论民办高校教学秘书的汇报、联络、商量

孙慧

摘要：教学秘书是高校教学管理工作中的一个重要环节，教学秘书在教学管理中发挥着重要的作用。详细阐述了高校教学秘书在教学管理工作中的重要作用，提出了企业当中的汇报、联络、商量这一理念，加强和提高教学秘书的工作效率。

关键词：汇报 联络 商量 教学秘书 教学管理

现中国民办高等院校的主要目标是培养高素质的人才，要达到此目标需要教师提高平日的教学质量和教学水平。而在这之中民办高校日常教学管理的金字塔底部的教学秘书则发挥着重大作用。教学秘书是一个横向，纵向，斜向相交的节点。横向可看为本系部的领导、教师，学生。纵向则为教务处，人事等其他职能部门。斜向则为其他各系部的教学秘书。作为节点的教学秘书在这个横，纵，斜的图像中就是枢纽，连接着教学与管理。教学秘书的职能的充分发挥不但能对高校的日常管理起到好的作用，并且潜移默化中对教学质量起到正向影响。从而可以看出重视教学秘书工作是民办高校在发展过程中不容忽视的一个环节。

1 教学秘书的工作职能

教学秘书的工作的基本职能是上传下达，协助学院的其他职能部门以及本系部对日常的教学活动进行分配，协调，管理等。其工作质量直接影响着教学管理工作的运行质量，并间接地影响着正常教学的运行。中国高校教学秘书的工作范围很宽，根据高校自身的要求，每所高校对教学秘书所应尽的职责的要求也不尽相同。但是这个岗位所涉及的事务的广度和复杂繁琐程度，每所高校几乎没有什么差异。而正因为工作的繁杂，容易产生失误，会影响正常的教学运行，所以这就对教学秘书这一岗位的任职人员有着很高的要求。

2 汇报、联络、商量

中国的民办高校大多数的经营模式都趋向于企业的管理模式，而在企业管理当中能快速并正确地传达咨询，和高效率地解决问题是所被要求的。在企业中正确地执行汇报、联络、商量这三项是非常重要的。这一理念是在1982年由山種証券社长山崎富治所提出的。这一理念就是指对已完成的工作进行汇报，而对正在进行着的未完成的状态保持联络，并要请示这之后的处理方法。信息的共享的作用是不可以忽视的，任何企业都不可能在缺乏内外部沟通的情况下得到良好的发展。所以这一理念也可以运用在高校的教学秘书这一岗位上，这对提高其办公的效率和质量有着很大的帮助。

2.1 汇报

这是指向上级汇报工作的情况。对于上级不在时发生的情况，需要抓住要点准确简洁地进行汇报，这样上级才能根据所汇报的内容制定下一步的工作计划。教学秘书的很多工作是进行传达性的工作。这就要求教学秘书能快速，准确，简明扼要地向上级领导转述，这里需要注意两点，一是及时，因为晚到的报告可能会没有价值。二是报告的过程中要将最重要的结果首先提出，语言简洁明快。这样好让上级及时地做出判读，及时进行下一步的工作部署。

2.2 联络

进行工作上的联络的时候，应要遵循5W2H（when/where/who/why/how/how much）的思路，准确，明了地进行工作的情况说明，尽量详尽地报告现状。上述的汇报是对目前为止发生的事实进行的汇报，而联络则是其下一步所进行的的工作。根据情况的不同而进行灵活的联络是非常重要的。对于教学秘书的联络多为自己系部的教师，和相关的职能单位等。这里就需要教学秘书拥有很好的协调以及应变能力。协调能力不单单是指能看得见的工作内容上的协调，还有人员分配等上面的协调，这就对教学秘书的能力提出了更高的要求。由于教学秘书的工作的复杂性会有很多突发状况的发生，这种情况下的应变能力就变得尤为重要。把事情的严重性降到最低，积极地进行补救是首要任务。

2.3 商量

这是这个理念的第三步，在工作上遇到疑问的时候，当不能够自己独自做判断和做决定时，一定要和上级进行商量。反之就容易因擅自做主而犯错误。教学秘书这项工作很容易出差错，因为涉及的事物繁杂，琐碎。所以在遇到问题的时候一定要学会商量，而且要找准商量的对象，怎样让工作高效率地完成，才是需要教学秘书应该思考的问题。

3 总结

除了上述的汇报、联络、商量的这一理念之外，教学秘书在工作当中还需要具备良好的心里素质和状态来对抗突发的各种状况，并且良好的团队意识也是不可或缺的。一个称职的教学秘书应该做到的就是效率最大化，这里不单是对时间做出了要求，还有质量。这就需要教学秘书在平日的工作当中能够很好地领会贯通汇报、联络、

商量这一理念，并在工作中不断地提升自身的素质和能力。

教学秘书是高校教学管理工作中不可或缺的，其重要性也在上文中多次提出。这项工作对担当此职务的人的服务性、协调性、监督和管理能力等多个方面都提出了高要求。民办高校应该在教学秘书的培养和培训上下工夫，从而能更加明确工作内容和方法。在之后的工作当中，不断地总结经验，提升自己的工作能力。积极地配合并輔佐教学工作的开展，做提升教学质量和教学水平的有利后盾。

参考文献：

[1]张海燕，周涵.浅谈高校教学秘书工作[J].中国电力教育，2008（8）.

[2]山崎富治.『ほうれんそうが会社を強くする：報告·連絡·相談の経営学』 ごま書房，1986，9.

[3]王诚怡.关于做好高等学校教学秘书工作的几点思考[J].黑龙江高教研究，2004（3）：95-96.