新建应用型本科高校提高档案管理工作水平途径的探索与实践——以齐齐哈尔工程学院为例

郭学玲

(齐齐哈尔工程学院，黑龙江齐齐哈尔161005)

新建应用型本科高校提高档案管理工作水平途径的探索与实践
——以齐齐哈尔工程学院为例

郭学玲

(齐齐哈尔工程学院，黑龙江齐齐哈尔161005)

档案工作是应用型本科高校的重要基础工作之一,以齐齐哈尔工程学院为例，从着力提升档案管理工作的软硬件水平、将档案管理工作摆在重要位置和注重发挥档案管理工作作用三个方面，探索新建应用型本科高校提高档案管理水平途径。

应用型本科高校；档案管理

新建应用型本科高校档案管理工作作为当前我国高等教育事业的一个相当重要的组成部分，是培养职业型、应用性人才的关键。随着《国务院关于加快发展现代职业教育的决定》和《现代职业教育体系建设规划（2014-2020年）》的颁布，我国越来越重视职业教育，档案管理工作在职业院校（含应用型本科）发展中的地位和作用也显著提升，在当前的新形势下，加强档案管理工作是更好地服务于学校的现代化建设、更好的服务于社会发展的需要。

齐齐哈尔工程学院从1991年白手起家建学校，到2001年被省政府批准为高职院校，2011年升格为本科院校，历经20年建成齐齐哈尔市第一所地方普通本科高校。学校档案室成立于2000年，从“零档案”到获得齐齐哈尔市档案先进集体、黑龙江省高校档案工作先进集体、黑龙江省档案工作先进集体、国家二级科技事业档案管理单位等荣誉称号，始终围绕学校中心工作，以“三项建设、四个到位和五个重点”为根本，探索档案管理工作的规范化、标准化和科学化。

一、提高档案管理工作水平要加强三项建设

（一）基础设施建设

根据档案室建设规模的要求，要为学校档案发展做出详细规划。如：根据学校建设规模、学校中长期规划等设定档案室面积、专用房间以及二级单位档案专用库房等。在档案管理工作不同时期的需求，逐年购置各种设备设施，如档案柜、防磁柜、温湿度计、计算机、复印机、打印机、碎纸机、扫描仪、档案信息化管理软件等。并要从学校财政上逐年加大购入，改善档案管理条件，为档案管理工作上水平创造物质条件。

（二）制度建设

档案管理工作制度必须以国家和地方档案法律法规为基础，再结合档案管理工作实际，制定完善高校档案管理发展的系列规章制度，使之行之有据、有章可循，从制度上保证档案管理工作规范有序。

（三）档案管理队伍建设

根据我校实践看来，提升档案管理工作水平必须要重视档案管理人员的培训，以及提高档案人员的业务素质和教职工档案意识。首先要开展校本培训。档案管理工作的校本培训要分级、分层次进行。校级校本培训主要面向干部、专兼职档案和新入职教师开展，二级单位校本培训主要面向各单位教师开展，班级校本培训主要面向各班级档案员。其次是定期邀请省、市级档案行政部门专家、领导为师生做讲座，并有针对性的开展现场业务指导。最后是要到省、市内的兄弟院校、企事业单位开展实地参观考察，学习进行经验和做法。

二、提高档案管理工作水平要注重四个到位

领导重视到位。要把档案管理工作作为“一把手工程”来抓，并作为年度考核项目。还要将其列为学校教代会报告和学校年度计划的重要工作内容，明确工作目标，与其他工作同部署、同检查、同考核。

机构设置到位。要组建以学校主要领导为组长的档案管理领导小组，负责档案工作总体规划，使档案工作同学院各项工作同步发展。

责任落实到位。要严格实施档案工作责任制，把档案工作纳入目标管理，形成逐级传导压力，层层抓落实的档案管理责任运行机制。

人员配备到位。学校档案室要根据业务量配备专职人员，负责全校档案工作管理；二级单位配备兼职人员，负责本单位档案的收集归档及向学校档案室移交档案等工作。各班级设班级档案员，负责本班级档案管理工作。据此形成“学校档案室——二级单位——班级”的三级档案管理工作网络。

三、提高档案管理工作水平要要突出五个重点

（一）突出实践课程建设

第一是招录学生学习档案选修课。根据学校、学生需求开设档案选修课，按照“学习有计划、学员有课题、平时有考核、结业有考试”的原则组织实践教学，75学时，计2.5学分。第二是提供实习场所。根据学生职业选择需要，学校档案室接收学生实习实训，让学生体验职业环境、磨练职业态度、学习职业知识、掌握职业技能。

（二）突出班级档案建设

我校班级档案管理工作基于制定管理制度、开展业务培训、明确收集分工、建立奖励机制、实行统一存放、集中整理归档6个方面展开。从7年的运行时间来看，这项措施不仅有利于培养大学生档案意识，还有利于大学班级管理的规范化与科学化，更有利于高校档案工作的健全与完善。

（三）突出综合开发利用

高校档案要严格按照分类大纲和保管期限表进行划分、归类和组卷，也可根据高校实际情况编制档案目录，以便于保管和检索利用。

（四）突出档案编研工作

高校档案室除按期编写年度大事记、新闻集和年鉴外，还要编撰专项档案材料。各专兼职档案人员还要积极投身到档案管理论文撰写中，从“理论——实践——理论”的循环中，创新档案管理工作。

（五）突出档案检查评优

各省、市档案行政部门均有一套完整的档案管理工作评价体系，各高校还要结合实际，制定本校的考核和奖惩办法，在灵活的检查工作中采取“分指标考核，综合打分评比”的方式，利用检查、查看、调卷、打分、评议等形式进行档案互查互评，建立创新奖励机制，提高档案管理水平。

四、总结

学校管理是一套完善的、科学的、复杂的工程，档案管理是学校建设和发展的一个重要组成部分，是一项长期性、基础性工作。实行档案管理，建立健全规范化的学校档案，有利于提高教育教学质量、有利于对师生的考核、有利于查找和使用历史资料。

综上，学校档案“尘封上是历史，打开来就是财富”，对于彰显一所学校的管理水平、发展历程、文化积淀和办学特色，有着极其重要的意义。

（编辑 马海超）

The Exploration and Practice in Ways of Raising the Level of File Management in New Applied Undergraduate Colleges and Universities——Take Qiqihaer Institute Of Technology as Example

GUOXueling

（Qiqihaer Institute OfEngineering，Qiqihaer 161005，China)

Archival work is one of the important basic work of applied undergraduate colleges and universities.Taking Qiqihaer Institute OfEngineering,for example,fromraisingsoftware and hardware level,put archival management work file in the important position and payattention toshowthe function offile management.Explore the ways ofRaisingthe Level ofFile Management in NewApplied Undergraduate Colleges and Universities.

applied undergraduate colleges and universities;file management

G712

B

1672-0601（2015）06-0005-02

郭学玲（1964.4-），女，硕士，副教授，党建行政管理。