浅议文书工作在档案管理中的作用

文/石油报社 谢玉珍

浅议文书工作在档案管理中的作用

文/石油报社 谢玉珍

本文从档案管理工作的定义及特点入手，通过详细讨论文书工作与档案管理之间工作性质流程方面存在的关系，从其内在联系中归纳出档案管理工作中文书工作所起的作用。

文书工作；档案管理；延续

档案是由文件转化而来的，从其运行轨迹来看，文件是档案的前身，档案是文件的最终流向，当然此处所说的文件并非指的是所以文件，准确地说档案是全体文件中具有长期保存价值的那一部分。档案是企事业单位重要工作的记录，是后续备查的重要依据，同时也起到为后续的档案工作的借鉴作用。因而，做好文书工作对于档案管理是具有重要意义的，是档案管理体现利用价值的重要基础。

一、概述

（一）定义。档案管理也叫作档案工作，从狭义上讲是档案馆直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。从广义上讲，档案管理是指所有将特定文件按照一定的管理规定进行整理、装订、进行保存以及为未来备查为目的的工作。

（二）特点。由于档案工作是日常工作的积累，具有备查参考的目的，故而决定了其具有基础性、严谨性、重复性和目的性等特点。

二、文书工作与档案管理的关系

文书工作和档案管理工作都属于日常工作的范畴，两者之间存在时间上具有连续性和目的上的延续性，相互依存，辩证统一，文书工作从制程上看是档案管理的基础，档案管理工作从流程上来讲是文书工作的延续，同时，档案管理的利用质量也是检验文书工作质量的手段之一。

（一）文书工作是基础。我们知道，档案的形成是由于文件的流入，而文件的质量是由文书工作决定的，所以说吗，文书工作的质量不仅直接影响到本身的日常工作和企业管理的成效，同时也对文件在后续的流动中转化成档案后的质量产生基础性的影响。档案是由众多的文件组成的，文书工作的质量，如文字能够有效保持的时间、格式的统一性、语言的严谨性和文件形成风格的连续性等都是直接影响形成档案后未来利用质量的关键点。

（二）档案的利用质量是检验文书工作的标准。档案的目的就是利用，不论是用来作为日后工作备查参考，还是未来相关政策执行的重要依据都是利用的一个方面。使用者在使用的时候，其使用的直观感受以及从中获取帮助的难易与多寡为利用的质量，而利用的质量则都是由当初的文书工作来决定的，反过来说，档案的利用质量也是检验当初文书工作的一个重要标准。

（三）档案工作是文书工作的延续。文件归档是文书工作和档案管理工作相互连接的焦点，它在文件的运行轨迹中可以说是从文件向着档案身份变化的标志，也就是说，归档是文书工作的终点，是档案管理工作的起点。从时间的形成上来说，两者之间存在连续性。

三、文书工作在档案管理中的作用

文书工作对档案管理工作的作用可以分为三个方面，第一个方面的作用是文书工作是档案利用价值体现的有效保障；第二个方面作用是文书归档在日常文书工作和档案管理之间充当桥梁和纽带；第三个方面作用是文书工作做一个管理手段支撑着档案管理。

（一）文书工作是档案利用的有效保障。文书工作是档案管理的开始环节，文件制法的规范与否、文件打印可保存时间长短和文字表述严谨程度等直接决定了其形成的档案的质量，影响到后续档案备查利用的难易程度。

（二）文书立卷是日常文书工作和档案管理之间的纽带。企事业活动中形成和使用的文书处理完毕后，一部分随着记述、办事等现行功能的结束而结束，失去其价值被淘汰。另一部由于对日后具有备查价值，则会被选择保存，并将其零散文件，按照他们形成过程中的联系和一定规律进行系统整理进行归档处理这种工作就是文书最基本的归档工作。文书归档工作就是文书工作的最后一步，之后被整理完成的文件就形成了档案。

（三）文书工作是档案管理的重要手段。严格意义上来说，档案管理实际上是文书工作的一部分，从行为上来说文书工作是档案管理的手段。做好文书工作，关键是贯穿于平日工作的文件收集影响到需要归档文件的完整与安全。在实际的管理工作中，文件材料收集应该做到文书人员的专人转岗负责，同时要求其具有相当程度的主观能动性，能够自主的利用多种有效措施，从不同渠道将要归集的文件收集起来，为归档打下基础。

四、结语

从文书工作在企事业单位的各项工作中所表现出来的地位来看，它具有非常重要的地位，是不可或缺的日常基础工作，对于推动企事业单位的整体工作，提高工作效率和质量具有重要作用。文书处理与档案管理工作是相互衔接的两个流程，是密不可分的两个环节。正因为文书工作和档案管理工作之间存在的相互依存和辩证统一的关系，对于档案管理利用这个目的，其有效的利用质量好坏不能离开平日文书工作的积累，档案管理工作的质量不是独立存在的，从这个意义上说，文书工作是做好档案管理工作的基础保证。因此，做好档案管理工作，应该从源头开始抓捞，即从细节上开始做好文书工作，为档案管理的有效利用打下坚实的基础。

[1]赵巍.试论文书档案管理的信息化[J].黑龙江史志,2012(12).

[2]郭金菊.浅谈文书档案管理工作的研究[J].办公室业务,2012(11).

[3]查荣.建立文书档案数字化管理模式的必要性[J].价值工程,2012(23).