基于汇文系统的验收核对管理软件设计与实现

张雪松（中国石油大学（华东）图书馆，山东青岛266580）



基于汇文系统的验收核对管理软件设计与实现

张雪松
（中国石油大学（华东）图书馆，山东青岛266580）

[摘要]图书验收核对是图书馆图书验收的收尾工作。通过分析验收核对的实际功能需求，制定验收核对管理软件总体设计方案。软件以Java为开发语言，在Netbeans环境下可视化开发，实现清单管理、验收核对、验收配送信息检索等功能，从而提高验收核对工作效率和质量。

[关键词]图书验收图书馆自动化Java

[分类号]G253.4

1　引言

图书验收核对是指图书馆完成馆配商配送图书验收时，对验收批次实际验收的种数、册数、总码洋与书商提供的送书清单进行的对比核对过程。图书验收核对最终生成图书验收批次核对结果，具体包括验收的总册数、总码洋、未验收图书明细、复本数目不符明细以及图书价格不符明细等具体情况说明，结果应用于对书商到书情况说明以及书款结算。

图书验收核对是一项费时费力的记录核对工作，原因在于图书配货、物流配送、拆包验收、财产登账等环节对验收结果产生影响。大批的图书有时达到数千册，验收周期可长达几个星期；书商配货准确性、物流配送损失、验收人员操作错误都可能导致验收结果异常。汇文系统提供验收批次订购复核和验收清点功能用于图书验收核对。但验收批次订购复核只能用于实际到书与征订记录的对比，而验收清点功能一般用于批量验收时查找缺失品种。因此，汇文系统没有提供完整的图书验收核对功能。工作人员只能从汇文中导出个别登录账清单，凭借人工核对，浪费大量人力和时间。杨昌盛[1]开发了一种单机验收对账软件辅助软件，支持验收核对功能，但没有联机检索验收记录功能，同时不具备清单管理、图书配送信息检索等功能。为提高验收核对效率和质量，笔者设计开发了基于汇文系统的验收核对管理软件，经中国石油大学（华东）图书馆的实际工作应用取得了良好的效果。

2验收核对管理软件功能需求分析

图书验收核对首先需要处理书商配送清单，录入各批次每种图书的包号、ISBN、题名、价格、套数、每套册数、总册数、总码洋等数据项，然后计算批次总码洋和批次总册数；同时软件从汇文系统中抽取对应验收批次详单，计算总码洋和总册数。完成以上操作后，将两者进行对比，判断总码洋和总册数是否相符以及输出各种异常验收明细。对于异常验收明细，需要进一步人工复核。软件开发使用流程如图1所示。

图1　验收核对软件使用流程

软件开发具体需要满足如下几个方面的功能需求：

①支持图书配送清单管理，支持Excel格式图书配送清单的导入、导出、删除，提供数据库管理维护功能。

②支持汇文系统征订验收数据的检索和抽取，支持从汇文系统中抽取书商代码、征订明细、验收批次、验收详单、MARC书目字段等信息。

③支持批次信息核对功能，对于选定的验收配送批次和验收批次进行核算，核对总册数和总码洋。支持核对中异常信息的详细输出，如无清单品种验收、有清单无验收、复本数目不符等。

④提供图书信息集成检索功能。针对验收核对结果的异常情况，需要人工复核。软件应支持通过ISBN、题名、征订记录号等数据项对图书征订信息、图书配送信息以及验收信息进行集成检索。

3验收核对管理软件设计

3.1软件概要设计

软件提供图形化用户界面，由清单管理、账目核对、清单检索、设置4个子界面组成，分别完成清单管理功能、账目核对功能、集合检索功能、数据库连接设置功能。软件采用模块化设计，模块内部采用面向对象的实现方法。按照软件实际需求，可以将软件分为6个功能模块：Excel读取/写入模块、配送清单管理模块、ISBN处理模块、验收核对模块、信息集成检索模块、数据库管理模块。模块功能以及调用关系如图2所示。

图2　验收核对管理软件模块功能

3.2软件详细设计

①Excel读取/写入模块：图书配送清单文件以及验收核对结果输出文件一般以Excel97-2003格式存储，数据读取和写入以行为单位。为此，Excel读取/写入模块封装了Excel文件处理库，提供以Excel列名为关键字的映像数据为单位的高级读写功能。

②ISBN处理模块：ISBN存在10位数字、10位带连字符、13位数字、13位带连字符数字等多种格式。为了便于验证ISBN的唯一性以及提供统一ISBN的检索功能，软件需要对读取的ISBN进行转换和校验。ISBN处理模块提供各种格式ISBN数据转换为10或13位无连字符格式功能。此外，ISBN处理模块提供ISBN格式校验功能以及10或13位格式校验码计算功能。

③数据库管理模块：考虑图书馆系统数据安全以及清单数据库数据量，软件没有使用汇文Oracle数据库存储本地数据。本地配送批次以及详单数据使用Access存储。为方便数据检索，数据库管理模块分别对汇文数据库以及Access数据库连接进行封装。

④配送清单管理模块：配送清单数据要求以Excel97-2003格式存储，必须具有包号、ISBN、题名、套数、卷数、册数、套价、总码洋、征订记录号9个字段。在导入清单时，用户首先填写批号、说明、清单文件地址等信息。软件自动检测批号是否重复，Excel文件是否有效，自动生成导入日期，建立批次信息，然后通过Excel读取模块逐行读取转化为以行为单位的散列数据，该散列数据以Excel列名为关键字。在导入本地数据库之前，通过ISBN处理模块对ISBN校验和转换，遇到错误的ISBN号码会提示用户是否修正。所有ISBN号码一律转换为以978开头的13位无连字符格式。

⑤验收核对模块：用户打开验收核对界面选择馆配商，软件显示验收批次列表和配送清单列表。用户选择一个或多个验收批次和与之对应的一个或多个清单批次，并选择核对结果保存文件，然后点击核对按钮开始核对。软件首先逐批次从汇文系统中抽取验收数据明细，然后针对ISBN重复的情况分别处理生成核对准备数据，计算总册数以及总码洋是否相符。如不相符，模块自动进行详细对比；如果结果相符，软件提示用户总册数与总码洋相符，是否进行详细核对。如果用户选择继续，模块继续详细对比，否则终止运行。详细对比将以ISBN为图书品种判断依据，将图书验收异常情况分为5种：有清单无验收品种、无清单有验收品种、验收册数多于清单册数、验收册数少于清单册数、册数相等总码洋不相符品种。验收流程如图3所示。

图3　验收核对模块流程

4关键技术

4.1开发环境和系统要求

软件使用Java语言开发，JDK版本为1.7，编程工具是Netbeans7.3，操作系统为Windows7。可以在任何应用环境兼容Java虚拟机1.6以上版本的Windows系统中运行，数据库使用Access2007。采用第三方开源Apache POI库[2]读写Ex⁃cel文件。软件对于PC硬件配置要求低，符合绝大多数图书馆验收人员工作环境。

4.2汇文征订验收数据抽取

验收核对需要获取图书验收批次明细，必须了解相关数据表结构。汇文5.0使用了超过300个表，而且没有官方的表结构和相关关系说明。经过笔者查阅相关资料[3]和实际摸索，相关的汇文数据表包括：PUBLISH_BUSI、ORDER_RECORD、CHECK_ACCT、ORDER_CHECK、INDI_ACCT、MARC。其中PUBLISH_BUSI表用于存储馆配商信息；ORDER_RECORD表用于存储征订记录明细；CHECK_ACCT表用于存储验收批次信息；ORDER_CHECK表用于存储征订验收明细；MARC表用于存储MARC数据相关信息。

4.3图书品种匹配判断标准选择

图书验收核对需要判断验收清单与配送清单的图书是否为同一种图书，可选择的判断依据主要有征订记录号和国际标准书号ISBN。征订记录号的优势在于唯一性。一种征订记录号对应一种或一套文献的征订。即使同种图书在同一书商的多次订购在汇文系统中也可以做到使用不同的征订记录号。征订记录号的缺点在于征订记录号必须贯穿图书采访和验收，才能作为品种判断的标准。如果验收征订记录号与采访征订记录号不符或书商配送清单无法提供征订记录号，那么就无法使用征订记录号作为判断依据。验收时有很多图书因为各种原因需要使用汇文的无订购验收功能，如分散著录的多卷书、无订购验收等。一些技术实力弱的书商往往无法在配送清单中提供征订记录号。而ISBN的优点在于通用性。普通图书都具有ISBN号码，没有ISBN的其他类型文献如曲谱、地图等在订购验收中占的规模很小。书商提供配送清单都含有ISBN号。ISBN的缺点在于多次验收同一种图书ISBN号码是相同的，使用相同的ISBN的多卷书如分散著录，必然导致验收批次中ISBN重复。此外ISBN的格式多样，既包括有连字符格式，也包括无连字符格式；既有10位格式，也有新的13位格式。

综上，结合处理难易程度以及验收实际情况综合考虑，软件使用ISBN号码作为同一品种判断依据。ISBN的多种形式、非ISBN以及无ISBN等情况要求必须先对ISBN进行处理，转为统一格式。关于ISBN格式校验转换以及校验位计算方法已有论述[4-5]，笔者不再赘述。

4.4验收核对方法

验收核对是对验收与配送双向比较不同。在核对之前需要首先获取验收明细。具体做法是首先获取用户选择的验收批次列表，然后根据列表逐批次从汇文系统中抽取验收明细。具体语句为：

SELECTORDER_CHECK.ASORD_NO，ORDER_CHECK. CHK_SET_QTY，

ORDER_CHECK.MARC_REC_NO，ORDER_CHECK. CHK_VOL_QTY，

ORDER_CHECK.PRICE，MARC.M_ISBN，MARC.M_TI⁃TLE

FROM LIBSYS.ORDER_CHECK，LIBSYS.MARC

WHERE CHK_BATCH_NO =“验收批次号”

AND ORDER_CHECK.MARC_REC_NO = MARC. MARC_REC_NO；

验收明细中普遍具有多条ISBN号相同的记录，其中既有单一品种的多次验收，也有单ISBN号多卷书的多次验收，同时还有同批同一品种拆分验收的情况；验收与配送的同一ISBN号图书记录数目是不对等的，如多卷书在配送清单中多以一条记录列出，而验收中可能分散为多条验收记录。因此完成所有批次抽取后，对验收明细和配送明细以处理后的ISBN号为关键字，对册数和码洋两个字段进行汇总计算。具体语句为：

配送清单处理：

INSERT INTO DELIV_LIST_DEAL（ISBN_DEAL，VOL_Q TY_SUM，TOTLE_PRICE）

SELECTISBN_DEAL，SUM（SUM_VOL）ASVOL_QTY_SUM，SUM（round（TOTLE_PRICE，2））AS SUM_PRICE FROM DELIV_LIST //配送清单明细表WHERE PUBL_CODE =“书商代码”AND DELIV_BAT CH_NO =…

GROUP BY ISBN_DEAL；

验收清单处理：

INSERT INTO CHECK_LIST_DEAL（ISBN_DEAL，VOL_ QTY_SUM，TOTLE_PRICE）

SELECT ISBN_DEAL，SUM（CHK_SET_QTY*CHK_VOL_ QTY）AS VOL_QTY_SUM，

SUM（round（TOTLE_PRICE，2））AS SUM_PRICE

FROM CHECK_LIST //抽取的验收清单明细表

WHERE PUBL_CODE =“书商代码”AND CHK_BATCH_ NO =…

GROUP BY ISBN_DEAL；

完成以上操作后，可以对上一节列出的异常情况分别对比检索，然后输出检索结果。

5软件应用效果

软件首次使用时，需设置汇文数据库连接信息。图书馆要求馆配商配送图书时同时发送与纸质配送清单一致的电子配送清单。收到配送清单后，按数据要求格式转换为具有要求数据列的Excel文件导入清单。验收核对时，打开软件账目对比功能界面，首先选择书商，软件读取验收批次以及书上清单批次。用户选择一个或多个验收批次以及与之相对应的清单批次，并选择核对结果文件保存文件，点击核对按钮，软件开始验收核对。如果总码洋与总册数相符，软件会提示是否进行详细对比；如果不符合，软件自动进行详细对比，如图4所示。所有过程信息在界面下方文本域中输出，核对结果保存在目标文件中。

图4　账目对比功能的使用效果

对比结束后，用户打开目标文件，对异常情况进行人工复核。所有异常情况集成在同一文件中，以异常类别分类显示，如图5所示。用户可以通过清单查找界面对征订、验收、配送情况人工复核。

图5　验收核对结果示例

6　结语

笔者开发的验收核对管理软件经过实际验收核对测试，已经正式应用于中国石油大学（华东）图书馆实际验收工作中。该软件大大减少了验收人员的重复性对比核查工作，避免了人工核查可能造成的失误，缩短了验收核对的工作时间，从而提高了工作效率和准确性。软件还存在一些可以改进的地方，例如完善对配送清单批次的管理，增加验收核对标记，增加对应验收批次记录，验收核对时自动匹配验收批次等，这些都是软件未来修改和扩展的方向。

参考文献：

[1]杨昌盛.图书验收工作的技术性改进尝试——介绍一种对账辅助软件[J].图书情报研究，2010（3）：61-62.

[2] The Apache Software Foundation. Apache POI Javadocs [EB/OL]. [2013-07-13]. http：//poi.apache.org/apidocs/in⁃dex.html.

[3]朱兰芳.图书馆汇文系统内部表解析及应用[J].电子商务，2012（9）：70-73.

[4]黎邦群.ISBN-10和ISBN-13批量互换算法及程序[J].现代图书情报技术，2008（2）：91-93.

[5]李伟.EAN-13图书条码与ISBN-13互换、校验与图书查重[J].农业图书情报学刊，2011（3）：61-67.

[6] Horstmann Cay S，Cornell Gary.最新Java 2核心技术：卷Ⅱ[M].北京：机械工业出版社，2003：125-130.

张雪松男，1982年生。硕士，馆员，采编部副主任。研究方向：信息资源建设。

·文献考略·

收稿日期：（2015-07-21；责编：杨新宽。）