基于信息检索技术发展趋势的高校档案管理特点研究

金丹，孙靖靖

（辽宁医学院，辽宁 锦州 121002）

2008年9月，中华人民共和国教育部联合国家档案局共同制定颁布了《高等学校档案管理办法》 （简称教育部27号令），其中规定了“组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作”，“将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展”。[1]该办法的出台标志着高校档案信息化事业序幕的开启，更为高校档案工作的信息化发展指出了具体的目标。

档案信息检索工作是档案信息化建设的重中之重，新型的信息检索技术既可以应用于日常的档案服务利用工作之中，又可以适用于新型社交媒体的档案服务互动环节，无论是检索质量、应用效果还是服务理念、服务范围和服务水平都将实现质的飞跃。现代信息检索技术的使用效果直接展示档案信息化的发展程度。

高校档案工作是国家档案事业体系中的一个重要组成部分，相较于当前地方档案信息化建设情况来看，高校档案工作既有其固有的优势，也有先天的缺陷和不足，这些特点，对高校信息化建设的开展和信息检索技术的应用有着巨大的影响。

一、高校档案工作的综合性

高校是一个集党务、行政、教学、科研等多种社会功能于一体的特殊环境，一所能够进行正常运转的高校就像一个发展中的社会，其包含的内容不仅仅是人员、财务、物资和一切运行秩序上的管理，还有非常重要的两项内容更是高等学校的立足之本，即教育和科技发展与交流。

高校工作涉及其全方位的建设，如：教学管理、学生管理、后勤管理、科研建设、基础建设、人才的培养与交流、资金的分配与运转、资产的采购与使用、党政工作的正常运行、校办企业或附属单位的管理、校际及国际的交流与合作等等。高校档案部门应运于这种复杂的环境之中，依托于这样一个多功能的载体，与其他基层档案部门相比，必会有其特殊性。

1995年国家档案局根据高等学校的多功能和其日益发展的需要，特别发布实施《高等学校档案实体分类法》 （中华人民共和国档案行业标准DA/T 10-1994），统一了全国高等学校的档案实体分类，实现高等学校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，使高等学校档案和档案工作的科学管理得到加强。

目前国内高校统一采用此种分类方法，它把高校档案确定为十个一级类目：即党群、行政、教学、科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事和财会，每个一级类目下可以视本校具体情况细分二级类目。[2]实体分类方法无论是体系结构还是类目设置都体现了教学、科研档案在高校档案的中心地位和党政管理档案统率全局的作用。它既以国家有关档案工作的法规标准为依据，遵循档案学基础理论和形式逻辑原则，又从高校工作实际出发，照顾到高校档案的综合性和特殊性，体现了档案管理的发展和创新。

高校档案的包罗万象还有一个主要表现就是特殊载体档案的收集。随着社会的进步，高校的活动内容也愈加丰富多彩，举办大型学生活动、主办外事事务交流、斩获各项荣誉奖项等等，不胜枚举，每一项有历史意义和纪念价值的活动都会产生大量的实物档案和声像档案，他们也为高校的发展留下了浓墨重彩的一笔。

除此之外，有些高校档案部门还接收了组织人事档案和学生档案，这两类档案在地方单位通常有专门的保存机构，而一般的基层档案部门是没有相关管理权限的。

高校档案工作的综合性是较其他基层档案部门最大的不同，其繁多的档案类别和类型是一般档案部门所无法比拟的，当然这也就需要更高效更科学的信息化手段来对如此大量和多样的档案进行管理，更为先进的现代检索技术应用迫在眉睫。

二、高校档案职能的多样性

高等学校的多重职能自然决定了高校档案职能的多样性。

基层档案部门的首要职能就是为本单位党政工作的正常运转提供档案保障。高校档案中的党群和行政两大类档案就是本校党政工作的资料库，它涵盖纪律检查、组织发展、对外宣传、统一战线、职工大会、共青团、人事交流、工程审计、安全保卫、后勤保障、图书档案及其他一切党政事务的文件、总结及相关文字材料，为学校的发展沿革和规划制度的拟定提供了文字参考。

高校档案职能的另一个重点就是高校的教学与科研，档案类别中的教学和科学研究是专门为此服务的。教学档案中包含的教学事务、学科建设、教案教材、生产实习、学位授予与毕业等的内容为教学工作的稳定和持续发展提供线索和依据；科学研究档案则为教师学术水平的提高和学校科研实力的加强提供参考。高校档案在高校教学与科研这两个重头戏中都扮演着不可或缺的角色。

学校的主体是学生，高校档案自然少不了对学生的服务功能。学生的入学、毕业、奖励、处分、成绩信息、学位取得等情况都在教学类档案中有所体现，这些档案在学生的毕业、就业、升学、出国等活动中发挥了重大的作用。

高校的社会属性也决定了高校档案的社会职能。随着社会和高校的发展，高校的社会化程度加深，高校档案部门早已开启了面向社会的服务窗口，向外来阅档者提供所需凭证或证明、向地方编史修志部门提供大事记或其他相关编研成果、向所在地居民提供校史馆的参观和学习机会。高校档案正在逐渐远离“神秘”，积极融入社会。

一般基层档案机构由于内容的单一，导致其服务对象的固定，可见高校档案的作用面之广、作用力之强是一般档案机构可望而不可及的。而现代检索技术将以高效准确的预期检索效果使其职能得到更好的实现，使高校档案信息的凭证、科研等信息价值得到最大程度的发挥。

三、高校信息化技术水平的先进性

教育是立国之本，高等教育一直是国家和各级政府重点扶持的事业之一，高校一般都具有较强的独立性和较为雄厚的资金支持。高校也是国家的科技力量云集之地，无论是科学研究还是一般的行政运转，都会流露出高端的气息，是高科技的代表。因此，从主观意念到客观条件，高校都具有比一般单位更为先进的信息化水平。比如办公自动化(OA)、计算机辅助设计(CAD)、计算机辅助制造(CAM)都是由高校较早开始广泛使用和普及的，很多高校21世纪初就已开始电脑办公和无纸化办公，一些重点高校甚至更早就开启了他们的计算机时代。

在学校信息化的大环境里，高校档案工作自然也受益匪浅。目前，对于很多基层档案部门来说，人手一台电脑还是下一个信息化目标，而同时期的高校档案部门对计算机、服务器、复印机、打印机、扫描仪、数码相机等信息化设备早已没有了新鲜感，一些学校甚至可以自行研发档案管理软件来实现档案的计算机管理，这些都为现代化检索技术提供了必要的物质基础。

高校是培养高等人才的摇篮，因此高校非常注重对“进人”、“用人”工作的把关。随着高等教育的扩招普及，高校对工作人员的素质要求也一年高过一年，在高校教育环境的熏陶下，高校工作人员的文化素质和对信息化设备的操作能力通常优于一般的基层档案部门的工作人员，高校的档案利用者多为教师和学生，对新的检索模式也有着较强的接受和应用能力。

人、财、物的优势为高校档案信息化建设奠定了良好的基础，为计算机检索和新媒体检索平台的顺利推进提供了有利的保障。

四、高校档案管理体制的缺失性

一般高校均归于所属地方教育部门或国家教育部领导，并接受他们的行政监督和业务指导，个别专业性比较突出的高等院校则隶属于其对口的国家省部级单位。我们不难看出，国家对高校发展的监管力度主要集中在党政管理和专业教育方面，而具体到学校的档案管理工作，其关注度则几乎可以忽略不计。

高等学校内部机构完整，独立运转空间较大，因此其档案机构的建制往往不受外界的管制，而是与学校的办学规模、发展程度、现有机构编制等内部因素紧密相连。

虽然目前已有一些地区以教育部门的名义成立了高校档案学会，但其实质上只是一个民间组织，学会内部的任职多为兼职。这与地方档案管理部门相比，专业性上的差距不言而喻，业务监管效果更是微乎其微。其积极方面也是很局限地停留在宣传档案管理的新精神，以及兄弟院校之间的档案业务交流与合作。这些问题就导致高校档案管理往往会缺少科学的管理理念和方法以及上级主动的业务监督和指导，也使高校档案事业和信息化建设陷入了发展的“瓶颈”，从而也容易制约新型检索技术的应用规模。

五、高校档案专业人才储备的短缺性

俗话说“成事在天而谋事在人”，专业人才是一项事业顺利开展的关键所在，尤其在现代信息技术飞速发展的今天，专业人才已经成为业务管理炙手可热的决定性因素。高校之内虽然是人才汇集，但档案工作就像高校这个运转机器上的小齿轮，虽然重要却往往不会被作为重点环节而受到特别的重视。

高校内的档案工作队伍通常由各个专业人员混杂而成，业务知识的匮乏、专业意识的淡薄，致使这些非专业的档案人员很难全身心投入到档案工作当中去，这也导致了档案工作人员流动频繁，档案的管理和发展不能保持连续性和平稳性。[3]

虽然人员问题是在大多数基层档案部门中普遍存在的，但就影响性来说，对高校档案管理的消极作用尤为重大。因为高校档案无论是数量还是类型都要比一般的基层档案部门有着更为可观的数字，专业管理的重要性也就显得愈发突出。

专业人才的短缺不能使高校档案的作用充分发挥，同时更拖延了其信息化建设前进的步伐。

高校档案资源丰富、工作特点突出，因此我们在全国范围内推动档案信息化全面建设的时候不能盲人摸象、以偏概全，而是要实事求是、量体裁衣。高校档案信息化建设已经成为时代发展的必然趋势，先进、高效的检索技术是信息化建设的重要步骤。我们只有掌握高校档案管理的特点，了解高校信息化水平的发展程度，把握高校档案信息化建设的重点问题，才能一步一个脚印，把高校档案信息化建设和新型检索技术的档案工作应用推向更高的台阶，进而实现高校档案信息资源开发利用的最大化。◆

【参考文献】

[1]刘社文.论高校档案馆文化功能建设及实现途径[J].安徽农业大学学报（社会科学版），2013，（7）：137-140.

[2]石建梅.浅谈高校档案在校园文化建设中的价值[J].档案建设，2013，（4）：17-19.

[3]曾丽芳.高校档案信息化建设的问题及对策探析[J].中国管理信息化，2013，（14）：63-64.