从《唐律疏议》看唐代公务文书的规范化

2015-03-23张云珂

文教资料 2015年35期

关键词：唐律疏文书工作公务

张云珂

（南京师范大学文学院，江苏南京　210097）

从《唐律疏议》看唐代公务文书的规范化

张云珂

（南京师范大学文学院，江苏南京210097）

在社会、经济、文化空前繁荣的背景下，唐代三省六部制的中央政务体制趋于成熟，从中央到地方的文书机构随之完善，文书工作也得到很大发展，并被纳入用法律进行规范化管理的轨道。文书工作各个环节均有相应法律条文的规定，对工作中出现的过失和违法行为的处罚规定规范、明确、严厉。本文试图对唐代公务文书拟制、发文办理、收文办理三个环节的法律规范化进程进行分析，并从中得出唐代公务文书处理规范化的意义。

《唐律疏议》公务文书规范化

我国早在部落联盟的昌盛时期就出现了文书工作，但在秦以前，有关文书工作的相关要求极少以法律形式表现出来。直至秦统一六国后，颁布的律令中出现了涉及文书工作的条文，正式开启了古代文书工作规范化的进程。到了魏晋南北朝时期，纸张被应用在文书领域，文书工作的管理对象发生了一定变化，从而文书工作制度也进行了适度调整，这也导致了魏晋南北朝时期文书工作的规范化进程加快，但仍不足以形成完整体系。

到了唐代，历经各代文书工作的发展，有关文书的立法制度日趋合理和完善。在《唐律疏议》中，关于文书的各项制度制定得格外严密，对文书的撰写、传递、收办等各个环节都有严格详细的规定，使得各级官吏及民众有法可依。唐代文书立法，为我国文书工作的规范化和制度化提供了宝贵的历史经验。

一、公务文书拟制和文书内容的规范

（一）唐代公务文书文种规范

《唐六典》规定：“凡都省掌举诸司之纲纪与其百僚之程式，以政邦理，以宣帮教。凡上之所以逮下，其制有六，曰：制、敕、册、令、教、符。凡下之所以达上，其制亦有六，曰：表、状、笺、启、辞、牒。诸司自相质问，其义有三，曰：关、刺、移。”①“侍中之职掌，凡军国之务，与中书令参而总焉，坐而论之，举而行之，此其大较也。凡下之通于上，其制有六：一曰奏抄，二曰奏弹，三曰露布，四曰议，五曰表，六曰状。”②“中书令之职掌，盖以佐天子而执大政者也。凡王言之制有七：一曰册书，二曰制书，三曰慰劳制书，四曰发日敕，五曰敕旨，六曰论事敕书，七曰敕牒。”③

可见，《唐六典》对上行、下行、平行等不同的行文关系所用的文种，以及对不同类型事情所用的文种，都有详细而明确的规定，这有利于唐代文书工作有效开展和有序进行。

（二）唐代对文书起草的制度化要求

1.一文一事制度

一份文书只陈述一件事情，不同事由不得混杂，这种规定古已有之。“一文一事”约始于魏晋南北朝，通用于唐代，而见诸典籍记载的成文制度则是在宋代。南宋《庆元条法事类·文书门》中记载，宋朝群臣奏陈公事“非一宗事者，不得同为一状”④。可见，当时统治者已认识到“一状”中只述“一宗事”的好处，并明文规定下来。一文一事是公文在内容立意上所坚持的基本原则之一，它不仅利于防止因一文多事而造成行文关系错乱或贻误公文处理，还能加速公文运转和提高公文效率，所以一直沿用至今。

2.抬头和避讳制度

抬头制度，即文书抬头实行“平阙式”，在《大唐六典》卷四对此有明确的规定：“凡上表、疏、笺、启及判策、文章，如平阙之式。本注为“谓：昊天、后土、天神、地祗、上帝、天帝、庙号、祧、皇帝、皇祖妣、皇考、皇妣、先帝、先后、皇帝、天子、陛下、至尊、太皇、太后、皇太后、皇后、皇太子，皆平出。宗庙、社稷、太社、太稷、神主、山陵、陵号、乘舆、车驾、制书、敕旨、明制、圣化、天恩、慈旨、中宫、御前、阙廷之类，并阙字。宗庙中陵、中行陵、陵中树木、待制、乘舆车中马、举陵庙名为官，如此之类，皆不阙字。若泛说古典，延及天地，不指说平阙之名者，亦不平出。若写经史群书及撰录旧事，其文有犯国讳者，皆为字不成”⑤。

避讳是古代社会特有的一种历史现象。文书中讲求避讳，源起于春秋时期，到了秦汉日臻完备，在唐宋时期达到高潮，避讳的禁令也逐渐严格起来。避讳制度规定：行文中凡遇君主或尊长等特定的字词，不得直称其名，要改用其他方法避之，常用的有改字、空字、缺笔法。尽管避讳制度目的在于维护皇帝统治的权威和神秘，但对文书格式和内容的合理规范是有一定的积极影响的。

3.唐代文书用纸要求

唐代经过“贞观之治”和“开元之治”，经济繁荣、国家强大，与周边国家的交往日益频繁，在政务活动、编书修史、文化交流等诸多方面都需要大量用纸，用纸量剧增带动造纸业的兴盛，造纸技术得到了很大改进，纸张种类也不断增多，因而文书用纸制度也更加完善。

唐代公务文书用纸根据不同用途而采用不同的色纸，种类繁多，主要有黄纸、白纸、青纸、五色纸和金花五色绫纸。唐初，麻纸重于藤纸，重要文书用麻纸起草，次要文书用藤纸书写；唐中后期，随着政治中枢权力机构的变化，翰林学士分割了中书舍人的草诏权，黄纸与白纸成为区别不同文书的重要标识，翰林学士起草的内命均用白麻纸书写，中书舍人草拟的外制则用黄麻纸书写，白麻纸重于黄麻纸。此外，重要公务文书如皇帝的诏令文书等必须使用黄纸，其可凸显皇帝的尊贵，又有利于文书档案的长期保存，一般官吏和民间是不能使用的，黄色也因此在唐代被确立为尊色并为后世朝代所沿用。

4.贴黄制度

贴黄制度，也称贴黄、押黄，是唐代首创的文书改错制度。宋代叶梦得在其《石林燕语》中写道：“唐制，降敕有所更改，以纸贴之，谓之贴黄。盖敕书用黄纸，则贴者亦黄纸也。”⑥之所以选用黄纸，原因有二：一是因为它经过特殊汁液浸泡，可防虫蛀，纸张寿命长；二是因为唐代制、敕所用的材料就是黄纸，再用黄纸修改，能继续保持外观的和谐、美观。

这一制度历代沿用，然而到了明清时期，贴黄意义与唐代不同。明崇祯时，为禁繁文，命内阁制作贴黄式样，令奏疏本官“自撮疏中大要，不过百字，粘附犊尾，以便省览”⑦可见，明清贴黄实际上是对正文的概括。

5.副本誊录制度

誊写制度形成于唐。《唐律疏义·职制》中规定：誊写公文，文字不得脱

漏，不得写错，更不能更动其中词句；如有犯者，按情节轻重予以处罚。发文经长官与承办人员署名后，需要誊抄的文件，由缮写人员誊抄。“凡尚书省施行制敕，案成则给程以钞之。通计符、移、关、牒，二百纸已下限二日，过此以往，每二百纸已上加二日，所加多者，不得过五日。”⑧“贞元五年正月，左司郎中严说奏：按公式令，应受事，据文案大小，道路远近，皆有程期，如或稽违，日短少差，加罪”⑨。

（三）文书撰拟相关处罚规定

唐代文书包括皇帝御用文书和一般官文书。皇帝御用文书，包括制、敕、册、令、教、符、诘、命等，是唐代中央发布的命令。其中，作为唐代最具权威、最重要的下行文书的制、敕，是绝对不得出现文字和内容错误的。在其拟定、誊写环节中，一样不能出现失误。对于一般需要誊抄的文书，由缮写人员誊抄，誊抄时间比较充足。但是对于皇帝制敕诏令或朝廷军务急文，不许稽滞，须随到随抄，及时完成。若有违背，则相关责任人要受到严惩：“诸稽缓制书者，一日笞五十，一日加一等，十日徒一年。”⑩对一般官文书的誊抄违反时间限制的，按唐代法律《公式令》规定的程限，违令而稽程展期者，一日笞十，三日加一等，罪止杖八十。

此外，对于拟定文书官员的违法行为，如发现错误没有采取必要的程序而擅自加以改正的，也要受到处罚。具体处罚分以下两种类型：一是“诸制书有误，不即奏闻，辄改定者，杖八十”⑪；二是“官文书误，不请官司而改定者，笞四十”⑫。前者因为擅自改动了皇帝的制书，触犯了皇帝的威严，所以处罚较后者改动官文书要重。

尚书省把拟写好的奏书以“牒文”形式移送门下省，门下省录事、给事中、黄门侍郎、侍中分别查勘奏状、阅着、省察、审核发现有过错的，应依法驳回纠正，退还尚书省主管部门。如果确实有错失而没有发现驳回的，这四类官员就要受到与尚书省各主管部门最下一等的从犯减轻罪行一等处罚，即“应奏之事，有失勘读及省审之官不驳正者，减下从一等”⑬。

在文书行文中，凡遇有先皇帝、皇帝及其宗庙故人姓名的字，一律以其他字、词代替，甚至与皇帝名字发音近似的字也不准用。如果是“上书奏事犯讳”，即向皇帝上书奏事，触犯了这一规定，“杖八十”；即使因口误及其他文书问题，也要受到处罚，“口误及其余文书误犯者，笞五十”。触犯了帝王名讳，更是处罚严厉：“即为名字触犯者，徒三年”⑭。简言之，擅自改动制书或者明知制书有错而不上奏以及触犯了皇帝的忌讳的，处罚力度要重；擅自改动一般官文书上的错误的，处罚力度较轻。

由此可见，唐代文书工作中的违法犯罪与《唐律》规定的犯罪一样，已有故意与过失之分，对故意与过失犯罪在处理文书工作中的违法行为在量刑轻重上，也是有区分的。

二、发文办理

（一）发文办理程序

文书拟制完毕，经长官与承办人员署名后，需要誊抄的文件，由缮写人员誊抄。文书誊抄好后，要经过勾稽、铃印、登记，然后才能发出。《大唐六典》中详细规定了这一过程：“凡文案既成，勾司行朱讫，皆书其上端，记年月日，纳诸库。凡施行公文应印者，监印之官，考其事目，无或差缪，然后印之。必书于历。每月终纳诸库。”⑮用印之后的公文都要在“历”，即簿册、登记簿上登记，然后归档入库，以俟后用。

（二）驿传制度

唐代文书传递除了步递、车传和船载以外，主要是驿传，因此，文书传递制度又称驿传制度。

1.驿使稽程

唐代文书传递以驿传为主，为保障其传递的及时性，统治者对驿传的时间和线路都有明确规定，不得违反。《唐律疏义》记载：“诸驿使稽程者，一口杖八十，二口加一等，罪止徒二年”⑯。对延误公务文书传递有严厉的处罚。传递公务文书必须按照规定的线路，“假如从京使向洛州，无故辄过洛州以东，即计里加‘枉道’一等”，“枉道者，一里杖一百，五里加一等”。

2.专人专递

唐朝公务文书的传送强调专人专递，以保障文书能安全地到达目的地。《唐律疏义》中表现为公务文书特别是重要文书须由驿使亲自传送，若“驿使无故，以书寄人行之及受寄者，徒一年”。⑰不但驿使违法，代为传递者也要受到处罚。公务文书必须保证其专送的特性，传递者不得携带除随身衣物、弓刀之外的任何私物，“诸乘马私物，一斤杖六十，十斤加一等”。⑱

3.失误惩罚

公务文书的传递必须准确无误，如有差错，必将得到惩罚和制裁。具体可分为以下几种情况：

第一，当驿传不传者要受处罚。《唐律疏议》规定：“诸文书应遣驿而不遣驿，凡不应遣驿而遣驿者，杖一百。若依式应须遣使诣阙而不遣者，罪亦如之”。

第二，传递文书必须按照规定路线，违者处罚。“假如从京使向洛州，无故辄过洛州以东，即计里加‘枉道’一等”，“枉道者，一里杖一百，五里加一等。”

第三，对延误文书传递行为的处罚。“诸驿使稽程者，一日杖八十，二日加一等，罪止徒二年”“若军务要速，加三等；有所废阙者，违一日，加役流；以故陷败户口、军人、城戍者，绞”⑲可见，唐代在文书传递与处理方面都是有时限的。稽延行程的，一般文书要受身体刑——杖刑、徒刑的处罚，而耽误了军情文书传递的，根据违法情形和后果，不仅要受到身体刑的处罚（徒刑、流刑等），还要受到生命刑——绞刑的处罚。

第四，对误投文书行为的处罚。驿使送递文书，应把文书套加封并在封面上写明所送往的州府名称。如果驿使不按题署文字要求，误诣其他地点，由此造成文书延期投递，要“随所稽留以行书稽程论减二等”⑳，延迟一天到达的，杖六十；延迟两天的，加刑一等，但最多判处徒刑一年。如果是题署有误，则应当处罚原发文部门把收文机关写错的人，“若由题署者误，坐其题署者”㉑。

《唐律疏议》赋予了公务文书程限与传递的权威性、时效性和规范化的特征。这在文书传递过程中有着极大的价值，它规范了文书传递行为，使文书的传递工作更加有效快速和稳定。

三、收文办理

唐代官府收文一般包括登记、批办、检案、判案、执行、勾稽、抄目等环节，《唐律疏议》中对这些环节有明确的规定。

1.登记、勾对和送付。各级官府录事收到来文后，交给勾官，由勾官对来文收到日期和文件情况（文种、事由等）进行检查和登记，然后及时把来文交给有关人员行判，并且要在来文上标注、盖章。

2.检案，即有关文书人员对即将行判的文件进行检查、为行判准备的过程。主要有：把两页以上的文书粘连起来，并在背缝处签署姓名，并检查文件有无缺漏差错，如没有问题，在文件上注明“牒，检案，连如前”。

3.判案。即是由判官、通判官、长官对一份文件如何处置作出的最后决定。一般有以下几个步骤：第一步由主典检复案文，根据判官指示，对公文作判前准备工作。第二步，判官根据勾官提供的公文内容，提出处理意见，写出判词，交通判官、长官最后决定。

4.注办。即对公文办理结果由文书人员所作的记录。公文办理完毕之后，文书人员要将办理结果记录在原件上，并署上本人姓名及时间，作为以后的查询依据。各项公文通过“执行”这一环节，其办理结果便一目了然。

5.勾稽。勾稽，是文书人员，一般是勾官，对公文进行归档前检查的过程。检查的内容有以下几点：第一，该文书是否处理完毕；二，判词，即长官的批示是否得到落实；三，需要粘连之处是否粘连起来，押缝处是否签署划押；四，该公文是否违期，注明该公文收到及处理完毕时间。检查完毕，应写明“检无稽失”，加盖印章。还有要补充的情况，也可以此注明。

6.抄目。勾官所作供检索之用的抄目，类似于今天拟写的文件标题或案卷标题。目的是为了查找方便。因为唐代文件一般是卷轴式保管的，文件卷起来的，抄目正好露在外面，查找时，不用打开卷轴就知道这个文件是什么内容，非常方便。

四、唐代公务文书规范化的意义

唐代统治者非常重视文书工作，通过设立关于公务文书的制作、内容、成文时限、文书传递、文书管理等方面的法律条文，使其最大限度地发挥作用。《唐律疏议》将稽留文书、误制文书等一般行政失职行为当作犯罪而给以刑事处罚，既反映了封建法制的残酷性，也体现出了唐代政府对公务文书制度给予的高度重视，这与我们当今社会的文书工作有很大不同。如今的秘书工作中如果出现了一般公文工作方面的过失行为，相关人员最多是受到批评、口头警告等，除非出现非常严重的失误和失职行为，给工作上带来了非常严重的损失，一般情况下并不需要承担过多的法律责任。

由于唐代已经建立了比较完善的违反文书处理工作规定的处罚制度，并以法令的形式保证了其贯彻执行，这对保证唐代前斯政治的清明、高效以及政令的畅通，具有相当积极的意义。同时，唐代文书违法行为的处罚规定区分了故意和过失两种犯罪行为，这表明唐代有关过失犯罪的立法和司法实践在整个封建社会也是十分完备的，凸显了唐代法律的先进性。

从这一角度来看，唐代对公务文书立法实质上更好地规范了文书工作，有利于推进了文书工作的发展，使其更加富有条理；赋予了公务文书更多的权威性与严肃性，增加了文书工作部门的工作效率与沟通能力，实现了公务文书制作、传递的规范化；对侵犯公务文书的行为，也设立了细致严苛的惩罚规定，使公务文书活动受到了必要的保护。可见，公务文书立法实在是非常必要的，法律赋予公务文书的权威性与保护是公务文书发展的必备条件，这对我们今天健全行政制度、加强公务文书管理、提高政府机关的行政效率等方面，都有很多可取之处。

注释：

①《大唐六典》.三秦出版社，1991：19.

②《大唐六典》.三秦出版社，1991：176.

③《大唐六典》.三秦出版社，1991年：199.

④潘嘉，著.《中国文书工作史纲要》.北京：档案出版社，1985（5）：31.

⑤《大唐六典》.三秦出版社，1991：88.

⑥叶梦得.《石林燕语》卷三.中华书局，1984：42.

⑦档案史话.北京：档案出版社，1985：211.

⑧《大唐六典》.三秦出版社，1991：20.

⑨《唐会要》.上海古籍出版社，2006（12）：1176.

⑩《唐律疏议》卷九《职制》.中华书局，1983：196.

⑪《唐律疏议》卷九《职制》.中华书局，1983：200.