国际工程物资采购管理信息系统研究

中石化中原石油工程有限公司海外工程公司 张亚红

国际工程物资采购管理信息系统研究

中石化中原石油工程有限公司海外工程公司 张亚红

摘 要：随着中国企业进入国际工程市场，企业面临着新的采购和物流环境，同时，以信息技术为主的高新技术不断发展，建立国际工程物资采购管理信息系统，是企业生产运行的重要保障和提高竞争力的有效途径。本文从物资采购管理的演变出发，论述了如何结合采购策略建立国际工程物资采购管理信息系统，为企业国际工程物资管理提出建设性解决方案。

关键词：国际工程 物资采购管理 信息系统

国际工程管理过程中，要应对国内物资供应周期延长，工程所在国物资供应种类不全、价格高，物资标准不统一，商业惯例不同以及法律法规和海关政策的波动，用传统的国内物资管理方式已经不能适应上述要求。利用物资管理信息系统保障物资供应，提升管理水平具有十分重要的现实意义，其中，物资采购管理信息化是物资管理信息系统的核心内容。

1 物资采购管理

1.1 物资采购管理的概念

供应链环境下物资采购管理的定义：物资采购管理是计划、执行、评价和控制采购战略的过程，在此过程中，执行采购决策，指导采购活动，利用企业自身优势，实现公司的长期目标。物资采购管理的目标：对物资进行有效管理，从而降低企业生产成本，加速资金周转，进而促进企业盈利，以提高企业在市场中的竞争力。

1.2 物资采购管理的演变

企业的物资采购管理经历了按库采购、按单采购和准时化采购的阶段，现已进入供应链环境下的战略采购管理阶段。随之，采购上升到战略高度，与企业的战略管理相结合。

1.3 供应链采购管理的核心思想

1.3.1 从为库存采购转变为订单采购

采购活动的管理目标在供应链管理模式下不再以补充库存为目标，而是以客户需求为导向，采用订单驱动方式，以制造订单驱动采购订单，采购订单再驱动供应商，以“拉式”代替“推式”，以“准时供货”代替“库存储备”；信息传递方式变化，供应商共享制造商信息，提高供应商应变力，供应链系统得以准时响应用户的需求，以此降低库存成本，提高企业的物流速度和库存周转率。

1.3.2 重点是管理外部资源，建立业绩评价和激励机制

供应链管理思想是系统性、协调性、集成性、同步性，在生产控制中要求采用基于订单的准时化生产模式，要求企业与供应商保持信息联系和合作，提高企业采购的柔性和市场的响应能力。采购工作的重点是对外部资源进行有效管理，包含：参与供应商的产品设计和产品质量控制，以增强供应链的敏捷性和产品的质量保证；为供应商提供相关培训，改善产品质量；制定供应商评价和激励制度，建立供应商退出机制，形成稳定的、多层次的供应商网络，与战略型物资的供应商建立战略伙伴关系。

1.3.3 企业和供应商是双赢的战略协作伙伴关系

传统采购模式中，系统协调性差，企业和各供应商没有协调一致的计划，供应商与需求企业之间是简单的买卖关系，无法解决涉及全局性、战略性的供应链问题。在供应链环境下，实现企业与供应商双赢的合作伙伴关系，各环节相连形成整体，供需双方紧密合作，表现在供应商在企业的帮助下降低成本、改进质量、产品开发加快。同时，供应商为企业提供上游市场行情分析供企业决策参考，双方建立相互信任的关系，提高交易效率，降低交易费用，用长期合同取代短期合同。这种战略协作伙伴关系解决了传统模式中的信息扭曲问题，避免了因需求放大而造成的过剩库存，降低了交易过程中因不可测的需求变化而导致的运输过程、信用、产品质量等风险。

1.3.4 信息化采购

以信息技术为手段，信息化使供应链管理区别于传统意义的管理。采购信息化体现在采购内部业务信息化和外部运作信息化两方面。为了优化物资采购管理，从初级供应商开始，环环相扣，直至货物最终到达用户手中，按链的性质改造企业业务流程节点，实现各个节点都具有处理物流、信息流的自组织和自适应能力。形成贯穿物资采购体系的数据库的信息集成，从而反馈质量数据并集中协调不同企业的关键数据。关键数据指生产计划、订货预测、库存状态、缺货情况、运输安排等数据。

2 采购策略

科学的采购策略对采购管理具有重要意义。采购策略旨在确定物资采购及操作执行的管理原则，是采购部门为了实现企业的整体战略目标，在充分分析企业的外部宏观环境和供应商所处行业环境以及企业内部微观环境的基础上，确定采购管理目标，制定采购规划并组织实施的一个动态管理过程。采购策略要解决的问题包括：如何确定不同种类的供应商的准入条件，如何选择和评价供应商，与供应商建立何种关系，对不同种类的供应商如何建立考评体系，如何依据物资分类的不同采取相应的采购策略，如何确定采购的时间、地点、数量和价格，如何确定各类物资适应的供应商，如何控制采购的风险等。

在供应链环境下，企业采购策略应遵循内外兼顾、纵横联合、战略合作、沟通流畅、信息透明，风险分担和利益共享原则。其中，外因包括法律因素、经济环境、技术发展、采购市场动态、供应商素质等多个方面；内因包括企业的目标和政策、原料的重要性程度、产品在生命周期所处的位置等方面。企业应根据不同因素对企业战略目标的影响、运用的资源和面临的不同环境而采取适合企业实际情况的采购策略。

基于物资供应细分方法的采购策略充分意识到不同类型的物资需要不同采购策略与之相适应，它在对物资供应细分的基础上对不同类型的物资采取差别化的策略，为不同类型物资制定不同的采购策略，分配相应的管理资源，使企业实现采购管理效率最大化。

物资供应细分是采用采购风险度及成本/价值两个指标对采购物资进行分类，这样细分后的物资按供应市场特征及其价值重要性分成不同的组，每组物资具有相似的特征。各个分组物资的特征不同，采购管理也有很大差异，相应的采购策略也要实现差别化。

差别化采购策略主要体现在供应商管理、采购活动管理、库存管理等方面，本文主要从采购活动管理的差异性进行阐述。

2.1 战略物资采购策略

战略物资的特征是采购金额大，采购金额对企业的成本和利润的影响大，物资技术专有性或特殊性强，市场上的供应商数量少，采购成本和采购风险高，所以，此类物资对企业影响很大，是企业物资管理的重点。

对于此类物资，除了价格，质量、市场供应的稳定性和竞争性等也是采购要考虑的重要因素。基于上述特点，采购策略如下：

(1)通过各种协同与关键供应商在企业计划和发展方面保持沟通，提高产品质量，保障供给，建立长期合作，努力与合适的供应商之间建立战略合作伙伴关系，介入供应商的产品设计和开发，充分利用供应商的专业技术和创新能力，实现产品创新或使供应商在资源方面做好准备，设置安全库存。

(2)此类物资的供应商管理要强化供应商关系管理，增强彼此的信任和依赖。

(3)通过信息系统与战略合作伙伴实施系统连接，一方面，保障物资供应；另一方面，可以降低库存。通过企业和供应商的合作，提高双方联合竞争力。

(4)发展新供应商，将相对低风险和低金额的战略型物资向杠杆型物资转化。

2.2 瓶颈物资采购策略

瓶颈物资的特征是采购金额不高，但非常专业或受到专有技术、专利、市场规模的限制，而且供应商在双方关系中出于支配地位，这会导致高昂的价格，较长的交货时间和低质的服务，市场供应不充分，供应商数量少，选择供应商的权利受限，采购难度大，重新寻源需要消耗较多资源。此类物资虽然采购金额不高，但采购风险大，增加企业的经营风险。对于这类物资，应降低其在数量和质量上的风险。基于上述特点，采购策略如下：

(1)考虑供应中“断和长”采购周期等因素，应通过与供应商形成比较稳定、相互信赖的合作关系，签订长期合作合同，使供应商提前获得采购需求或较准确的需求预测，努力减少这类采购在质量和数量上的风险。

(2)在供应商相对固定的基础上将重点放在确定公平价格方面，设置安全库存。

(3)通过设计部门的重新设计来弱化其专业性、独特性或集中资源开发新的供应商，降低采购风险，将瓶颈型物资向普通型物资转变。

2.3 杠杆物资采购策略

杠杆物资的特征是采购资金高，此类物资对企业运营影响较大，占企业成本的比重大，价格变化将对企业的成本造成相对较大的影响，而且市场供应充分，供应商数量多或有较多可替代物资，转换供应商的难度和成本不大，物资的价格弹性较大。总之，此类物资虽然采购成本高，但采购风险不大，对企业成本、利润影响大。基于上述特点，采购策略如下：

(1)通过中短期计划整合采购需求，通过集中和标准化需求实现价格批量优势，并适当运用一揽子合同，提高执行率，确保决策受控。

(2)通过扩大寻源范围，运用适当的供应商选择方法等手段，获得总拥有成本的竞争低价。

(3)在供应商管理上，企业不必与供应商建立密切的关系，需对供应商实施动态管理，引进竞争机制。

(4)运用信息系统整合采购需求，提高执行效率，保持战略寻源收益，提高决策支持度。

2.4 普通物资的采购策略

普通物资的特征是品种多采购金额小，供应充分，有较多的供应商，不同供应商提供的物资差异小，操作成本对于采购支出来说较高，采购风险不大，对企业成本、利润影响小。基于上述特点，应简化操作，降低操作成本，采购策略如下：

(1)物资标准化，应用信息系统，简化采购操作，提高流程效率。

(2)适当选择距离较近的本地供应商，实施供应商管理库存的采购模式。

(3)整合供应商的数量，与优质供应商合作，稳定价格，寻求增值服务和利益，在低投入的基础上建立供应商进入与退出机制，强化竞争。

3 物资采购管理信息系统的建立

3.1 物资采购管理信息系统框架

采购策略的实现和采购业务的提升离不开采购系统的建立，采购系统要实现物资采购业务全流程、全覆盖，实现管理与交易一体化，实现业务管理分级授权的目标。以采购管理体系为基础，建立物资采购管理信息系统。

物资采购管理信息系统应包括基础平台和业务交易平台，基础平台包括物资管理及供应商管理等模块，业务交易平台应包括采购管理、交易管理等模块。

采购计划作为物资采购的源头可以由ERP系统计划管理模块实现。利用ERP强大的资源平衡功能，实现需求计划层层上报、汇总、平衡，产生拟采购计划，并从ERP系统传输到物资采购管理信息系统。

采购计划经过物资采购管理信息系统的采购管理、交易管理、招标管理等模块进行相关业务处理后形成采购订单。采购计划经过物资采购管理信息系统内部的“分级目录”处理后，实现采购物资分类，进而制定差别化的采购策略。采购人员在系统内依据采购计划的具体采购物资确定采购方案，采购方案在线审批后，采购人员依据采购方式(公开招标、邀请招标、询价、竞争性谈判、单一来源)的不同，在物资采购管理信息系统上实现动态采购交易，依据采购交易结果最后确定采购结果，采购结果在线审批后，依据审批后的采购结果生成采购订单，使整个采购过程实现业务处理自动化、业务管理规范化。

3.2 物资采购管理信息系统的设计思想

3.2.1 集成性

整体上实现采购供应链前后贯穿。采购交易向前与ERP系统的计划管理模块衔接，采购交易向后实现与ERP采购订单、结算的衔接；物资采购管理信息系统内部通过物资供应细分、采购方案和采购结果与交易的结合，加强了管控，提升管理水平。

3.2.2 统一性

所有的采购交易活动，所有的采购方式都在此系统上完成，并统一相关的流程。

3.2.3 一体化

实现门户、决策、业务管理、基础管理的综合性信息管理系统，并为与合作伙伴在系统上交流奠定基础。

3.2.4 分级授权

每个层级根据其管理权限分别授权，实现控制器对应对的物资管理和交易权限。

3.3 物资采购管理信息系统功能

物资采购管理信息系统包括决策平台、业务管理平台、业务交易平台、基础管理平台、系统门户五个部分。决策平台包括采购战略管理、决策分析报告、业务情况报表等模块；业务管理平台包括需求和采购计划管理、采购管理、招标管理、合同管理、结算管理、仓储管理、配送管理等模块；业务交易平台包括交易管理等模块；基础管理平台包括供应商管理、物料管理、专家管理、质量管理、价格管理、目录管理、知识管理等模块。

4 结语

信息化程度决定企业的管理水平，在国际工程管理过程中，企业结合项目所在国情况，从专业和自身实际情况出发，加快信息化进程，建立行之有效的物资采购管理信息系统，具有十分重要的现实意义。

参考文献

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[4] Kenneth.Lysons,Michael.Gillingham著.采购与供应链管理[M].北京:电子工业出版社,2004.

中图分类号：F252

文献标识码：A

文章编号：2096-0298(2015)05(c)-176-03