关于档案工作中保密的几点思考

程茶

摘要：保守国家机密是我们每个公民应尽的义务，也是档案管理工作人员的神圣职责。在严格做好保密工作的同时，更要切实完善工作职能，使档案得到充分合理的利用。档案保密工作做得好坏，会直接影响到党和国家及单位的信息安全和利益。本文从加强档案保管、利用、开放过程中的保密工作三个方面进行了思考。

关键词：档案工作 保密 思考

档案工作中的保密是一项重要的基础工作，档案若在尚未解密之前就泄密，将在 定程度上造成危害。下面本人对档案工作中保密提几点看法：

一、做好档案保管过程中的保密工作

（一）档案库房管理中的保密工作

档案库房应按照国家有关规定单独兴建，不是任何一间办公室都可以用作库房的。从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层和最顶层，库房门窗等应用防盗网专门加固，以防盗窃，还应尽量做到库房、办公室、阅档室“三室分开”。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的档案管理工作制度，无关人员禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保证。

（二）做好档案的保管期限与保密期限的区分工作

确定保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判断档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，如被泄露，将对国家的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该国家秘密事项，受国家有关法律法规的保护，产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定：绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年，档案在尚未解密之前，不得随意对外提供。

（三）档案工作人员的职责

档案工作人员的职责，就是维护档案的完整与安全。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已破损的档案，要及时抢救。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃。不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。

二、做好档案利用过程中的保密工作

（一）做好档案利用中的监督工作

档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。

1.制度约束。档案利用规章制度一般有查（借）阅制度、复制制度等，根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循。在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损，档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行落实，并在实践中不断加以完善。

2.队伍建设。档案工作人员对档案的安全负有直接责任，必须具有较高的素质。一是政治素质，具有高度的政治责任感和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业，慎重考察，把优秀的同志选调到档案工作岗位上来；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规，进一步加强业务基本功训。三是要有较强的工作能力和敏锐的观察能力，善于做利用者的工作，能独立解决利用中出现的一般问题。

3.监督措施。要求利用者必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、折叠、撤换档案。经常检查被利用的案卷，要在利用者离去之前，仔细翻阅检查被利用的案卷和文件，发现问题及时处理，并在利用登记簿上备注说明；对于损毁档案的违法行为，应及时报告有关领导，违者应视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分；传递档案，应严格履行转递手续，严密包封，通过机要交通转递或派专人送取；有条件的档案馆（室）还可以安装监控。

（二）正确处理好档案保密和利用关系

档案部门应在严格做好保密工作的前提下，行使工作职能，为决策者提供信息。机密档案应该保密，但保密的目的就是为了利用。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会造成危害，所以，保密和利用两者都十分重要，正确处理好两者关系，决不可偏颇。

1.建立健全各项制度。档案利用规章制度般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。

2.进步完善监督措施。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。

三、做好档案开放中的保密工作

审查工作是档案开放前的一项重要工作，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放和控制使用范围。这项工作可分为三步进行：一是初审，档案工作人员根据有关规定，对已到开放期限的档案逐件进行审查把关，初步制定开放与控制使用范围。二是中审，由具有较高政策水平和业务能力的同志，重点审查初审中没能准确判定开放与控制使用的部分档案，以确定其取舍。三是终审，由有关领导，根据初审和中审的情况，进行综合分析审查，最终决定档案的开放与否。