档案形成知识共享的优质资源

刘思洋

摘要：在知识管理环境下，档案管理模式面临向知识管理模式的转变。档案是每一个单位重要的知识资源，对任何的知识管理都具有重要意义。

关键词：知识共享 档案管理 影响

知识资源便意味着战略资源，在当今知识经济时代，竞争优势来自于对知识资源的有效开发和管理，知识共享是有效完成其关键的途径，一个单位或公司如果能够实现知识共享，将在全球进入知识经济时代的环境中取得优势地位。我们依次从什么是知识管理、知识管理会带来哪些作用以及知识管理不同于传统管理机制的差异，来展开以下论证。

美国德尔集团创始人之一卡尔·弗拉保罗认为，知识管理是运用集体的智慧提高应变能力和创新能力，是为组织实现显性知识和隐性知识共享提供的新途径。随着行业发展和信息化持续建设，各类数据呈几何式、爆炸式增长，增加了分析难度和决策风险。面对变数，企业如何在大数据环境下运用先进知识服务模式来支撑战略决策和战略执行，如何在爆炸式信息增量中，提取和利用最有价值的信息资源，来支持发展战略，服务管理决策，如何通过改善知识服务来实现战略动态演化是大家共同关注的课题。一个企业只有顺应时代的呼唤和趋势，不断修正自己前进的道路，才可能不被时代所淘汰。知识管理的实质就是在新经济时局下企业对知识链的管理，使企业在知识经济背景下对信息资源整合以及企业战略管理，实现企业战略转型与突围。如今战略决策、战略管理知识频繁推陈出新，博弈论、动态能力论、决策心理学、竞争动力学等新理论、新思想和新方法层出不穷；基于图书、期刊、报纸、电子音像制品、互联网、移动网络、社交网络等各类媒体传播的科普、专业与文化知识更是让人目不暇接。企业管理者在做出决策的时候需要比以往更需要系统、全面、权威的知识结构体系。一个高效的领导者要进行有效的知识管理，关键在于挖掘隐性知识，最大程度上实现内部的知识共享。

档案在知识管理系统是构成知识来源的重要主体，从知识管理的知识共享角度来说，拥有档案资料对知识管理有着巨大的作用。从信息资源角度来说，档案记载是在管理活动和生产经营中形成的对国家、社会和单位具有保存价值的各种形式的文件材料，它是内生的最真实、最可靠、最权威的原生信息，是任何单位、部门重要的信息资源；从知识资源角度来说，档案不仅记录了历史的发展，而且记载了所有形成和积累的知识，是绝对重要的知识资源。

正如IBM Lotus公司在其企業知识管理软件产品白皮书中说的：“文档是知识的容器，是已经物化的显性知其中蕴涵了大量的知识财产。适时地、不受域和组织形式的限制获得基于文档内容的知识，是知识管理的一个主要目标。”档案记录了单位在从事各项活动过程中获得的认识、体会、经验教训，装载了其显性知识。美国Delphi咨询集团的一项调查表明，档案的形成是显性知识的容器。在知识获取能力与社会管理创新力和执行力息息相关的知识经济时代，任何一类知识、信息或情报的缺失，将随时可能让一次极为关键的创新决策付之东流。

由于隐性知识存储于个人的头脑中，形成“信息孤岛”，相对显性知识来说，难以实现共享和利用。现实中被很好地归类，并及时提供给需要的人，从而发挥作用的隐性知识仅有12%，因此，挖掘和利用档案隐性知识资源，是一个单位知识系统的重要组成部分，与显性知识相比，它更具有优势化，更能创造价值，并且具有更深厚的挖掘空间。由于隐性知识难以被模仿和获取，因此隐性知识也是单位核心知识资源的重要组成部分，更是核心竞争力的来源之一。要实现隐性知识的显性化，必须要对隐性知识进行有规则的组织。企业文化中如质量标准文件、操作说明书、员工手册等都是在长期的隐性知识积累并对其显性化的成果，由此可见，档案是隐性知识显性化的编码载体和工具。

信息（知识）交流、传递的实现便是知识共享。有两种构成了信息（知识）交流以及传递的方式，他们分别是：语言与肢体的交流和书面文字交流。这两种交流方式各具有优缺点，语言与肢体交流的优点是交流简介、随意，便于及时对某一问题进行深入探讨，易于激发知识创新。缺点是：受到时间、空间的限制，传播的范围有限，内容不易保存，而且在传播的过程中，信息内容易失真。书面文字交流的优点是可以长时期的保存信息内容，并且信息内容不易损耗和失真，能够促进文化的快速普及与发展。缺点是过于正式和规范。语言反映在书面上就是文字，换言之，文字就是思想的载体。互联网时代要求信息共享，而创造出来的需求与供给的对接，是前所未有的便捷，这也意味着共享经济的潜力巨大。借助现代信息技术的书面交流可以不受时间、空间的限制，信息（知识）的传递速度快，传播范围广，不易发生信息（知识）损耗或失真，便于及时进行知识编码化。因此，档案的形成以及结果将是知识共享的主要媒介。

从档案的传统管理机制来谈，我国的档案分类模式仍旧停留在上个世纪90年代或者更早，我国国家档案局1991年颁发的《工业企业档案分类试行规则》将档案分成十个大类，虽然规定可根据实际需要增设一级类目。但是目前由于经济增长模式转变而产生的新生档案群无法在该规则中找到归处。另外，以“八大环节”为象征的传统的档案管理模式受到文档一体化管理、电子文件全程管理等理论的强烈冲击，使人们认识到对于档案资源的管理核心在于对知识的整合和利用，关键在于知识的共享。要充分认识到档案资料在社会经济发展中的作用，始终把档案管理工作纳入议事日程，加强对此项工作的管理，成立由专业的档案管理人员组成档案管理小组，设立规范化档案室、阅览室，配备素质高、懂双语的工作人员负责档案管理工作，明确了档案管理人员的职责和任务，签订了目标管理责任书，加大对档案硬件设施的投入，制定并完善《保密工作制度》、《机要文件保管借阅制度》等十余项规章制度，使档案管理工作制度化、规范化，全面提高档案管理工作水平。编制案卷目录、电子目录等检索工具，编制组织机构沿革、基础数据汇编等参考资料，通过档案室对文件资料的收集、整合、管理、传递，为用户提供相关的文献资料，为用户提供解决问题的答案。要有计划、有针对的对档案管理人员进行培训，讲解档案方面的最新制度，围绕档案工作等级管理暂行办法、文书档案整理暂行办法、综合办公平台档案管理系统、综合办公平台档案管理等档案知识进行培训，通过培训进一步提高了全行档案工作人员的业务知识和能力水平。

目前，我国比较注重党政部门和工作中形成的文件材料的搜集和整理，而对大量在业务工作中形成的、反映和记录一个单位重要业务活动的原始材料，要么因为缺乏档案素材的收集意识，要么因为收集困难而放弃收集建档。知识视角下的文书档案管理首先要改变的就是这种现状，若毫无积累，或是积累很少，这些信息和知识就会随着某项具体工作的结束而消失，或者随着某个员工的离去而流失，所以一个单位的经验财富累积，正是这些档案知识、材料一点一滴的汇聚而成的。其次，注意隐性知识的收集与挖掘，应该是每一位档案工作者的一个积极重要的新使命；最后，还要注意外部信息的收集。

从单位档案的利用上看，是可以通过建设一个知识仓库，提供一些知识导航或是知识咨询等方式来实现档案知识共享服务的。笔者认为这种服务方式将被广泛采用，特别在当今日益发展的网络环境下。所以，在单位内部我们可以通过构建内部网络来实现知识的传递和共享。建立在网络互联基础上的单位内部网，可以使各单位内部原本各自封闭的信息孤岛互相连接起来，实现知识的共享与传递。对于外部的知识传递，可以构建相应的社交外部网，实现各个相关领域的知识共享与交流。

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