档案服务视角下高校档案的信息化建设

刘彦丽

（武夷学院 档案室，福建 武夷山 354300）

档案服务视角下高校档案的信息化建设

刘彦丽

（武夷学院 档案室，福建 武夷山 354300）

摘要：档案服务来自思想观念、人员素质、科技发展、经费投入、资源管理等方面，针对档案服务的主体和服务对象，从档案工作者和利用者的不同角度分析、探究服务的现状，借助数字时代这个平台，加快档案信息化建设，将档案利用的重点转移到档案信息的传播与共享，使多种载体的档案在服务中发挥更广泛的作用，体现自身价值。

关键词：档案服务；高校；档案信息化；建设

高校档案服务是因为组织或个人对档案的需要，对档案室（馆）藏的档案进行提供利用的工作，具有常规性与被动性的特点，在非主观意识的驱使下，保持良好的工作状态，完成常规的工作任务，保证档案工作平稳常态。然而，档案服务的服务模式，不能适应当今社会的科技发展，必须树立主动服务的观念，产生自觉服务行动，与时俱进，通过档案服务的表象特征，基于科技发展平台，加快档案信息化建设的进程，将档案利用的重点转移到档案信息的传播与共享，使多种载体的档案在服务中发挥更广泛的作用，体现自身价值。

1　高校档案服务存在的主要问题

1.1封闭传统的管理方法制约了档案服务的创新

1.1.1档案工作的政治性束缚了信息资源的开发

建国初期党和国家将档案工作定性为政治性的工作，其任务是为党和国家的各项工作服务。由于档案本身的特点，高校档案在服务方向、机要保密性、维护历史见证等方面有一定的政治要求，使得档案管理部门存在“为保管而保管”、“重保管轻利用”的思想，而档案的利用是根据利用者的需要进行的。长期以来，档案工作的政治性禁锢了档案服务的创新，认为“你查我调”就是档案利用的方式，根据需要提供利用是档案工作者的职责，使档案工作“安于现状”，没有社会效益与经济效益的观念；特别是在处理利用与保密的关系上，过于保守，在“利用危险，保密保险”思想驱使下，档案提供利用是慎之又慎，局限于档案实体的原始信息服务，缺乏积极主动的服务意识，忽视档案与社会的结合点，在一定程度上阻碍了档案用户需求个性化与深层化的研究。对于整理好的档案束之高阁，不能积极有效地开发档案信息资源，造成档案资源的浪费。

1.1.2重管理轻利用缺乏现代服务意识

从管理内容深度来看，高校档案实体的收集、整理、保管是借助记录档案信息的纸张、胶片、磁带、光盘等物质材料完成的，档案实体管理的侧重点是承载档案信息的物质材料，是档案本身，在管理方法上具有稳固性和单一性。目前，高校档案管理对象仍是以纸质载体为主的实体档案，中心工作是档案的整理与保存，将承载信息的物质材料进行整理、归档，实施档案管理工作的一切活动。传统档案服务内容多是提供档案实体（载体）等物质原件为主，开展复制、阅览和外借等服务项目，但缺乏对文件、档案所承载的信息、知识的提供和集成的服务理念，没有对档案文献信息中的知识单元、知识内容进行浓缩、提炼，引导用户找到自己真正需要的信息的意识，没有将最大限度满足档案用户需求作为档案工作的重要目标，档案部门在深度发掘档案信息、主动提供服务、创新服务方式等方面缺乏力度。

1.2利用者的档案意识，削弱了提供利用的主动性

高校档案利用者要具备两个条件：有一定的档案需求；具备一定的档案利用能力，两者是构成利用者的必备条件。档案利用的效果和效益是由服务主体、服务对象、服务条件决定的，服务对象即档案利用者的需求和自身利用能力构成其利用活动的内驱力。档案需求的主观愿望不可能达到档案服务的目的，档案需求推动人们行为活动的动机，是动机形成的内在条件，但行为动机不等于具备利用档案的能力；具备了利用档案的能力在需求条件下才能满足需求，消除动机。高校档案服务总要面临档案意识、档案机构及利用者个人等方面的障碍，服务的形态模式显得被动。

1.2.1档案意识淡薄

千百年来，档案在神秘面纱笼罩之下，人们对档案的价值及其作用知之甚少，加之服务措施不力，影响了社会公众的知情权，甚至会延伸到日后用户对档案的需求，失去很多的利用者。淡薄的档案意识对档案服务工作影响很大，档案提供利用服务时，利用者的档案需求在档案利用中的地位和作用，成为档案服务工作的主要研究对象。

1.2.2档案机构的公众形象欠佳

档案机构的形象是指档案馆（室）行为及其活动的成果在社会上和人们的心目中留下的印象和获得的评价，它是档案机构的实际行为在公众舆论和人们头脑中的投影，是社会公众的总体评价和认定，没有良好形象的档案机构不可能取得公众的信任[1]。档案利用者来源于公众，档案机构良好的公众形象是档案文化的综合体现，是刺激社会利用需求的外在反映。社会利用需求是影响档案意识的重要因素，档案意识的思维之一是社会需求程度，包含硬性需求和弹性需求两种，档案机构的形象对利用者的弹性需求具有牵引作用。由于档案机构的公众形象是在具体的工作中树立的，存在于工作的每时每刻，很难制定一个具体的范畴，因而，我们更多地是从社会形象、服务形象、管理形象等方面揭示档案机构在工作中普遍存在的问题。

首先，为社会公众提供档案支持的社会形象。作为集中保管各门类档案和开发档案信息资源的档案机构，应坚持积极作为，发挥档案特有的优势，加强相关档案资料的收集梳理和鉴定利用，积极为公众提供支持和帮助。

其次，优质高效的档案服务是树立良好形象的重要渠道，但要依靠档案工作人员的共同打造。利用者利用档案时，是基于一种需要、一种欲望，而且与接待查档人员直接发生关系，因而，在实际工作中，人们总是把档案提供利用作为衡量档案馆（室）业务开展情况的尺度，工作好坏的标志。

再次，塑造以知识管理为手段的管理形象。知识管理对档案的信息管理进行了拓展和深化，目的是在档案信息管理的基础上通过知识挖掘和知识重组，实现知识共享和知识创新，提高组织的创新能力、反应能力以及技术技能提高应变能力。档案部门在知识管理变革中进行精加工，使档案情报化、知识化，形成组织体系多元化、人才体系综合化、管理体系网络化、服务体系社会化的创新体系[2]。

2　制约高校档案信息化建设的主要因素

随着信息社会的到来，高校档案业务建设的重心向信息化、现代化方向转移。从目前实际情况看，档案的信息化建设还存在多种条件的制约。

2.1档案管理面临的经费问题影响着档案信息化建设的质量

档案信息化的重要环节是档案信息的数字化过程，实现档案信息的数字化、网络化，管理服务的现代化，必须获得相关软、硬件设施的支持，而且不断更新，需要投入大量的人力、物力、财力。档案工作的经费来源是依靠行政拨款，也就是说，有限的经费投入难以满足设备的不断更新与换代，这种经费严重不足的状况，难以满足档案信息化建设的需求[3]。

2.2档案管理系统应用难以实现数字图像与数字文本的统一管理

档案信息数字化的内容包含档案目录信息数字化和档案全文信息数字化两个层面，每份归档文件的数字图像或数字文本必须与其目录数据建立联系，才能有效的管理和利用。随着现代科技水平的不断提高，以计算机技术为主体的科学技术应用于档案管理软件的开发，利用计算机技术建立数据库，集成档案实体信息资源，将档案承载的信息存储、定位，建立档案信息资源数据库，向档案用户提供准确的服务。对于档案全文信息的管理则存在两种状态：一是实体管理状态，经过档案实体的分类、归档，利用时通过智能检索获取查找信息，回归到档案实体的利用服务；二是采用电子扫描、计算机录入等方式将档案承载信息转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本，形成不同的记录方式，提供保管、利用与档案原件存贮信息真实一样的数字化的档案信息库。

2.3档案人才队伍不能满足档案信息化建设的需要

长期以来，档案队伍建设是档案界的热议话题，现实工作中，档案人员的“选”用通常是由人事部门进行操作的，主要体现在两个方面：一是通过单位内部调整来完成档案的人事匹配工作，这些人员的档案专业知识缺乏，综合素质不高，通常是先上岗后培训；二是引进信息技术和信息化应用的专业人才，包括信息处理人员、数据库生产与维护人员、网络环境创建与维护在内的专业人才，建立适应信息化时代的档案管理队伍，然而，凭借档案部门的社会认知度和影响力，不足以吸引这些高层次的人才充实档案干部队伍，形成实际操作人员占比重较大，懂管理、懂技术、懂业务的研究型、复合型人才匮乏的结构状况。档案队伍的“育”人工作任重道远，现有人员队伍中，普遍存在知识面窄、知识老化等现象，即便是经过系统的档案专业学历教育和已经取得中、高级档案专业技术职称的人员，面对档案管理工作中出现的新内容、新问题无以应对。档案工作的性质、特点及发展，使得许多档案专业的毕业生都不愿从事本专业的工作，或是从事一段时间后，放弃或转行。上述种种原因，使档案人才队伍建设成为档案信息化建设难以突破的瓶颈。

3　档案服务视角下高校档案信息化建设的思考

3.1以档案服务促进高校档案信息化建设

档案服务在方法上具有“常规性”的特点，档案管理部门存在“为保管而保管”的思想，传统的“闭架借阅”“你查我调”的服务方式较为普遍。科学技术的进步，使档案服务现状面临挑战，利用者对档案的需求不满足于单一的载体形式，打破原来信息与载体合综而一的理念，向着载体与信息的可分离性转移，针对信息流动性特点，可以依附各种载体，利用者更多寻求的是档案信息的传递与共享。由此，催生了档案管理活动中应用现代信息技术，对档案信息资源配置、管理和利用提供服务，实现以档案实体保管为重点向社会提供服务为重点的转变过程。相对而言，“创新性”的服务方式灵活多样，现代化管理手段储存的各种信息，更有利于利用和开发，为档案工作注入了活力。档案信息化建设是档案管理现代化进程的核心，尽最大可能多投入基础设施建设，强化档案信息资源建设，制定档案信息化的标准规范，提供档案信息资源开发利用和档案信息网络建设技术保障，开发应用系统，加强人才队伍建设，这是档案信息化的成功之本。面对日新月异的技术革命，我们应不断探索新形势下档案信息化发展的规律，完善信息化体制机制，有效推进档案信息化建设，提高档案服务能力。

3.2以主动服务的理念推进高校档案信息化建设

主动服务是指人与人之间在交往的过程中，所体现的个人为别人提供热情、周到、主动的服务欲望。将这个理念融入档案信息化建设中，可以实现档案工作者角色的转换，即：从档案业务的操作者变为档案审计员，履行监督、检查和控制职责。档案信息化建设是信息社会发展的必然，而主动服务对档案信息化建设有推动作用。档案工作者处于信息化建设的主导地位，有了主动服务的意愿，就会寻求有效的技术手段，实现服务方式的转变。通过纸质档案的数字化，电子文件的归档与接收，档案中心工作由传统的保管模式转移到档案信息管理模式，成为信息控制中心；档案的媒介形式由单一的纸质向电子化、数字化方向发展；档案管理软件的开发，档案网站建设，使档案管理的数字化和传输平台的数字化成为趋势，档案的利用由过去的“物流模式”转化为“信息流动模式”，档案应用凸显及时化。在档案信息化的过程中，档案工作者的主动性受到两种相反力量的促动和制约：一方面，为满足社会需求，尽可能加快档案信息化建设的步伐；另一方面，档案信息化建设尤其是档案数字化过程要遵循“利用优先，分步实施”的原则，不能盲目进行，因此说，主动服务的理念推进档案信息化建设，档案信息化进程的种种约束、矛盾，制约了主动服务的热情。主动服务的理念参与了档案信息化的运作，推进了档案信息化建设。

3.3以社会需求为契机强化高校档案信息化建设

档案信息化建设是不可阻挡的历史进程，社会对档案需求开启了档案信息化建设的窗口，借助社会需求的动力，推动档案信息化的质量上水平，运用技术化手段，存贮、管理、加工数字化，形成形式多样、应用方便、快捷便利的高质量信息资源，实现供给能力的提高，以高质量的信息资源接受利用者的检验。档案信息化建设所产生的效益和贡献往往隐藏在建设成果的总效益之中，社会需求体现了信息化建设成果的价值，是档案信息化建设价值的回归。社会需求与信息化建设相互制约，协调发展。了解社会对档案信息的需求，使档案信息化建设有方向感；同时，行之有效的信息化建设，能够满足社会需求，两者都是以社会利用需求为切入点，以体现档案价值为基点。通过社会需求，研究和掌握社会对档案信息需求的特点和规律，以此为参照目标，强化档案信息化建设。

参考文献：

[1]王建玲.档案馆的“公众形象”与“社会影响”[J].档案管理，2009(1):84.

[2]栾淑莉,刘金爱.谈谈网络环境下的图书馆服务创新[J].现代情报,2003(1):102-103.

[3]姜以敏,于霞.加强人事档案管理信息化建设[J].黑龙江档案,2008(3):67.

（责任编辑：华伟平）

中图分类号：G647.24

文献标识码：A

文章编号：1674-2109(2015)09-0106-04

收稿日期：2014-11-24

作者简介：刘彦丽（1961-），女，汉族，研究馆员，主要研究方向：高校档案管理。

Status of Archival Services to Promote the Process of Informatization Construction of Archives in Colleges and Universities

LIU Yanli

（Archives Department，Wuyi University,Wuyishan,Fujian 354300）

Abstract:The archives service from the concept,the quality of personnel,technology,funding,resources management and other aspects,the main file service and the service object,service,to explore the status quo analysis from different angles in archives and users, with the help of this platform of the digital era,speeding up the construction of Archival information,will shift the focus to the spread of archives the file information and sharing,so that a variety of carrier archives play a broader role in service,reflecting their own value.

Key words:archives service;universities;archives;informationization;construction