基于用户需求的高校机构知识库服务体系探讨

●左瑞玲（中国石油大学（华东）图书馆，山东　青岛　266580）

基于用户需求的高校机构知识库服务体系探讨

●左瑞玲（中国石油大学（华东）图书馆，山东青岛266580）

［关键词］机构知识库；用户需求；服务体系；高校图书馆

［摘要］建立基于用户需求的高校机构知识库服务体系，如提供个性化的学术信息空间、建立有效的自存储服务体系、建立基于机构库的学科发展分析管理体系和基于机构库的用户科研绩效管理体系等，能够促进高校机构知识库的可持续发展。

1　前言

机构知识库（Institutional Repository）又称机构信息库、成果数据库、机构知识库、机构典藏库,是收集、存放由某个或多个学术机构（如大学、研究所、图书馆、博物馆等）创造的,可供机构内外用户共享的学术文献数据库。［1］我国的机构知识库建设始于2004年初，时任上海图书馆馆长的吴建中先生在其发表的论文中探讨了“‘机构库热’对图书馆整体管理模式的冲击”，［2］首次将国外关于机构知识库研究的部分研究成果引入国内。2005年7月，以北京大学图书馆为首的国内50多所高校图书馆在武汉大学召开了“中国大学图书馆馆长论坛”，并在会后联合发表《图书馆合作与信息资源共享武汉宣言》，在宣言中明确指出我国高校图书馆应“建设特色馆藏，开展特色服务，建立一批特色学术机构库”。［3］会议之后，机构知识库的建设在国内，特别是我国高校图书馆逐步开启。［4］

机构知识库建设的目的是为了系统整理和长期保存高校师生和科研人员创建的学术资源，并为高校的教学和科研服务。然而，在实际调研过程中，笔者发现，虽然越来越多的国内高校建立了本校机构知识库并向高校师生和科研人员提供了服务，建成了以厦门大学学术典藏库、北京大学机构知识库和清华大学机构知识库等为代表的具有一定影响力的高校机构库，但是大部分机构知识库的服务并不尽如人意，究其原因主要有两方面：一是高校师生和科研人员对机构知识库不甚了解，影响了机构知识库的使用；二是当前机构知识库的服务模式相对单一，无法满足高校用户多方面的信息需求。本文在对用户需求分析的基础上，探讨如何对现有的机构知识库进行服务体系方面的改进，使其能更好地满足用户的信息需求。

2　高校用户对机构知识库服务的需求分析

笔者在中国石油大学（华东）机构知识库建设前期，针对用户对机构知识库的预期服务需求进行了调研，根据调研分析可知，高校师生和科研人员等用户对机构知识库服务的需求主要集中在以下几个方面。

2.1高校用户需要一个管理学术信息交流的空间

高校教师和科研人员在教学和科研过程中经常有许多资源，如未处理的科研数据、未完成的工作文件等需要中转存储，以便在办公室、实验室、家里甚至出差途中随时进行工作。高校教师的一些教学资源，如教学课件、教学参考资源、供学生自学的课程资源等与学生交流共享的资源也需要一个合适的交流空间。目前常用的资源中转和交流方式有电脑、移动硬盘或U盘等，这些方式虽然安全系数高，但需要随时携带，使用不方便。当然还有网络存储，如网络云盘、个人主页、博客或电子邮件等，但这些方式都要先把资源存储在一些商业性的云存储空间，而这些空间由于信息庞大，访问人员繁杂，容易受到病毒和恶意攻击，信息容易泄露。如2014年4月份爆发的网络“心脏流血”漏洞就是一个很好的例证。因此，机构知识库作为高校自建的服务于高校用户的学术资源数据库，可以按照用户的需求，为用户量身定制安全、专业的学术信息交流空间，用户可以按照自身的

需求，存储需要中转和共享交流的学术资源，并在需要的时候随时登录网站检索或下载使用，而不必担心出现网络不通或死链接。

2.2高校用户需要一个稳定安全的学术资源存储空间

高校是学术和科研并重的学术研究机构，教职工和科研人员在教学和科研过程中产出了大量的学术资源和科研成果。这些研究论文和科研成果大多散乱的存放在各个数据库、院系网页、网络云盘、个人主页或博客等，没有进行系统的收集和存储。有些高校虽然在校园数字化管理系统建设过程中设立了科研项目管理功能模块，但是并没有对这一部分进行细化管理，而且这一功能模块主要是管理已发表的论文或已完成的科研成果，对于一些未发表的灰色文献，比如科研数据、研究笔记、教学参考、工作文稿等，则不作收录。而涉及广泛信息范围的灰色文献资源由于大多具有独到的见解、新颖的观点等特殊的参考价值，相关科研人员也希望通过某种渠道能与同行进行交流。然而，这些灰色文献资源由于没有公开发表，再加上涉及到知识产权保护等问题，因此，科研人员在选择信息交流渠道时更是慎之又慎。

机构知识库的建设恰好可以解决以上这些问题，能够为高校用户提供一个稳定安全的学术资源存储空间。在用户和机构库建设者的共同努力下，为高校用户的学术资源和科研成果进行系统的收集整理和存放管理。用户的学术论文是否被权威数据库比如SCI、CSSCI、EI等收录，所发表的论文被引用情况如何，用户的科研成果取得了哪些荣誉和影响力，比如获得什么奖项，社会效益如何等，这些信息在机构知识库中都可以体现出来。另外，对于未公开发表的灰色文献资源，机构知识库在为用户提供检索服务的同时，也加强了知识产权保护意识，要求用户在合理合法的范围内使用，为灰色文献资源提供了一个安全便捷的交流途径。

2.3高校用户需要机构库提供深层次的学术信息服务

如今，许多高校都采购了由专业数据库商开发的大型综合数据库，但是否有了这些数据库，就能满足高校教职工和科研用户的需求？答案是否定的。随着信息技术的发展和教学科研的不断改革，高校用户对机构库深层次信息服务的需求越来越迫切。高校教职工和科研人员等作为一个比较特殊的用户群体，既要传播科学信息，还要参与教学、科研的创新，一些特殊的信息服务需求是专业数据库无法提供的，比如对本校学科专业分析管理的服务需求，对个人科研成果绩效管理的服务需求等。作为高校自建的机构知识库正好可以弥补专业数据库的空白，利用自身独特的优势满足高校用户的信息服务需求。

3　基于用户需求的高校机构知识服务模式探讨

3.1开设专属学术信息空间，为用户提供个性化的学术信息交流服务

机构库为每位高校教职工和科研人员设立专门的学术资源交流空间。为了统一管理和简化认证账户，机构库系统采用用户统一身份认证，借鉴高校数字化校园的建设经验，与学校相关部门协商，把数字校园里的用户账号和密码直接导入机构库，并为每个账号分配一定的空间，用户可以直接用数字化校园的账号和密码登陆个人空间。

在个人专属的学术信息空间，用户拥有对该学术空间的资源进行管理的权限，可以进行资源分类管理，对空间资源进行添加、删除等。对于该空间的资源共享权限，用户也可以根据具体情况自行设置，比如设置保密、指定特定人、指定特定时间、部分共享或完全共享等，以保证用户的权益不受侵犯，用户可以放心地把论文、研究成果、教学资源以及正在进行的研究工作进展情况等放在个人学术空间进行保存、中转或共享。如果用户选择共享论文和科研成果，则用户的科研成果就多了一个被检索的途径，增加了论文被引用的概率，用户也多了一个与同行交流的渠道；如果用户在机构库与学生共享教学课件和教学参考资料等，则增加了一个师生交流的方式，把课堂教学延伸到了网络教室；如果用户选择在机构库存储和中转正在进行的工作，比如正在研究的项目进展情况、未处理的科研数据或正在撰写的论文等，则用户可随时调取，而不需借助于移动存储工具或其他商业网络存储。

3.2建立有效的自存储服务体系，为用户提供便捷的学术资源存储服务

3.2.1改善机构库自存储服务平台

首先，机构库建设者应该站在用户的立场考虑如何改进机构库自存储服务平台，设计用户界面简洁、用户资源提交程序简单的自存储服务平台，使其更加便捷，更加人性化，方便用户使用。其次，简化注册登陆程序，登录账号就是系统已经设定好的个人数字化校园账号。另外，还要有实时的网络在线服务，比如QQ、微信、微博、邮件以及电话等，为用户提供多途径服务。

3.2.2提供多种自存储服务模式，供用户选择

对于用户存储原创学术资源，可分为完全自存

储、部分自存储和机构库管理者代为存储三种存储模式。在机构库建设之初，机构库管理者把高校用户已发表的学术资源批量导入到每位用户对应的个人学术空间，用户可根据个人情况，对已导入的资源进行分类管理、修改、添加或删除、设置相应的访问权限。之后，用户原创的学术资源，包括已发表或未发表的文献，可采取自主存储或机构库管理者代为存储。自主存储资源，可以登录机构库自助存储平台，自主完成资源存储，该存储模式的优点是便捷快速，机构库管理者审核之后就可以发布，提供给用户进行浏览、检索等。如果用户自存储不方便，也可以联系机构库管理者代为存储。后两种存储方式的优点就是帮助用户节约了存储资源的时间，机构库管理者代为存储也保证了存储格式的完整合格。

3.2.3加强灰色文献资源管理，免除用户后顾之忧

针对灰色文献资源，机构库管理者要及时尽到监管和维护的职责，使灰色文献资源得到恰当合理的利用，保护知识产出者的合法权利和利益。机构库管理者首先要通过网页声明、版权协议、司法维权等方式妥善解决用户最关心的灰色文献资源的知识产权问题；其次，要通过相应的技术手段推广资源，增加资源的被检索利用途径，提高资源的学术影响力，并关注灰色文献资源的使用情况，比如浏览次数、下载次数、被引次数等。另外，机构库管理者要积极与高校相关部门协商，按照一定的标准，比如下载次数、被引次数等，把机构库中的灰色文献资源纳入到学校的职称评审、考核、科研成果管理等体系，提高用户存储资源的积极性。

3.2.4加强宣传推广，提高用户自存储积极性

机构库的宣传推广有多重途径，主要分为两大类。一是面向高校领导层的宣传推广。机构库主管部门以高校校长、学校董事会成员、各学院院长等高校高层管理人员作为首要的宣传对象，举行机构知识库建设发展论证会，通过成功案例演示说明机构知识库可能带来的利益,激发机构高层管理者对机构知识库的认同，或者把机构库相关信息以电子邮件形式发送给高校管理人员，让高校领导层认识到机构知识库的作用和价值，从而便于申请到资金和政策的支持。二是面向用户的宣传推广。一方面是让用户了解机构库，认识到机构知识库的独特作用，机构知识库可以实现其他数据库或网络无法实现而用户又有需求的功能，比如个性化的学术空间、文献资源的保存和管理、学科专业分析、科研绩效管理等。另一方面是教会用户如何在工作和学习中使用机构知识库。机构库管理者可通过专题讲座、印发图文并茂的使用手册以及详细的网络使用指南等方式，为用户提供机构库使用技能的培训，同时，可以通过邮件、电话、QQ、微博以及微信等适时解答用户使用过程中遇到的问题，帮助用户学会并熟练使用机构库。

3.3建立基于机构库的学科发展分析管理体系，为高校学科发展提供参考服务

学科专业建设是高校办学水平和科研影响力发展的基础。明确的目标是学科专业建设的灯塔，而这要源于高校决策者和相关参与者对本学科的发展有清晰的了解和深刻的认识。高校的教师和科研人员由于各种原因，不方便对本学科的专业发展进行整体详细的分析，基于此，建立基于机构知识库的学科发展分析管理体系就显得的尤为重要。

首先是资源的收集整理，这是学科发展分析体系建设的关键一步。资源收集的全面完整，分析的结果才能权威和有价值。第二步，借助于科学高效的统计分析软件，对现有的资源进行统计分析，主要分析方向有两个：一是按发表论文的情况进行分析，可以按作者、主题词、研究方向、发表时间分析，并且每个分析方向都统计出在核心期刊发文情况、国外重要期刊和数据库收录情况，比如SCI、EI、EBSCO等；二是按科研情况进行分析，分析该专业一定时间段内所参与的科研项目，包括项目类别，项目成果，获奖情况等。第三步，借助于统计分析结果，总结出本校本专业的学科发展情况，关注的热点和研究方向，从而为本校的学科专业发展提供参考意见。

3.4建立基于机构库的用户科研绩效管理体系，为用户提供科研绩效分析服务

科研绩效考核是高校的常规工作，涉及人员多，项目杂，费时费力。而机构库存储了高校用户的相关学术资源，所以，建立基于机构库的用户科研绩效管理体系，为机构用户提供个人的科研绩效分析报告既是用户的需求，也是机构库可以实现的功能。

在构建用户科研绩效管理体系时，首先要确定的是科研绩效考核涉及的项目类别。从高校的教学科研情况分析，科研绩效考核涉及的项目主要有承担或参与的科研项目、发表的论文、教学改革项目、学术报告、参与的会议及一些灰色资源等，而这些项目所涉及的资源都在机构库的收集整理范围内。高校用户只需要按照机构库的相关要求尽可能完整地把资源存储在机构库中对应的个人学术信息空间，后续的工作由机构库来处理。

而对于存储的资源，机构库也按照不同的类别，有相应的管理措施。例如，针对科研项目的管理，分为国家级、省（部）级、市级等，每个科研项目包括项目介绍、研究团队、研究进展、研究成果（含论文、专著、专利、报告、获奖情况）等。机构库资源审核人员在审核这类资源时，尽可能地补充完善。针对发表的论文、参会论文、开设的讲座报告以及灰色文献等资源，机构库系统会实时记录其点击浏览量和下载量等。并且机构库资源审核人员在审核机构用户已发表的论文时，会及时添加该论文被相关数据库（例如SCI、EI、CSCI等）收录的情况。这样，用户只需登录机构库就可以查询个人论文的被收录情况。

机构知识库主管部门在做好机构库建设和管理的同时，应积极主动和学校相关部门如人事处、教务处、科技处等协商，在教师和科研人员职称评审、个人考核、项目申报以及申报奖项时以机构库中存储的数据为准。如果这一措施能够实施，则可大大提高用户自存储和及时维护资源的积极性，并以此形成良性循环。

［参考文献］

［1］王瑞文，刘东鹏.构建高校学术信息机构库的知识交流环境分析［J］.情报理论与实践，2008 （4）：554－556.

［2］吴建中.图书馆VS机构库——图书馆战略发展的再思考［J］.中国图书馆学报，2004（5）：5－8.

［3］中国大学图书馆馆长论坛.图书馆合作与信息资源共享武汉宣言［J］.大学图书馆学报，2005 （6）：3－4.

［4］喻文，何琳.机构知识库的发展及图书馆的应对策略［J］.图书馆学刊，2009（7）：30－32.

［收稿日期］2014－07－25 ［责任编辑］李海燕

［作者简介］左瑞玲（1978－），女，硕士，中国石油大学图书馆馆员，发表论文5篇，研究方向：信息资源建设。

［基金项目］本文系中国石油大学（华东）2012年度高等教育研究项目"教学文献信息资源服务体系建设"（项目编号：GJKT201204）的研究成果之一。

［文章编号］1005－8214（2015）05－0065－04

［文献标志码］A

［中图分类号］G250.74