浅谈信访档案的管理

张彦宾

摘 要：信访档案是信访工作全过程的详实记录。一份完整的信访档案，详实地记录了信访新问题发生的时间、地点、事情的经过以及关联的人物。本文以信访档案的管理为切入点，提出了从收集和归档、整理和编目、保管和利用等三个方面加强信访档案管理的观点，为信访部门有序开展信访档案管理工作提供了参考。

关键词：信访；档案；管理

信访档案是指信访部门在办理各级领导批示交办的重要信访案件的查处和处理群众来信来访工作中直接形成的，具有查考利用价值的各种文字、图像、声像等不同形式的历史记录。信访档是一种专门档案，它是信访活动的真实历史记录，在国家档案中占据非凡地位，应纳入信访部门档案全宗，实行集中统一管理，维护档案的完整与安全，便于各方面对档案的有效利用。除具有一般文书档案的原始记录性、信息性、凭证性、价值性等特征外，还具有自身公正性的特征。

1 以制度约束为基础，开展档案的收集、归档

信访部门应制定信访案件档案整理归档制度，明确归档范围、归档时间和归档要求。凡是在信访案件查处过程中形成的，具有查考保存价值的各种文件材料均属归档范围。信访案件处理完毕后，相关的文件应规范整理，及时归档。

各级信访部门在信访案件查处过程中形成的，应当归档的信访案件类材料主要包括：来信来访的登记、记录及信访人的申诉、举报、控告材料；上级部门、领导交办的重要信访事项的函、批示及督办和呈报材料；处理信访案件中形成的各种文字材料；涉及信访案件的其他材料；信访工作计算机管理系统中生成的有数据的存储介质。

归档的信访案件档案应完整、准确，字迹工整，载体和书写材料要符合耐久性要求和有关技术标准，禁止使用纯蓝墨水、红墨水笔、铅笔、圆珠笔等不耐久字迹材料起草和签批文件。信访案件结案后，具体承办部门的有关人员应及时收集、整理和归档，并在三个月内向本单位的综合档案室移交。

信访案件档案保管期限分为永久、长期和短期。人民来信来访的文件材料中有中央、国务院、各部委领导要求上报的和两办领导重要批示的，对本机关、国家和历史研究有长远利用价值的，为永久；人民来信来访的文件材料中有省两办领导的批示，反映比较重要的集体上访、联名信的案件，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的，为长期；在较短时间内对本机关有参考利用价值的，为短期。

2 以部门管理为原则，规范档案的整理、编目

信访案件档案实行承办部门整理的原则。办案过程中形成的文件材料，由有关人员负责整理。并根据信访案件来源不同，信访案件档案可分为重要来信来访案件档案和领导批示件两类。重要来信来访案件档案可采用年度—地区—来信来访人员姓名排列；领导批示件采用年度一批示人排列。信访案件档案整理采用一案一卷的原则。对办结完毕的信访案件材料可整理成独立的保管单位一卷，每卷信访案件档案由若干份文件材料组成。重要来信来访案件材料每卷内文件材料或按下列顺序排列并编流水号：信访案年办结完毕后形成的汇总（汇报）材料；信访案件审结单；各承办单位办理信访案件的情况汇报，包括处理信访问题的会议纪要、地方审结单等；要信、包括要信的正文和签批稿；群众来信来访材料，包括信件正文、附件、信封、来访登记情况、照片、录音带、磁带、磁盘等。

领导批示件每卷内文件材料可按下列顺序排列并编流水号：上报中央、国务院、各部委领导或省两办领导的汇报材料；信访案件审结单；各承办单位办理信访案件的情况汇报，包括处理信访问题的会议纪要、地方审结单等；要信、包括要信的正文和签批稿；上级部门、领导交办的重要信访案件的函、省两办领导批件拟办单、《信访情况通报》、《信访情况反映》等。

信访案件档案应按卷（用软卷皮）采用三孔一线装订。使用装订的材料应符合档案保护的要求。按卷装订好的信访案件档案应填写案卷封面，并依卷内文件排列顺序农卷编制卷内文件目录。按卷装订的档案按分尖方案和时间先后顺序逐卷装入盒内，并填写备考表、档案盒盒脊。

信访案件档案号的编制应与本机关全宗档案编号统一，并编写信访案件案卷目录，信访案件档案按重要来信来访案件类和领导批示件类的分类方案分别以卷为单位编卷内文件页（张）号，卷内有照片的页面，可把照片固定在芯页上，再农页编写页（张）号；为方便检索，信访案件案卷目录中的信访案卷题名应包括来信来访人员姓名或批示人姓、信访内容等必备要素。卷内有录音带、磁带、磁盘等特种载体的，应另行分类整理编目存放，并填写相应的参见号。可参照《磁性载体档案管理与保护规范》和《电子文件归档与电子档案管理规范》等有关标准整理。

3 以信访部门为重点，促进档案的保管、利用

各级信访部门应根据档案工作的要求，采取必要的保管和保护措施，配置防光、防高温、防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施。要定期检查，确保信访案件档案的完整与安全。建立信访案件档案查阅和借阅制度，履行查阅、借阅登记手续。查阅档案严禁对档案勾划、涂改、标记号、折叠、污损、撤换、添加内容等。外单位借阅信访档案，必须凭单位介绍信，经领导批准，并办理登记后，方可借阅，并限时归还。

在对档案信息实行有效保密的前提下，积极利用各种现代化技术手段，建立信访案件档案数据库，为统计汇总、综合调研、分析决策、查找利用等创造便捷条件。信访案件档案的销毁要严格按照档案保管期限执行。到期的信访档案由信访部门综合档案室提出书面报告，并编制销毁清册，经分管领导审批，到指定地点销毁。

信访档案是信访工作全过程的详实记录。一份完整的信访档案，详实地记录了信访新问题发生的时间、地点、事情的经过以及关联的人物，不仅有信访人和机关的印信，而且有主管机关的调查处理经过和结论，上级机关的批复和当事人对处理结论的态度，保留着真实的历史标记。