数字化时代档案“双套制”的思考

马艺珍

摘 要：在现代信息技术快速发展的背景下，大部分办公也逐渐实现了自动化，各种电子档案文件呈现在了人们的面前。在这样的条件下，甚至呈现出了电子档案逐渐取代纸质档案的现象。其中双套制管理模式已经成为了当前档案管理的发展趋势，所以该文研究者认为在数字化时代电子档案与纸质档案会同时服务于档案管理，其主要是通过形成电子档案与纸质档案同时管理，让电子档案与纸质档案从根本上融合在一起。该文简单分析档案“双套制”模式在档案管理中的实施策略。

关键词：双套制 数字时代 档案

中图分类号：G25 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）04（c）-0156-01

在当前社会快速发展的背景下，所采用的档案双套制问题与传统的档案管理相比较明显存在着差异性。但是，并不是让电子档案管理与纸质档案管理简单的存在，而是应该让电子档案与纸质档案从根本上融合在一起，从而认真做好档案双套制管理的衔接工作[1]。由于当前档案管理环境发生了较大的变化，在这样的条件下，研究双套制管理实施策略具有非常重要的作用，其主要体现在以下几点。

1 充分运用数字档案基本理论考察档案双套制管理模式

在当前档案管理过程中实施双套制管理模式，纸质档案和电子档案在应用过程中都受到传统档案管理基本知识影响。但是，在当前档案管理过程中，要想明确划分档案双套制管理的范围还存在着一系列的阻碍因素。其主要原因是档案信息技术管理兴起时间较迟，大部分人们对数字档案管理重要性认识不够，并且在应用过程中出现了一系列的问题，严重影响着档案管理的水平。

在当前档案信息自动化的管理过程中，档案管理的信息内容更加准确可靠。一般情况下，档案管理强调电子档案管理体系的原始性，而这里提及的原始性主要是指档案资料记載内容的原始性，而并不是指管理档案资料载体的原始性。因此，在当前档案管理过程中，我们应该紧跟时代发展的步伐，不断创新管理理念，根据实际情况采用档案双套制管理模式。其中，档案管理双套制模式主要兴起途径包括：一是办公逐渐朝着数字信息化方向转变，出现了大量的电子文件和纸质文件资料，所以需要根据实际情况进行分类管理；二是随着档案管理技术不断发展，传统的纸质档案管理模式已经无法适应现代数字化社会的发展，所以在这样的条件下产生了电子档案资料管理。

2 结合档案资料管理内容初步限定双套制模式管理范围

为了有效提高档案管理的水平，档案管理部门负责人应该根据实际情况明确规定双套制档案管理的范围，从而确保档案资料内容能够永久性保存。一般情况下，针对需要保存时间较长的档案资料可以不用双套制管理模式。其中，各个单位可以根据自身档案资料的实际情况，探究多种载体保管形式如何进行统一保管，并且提出具有较高应用价值的管理措施。尤其是在档案管理过程中，应该合理的将电子档案和纸质档案有效结合起来，构建完善的管理模式。同时，单位档案管理部门应该定期整理档案资料，进行分类处理，对于一些具有较高应用价值的档案资料采取扫描措施，实行双套制保管方式。

3 坚持构建网络基础环境实行档案双套制管理模式

在单位档案管理过程中，为了确保档案资料管理的安全性，便可以采用双套制管理模式。尤其是在网络信息技术快速发展的背景下，通过构建良好的网络基础环境，有效防治单位档案管理资料信息出现遗漏的现象。通常情况下，采用良好的档案双套制管理模式主要包括以下几种：物理隔离、应用防火墙以及身份认证等安全技术。其中，在档案管理过程中实行的双套制管理模式是内外网的隔离与控制最有效的方式。因此，在日常档案管理过程中，我们需要建立起以防火墙为基础条件的双套制档案管理方案。

在档案管理过程中，为了确保档案资料信息的安全性，选择不同的管理模式需要根据档案管理工作的实际情况而定。其中，针对档案管理室的出入情况管理，可以采用证件识别或者自动识别系统进行管理，例如：磁卡、身份证卡等，通过这些方式有利于对人们进行有效管理。更重要的是在这样的情况下，可以制定相应的操作程序，制定科学合理的档案系统管理制度。一般档案管理中的重要数据进行修改时，需要经过主管人员的认可，并且还需要有相应的安全管理人员在场。一旦管理出现问题时，便及时采取措施进行处理[3]。

4 对档案“双套制”模式管理的内容进行合理安排

在档案管理过程中，实施双套制管理模式其主要是针对档案管理资料的内容而定。根据档案资料的合理情况，对档案双套制模式管理的内容进行合理安全，有利于提高档案资料的应用水平。通常情况下，电子档案管理形式只能够从形式上提高档案资料的利用效率，无法从根本上提高档案资料的利用效率，然而，通过实行双套制管理模式则有利于从根本上提高档案资料信息的利用效率，有效改变单一的数字化档案管理的缺点。因此，在现代化档案管理过程中，为了有效提高档案资料的利用效率，便需要档案管理工作者切实转变工作思路，将档案资料管理的重点放在档案资料的利用中。但是，在实行档案双套制管理模式的过程中并不能够一蹴而就，而是应该采取循序渐进的模式，制定明确的档案管理目标以及档案管理计划。除此之外，还应该根据不同档案资料内容的利用程度，从实际情况出发，从而最大限度提高档案资料的利用价值。在数字信息技术快速发展的背景下，档案双套制管理理念已经被渗透到档案管理中，并且随着应用范围不断扩大，逐渐形成了一整套完整的档案管理系统。

5 结语

总之，在当前档案管理中采用双套制管理模式已经成为了当前档案管理的发展趋势。电子信息技术快速发展，越来越多的文件资料将转变成电子档案管理。但是，由于档案管理的专业性较强，电子档案离不开纸质档案，需要将电子档案转变成纸质档案才能够充分发挥作用。因此，在当前档案管理的过程中，采用电子档案与纸质档案双套制管理模式是最为有效的，从而推动档案事业发展。

参考文献

[1] 王爱华.论电子档案与纸质档案技术保护的差别[J].机电兵船档案，2014（1）：66-68.

[2] 李玉芹，李伟.电子与纸质病历档案双重管理机制的探讨[J].管理观察，2014（15）：186-187.

[3] 刘芳.浅议新疆电子档案与纸质档案的并存管理[J].甘肃科技，2014（10）：72-73.