚设，造成在档案安全管理工作中存在严重的安全隐患，目前很多地方对于档案的安全管理经费投入不够，一些单位对档案馆库的相关基础设施建设明显不到位，如空调设备、消防器材、视频监控、温湿度计、杀虫装置、除尘设备、修复机器、门禁等配置不完备，造成安全隐患。

3 档案安全体系建设的措施

3.1 加强思想建设

在档案的安全体系建设中，首要任务就是安全意识的提高，安全意识的提高需要加强对相关人员的安全思想建设工作，牢固树立“档案安全事关党和国家的根本利益”的思想；要不断丰富档案宣传的内涵，扩大对行业系统外的宣传工作，增强全社会对档案安全的重视和支持；要创新档案宣传形式，通过广播电视专题节目、发布公益广告、开展网上宣传、接受媒体专访等丰富多彩的形式，综合擴大受众面的宣传，将档案宣传作为一个对于社会有重大影响的工作来关注，推动档案宣传的效果和影响力。

3.2 加强制度建设

在档案工作中，档案安全是工作的重点中心，这就需要在档案管理制度建设中，注重档案安全管理制度的建立，促进工作人员自觉履行相关安全管理职责，全面高效的档案安全管理运行机制。除了要建立档案库房的“八防”等一般性档案管理制度外，除此之外还要建立档案安全领导负责制、档案管理安全责任制、档案安全评估报告制度、档案安全执法督查制度建设等一系列制度。在当前安全问题日趋紧张的背景下，需要探索新的档案安全管理体制，加大对档案安全工作的重视和检查，包括对设备仪器的正常运行、库房的管理和日常管理等内容的综合性检查督查，另外还要对档案馆进行安全测评工作，对档案用户进行定期的问卷调查来实现工作的检查和监督，从而推动档案安全工作的全面落实[3]。

3.3 加强硬软件建设

档案馆和库房的建设和设计要严格按照建设标准和设计规范进行，为档案营造一个安全的“家” ，是加强档案安全管理硬件建设的重要内容。档案库房建设中要充分考虑到防水、防火、防地质灾害和防震等安全因素，应安装自动报警、自动灭火等设施，配备必要的灭火器材，用先进的科技手段弥补馆库建设的短板，弥补人为的因素，着力提高档案安全系数[4]。加大对档案原件的保护力度是加强软件建设的重要内容，要运用扫描、缩微等数字化技术对没有复制件的档案原件加以复制并封存，保障档案原件的绝对安全，对于档案开放利用要严格建立审核机制，在公开利用的同时确保档案信息的安全；另外，档案工作的主体是档案人员，加强档案管理的核心也是工作人员，作为档案安全的保障和守护者，我们必须加强档案队伍建设，加强人才培养和引进工作，提高档案人的综合素质，构建起科学的人力资源保障体系[5]。

3.4 加强应急机制建设

不断建立健全应急制度体系，最大限度地减轻了自然灾害对档案安全造成的危害。对于突发事件以及自然灾害的处置工作而言起到一个基础的作用，应急处置预案对于档案实体和信息安全而言是非常必须的，要科学编制实用应急预案，建立应对自然灾害及其他突发事件的防范和应急处置机制，并根据相关应急预案进行演练的开产工作，提高对档案保护的本领和应对突发事件的处置执行能力，针对在演练中出现的问题逐一加以解决。通过调研数据根据具体情况制定相关应急的科学方案，推进安全管理体系的制度化和经常化发展，最后需要注意的是，在档案安全系统的建立工作中要积极争取当地政府、党委的相关支持，将档案的防灾减灾提升到当地的防灾减灾内容中去，并且积极参加突发事件应急工作，在突发事件或者灾害之后能够及时修复和处理档案资料。

4 结语与展望

对于所有档案人员而言，档案安全的保障是一个终极的目标和追求，档案管理体系的建设实现了中央领导对于档案安全的相关指示，并且对于自然灾害以及人为灾害的损失问题也大大减轻了，尤其是对于国外敌对势力对我国档案信息的窃取建立了良好的屏障，档案安全的保障必须对档案安全管理体系加强建设，从思想，制度、软硬件，应急机制等方面多管齐下，多措并举，深入探索，才能有效避免档案不安全事故的发生，才能实现档案安全“0”事故。各级档案部门和广大档案人要牢固树立“安全第一，预防为主”的思想，切实加大对档案工作投入，创造一个良好的档案保管环境和物质基础，实现档案工作服务社会、造福百姓。

参考文献：

[1]杨冬权.在全国档案安全体系建设工作会议上的讲话[J].中国档案，2010（6）：12-18.

[2]冯秀叶.提高思想认识加强档案安全体系建设[J].办公室业务，2010（8）：54-55.

[3]范红明，王来刚，潘莉.构建档案安全体系构建一流档案馆[J].档案建设，2011（4）：71-72.

[4]田晓晶.关于档案安全体系建设的思考[J].城建档案，2011（11）：18-20.

[5]田为付.档案大安全体系建设的思考[J].海工学院学报，2011（22）：137-139.

作者简介：陈丽琴（1971-），女，浙江衢州人，馆员，本科学历，从事档案管理。