推动医院电子档案管理工作发展的几点建议

刘梅山东省枣庄市立医院，山东枣庄　277101

推动医院电子档案管理工作发展的几点建议

刘梅
山东省枣庄市立医院，山东枣庄277101

[摘要]计算机信息技术突飞猛进的发展，在社会领域的广泛应用，给各行各业带来极大的工作便利。这一技术在医院电子档案管理工作中的推广运用，实现了档案管理的质的飞跃，并为医生与患者之间的交流沟通提供了信用平台，方便积累完整的资料,为医疗、教学、科研等各个方面的工作服务。在医院建立电子档案数据库,实现档案资源共享，形成医院档案管理流程的统一化、现代化，对于维护医院历史真实面貌，保持医院健康、持续发展具有巨大的推动作用。本文通过对医院电子档案的建立、构建信用平台、完善与发展以及创新管理等方面，进行探讨，提供几点建议，以期能为医院档案事业的发展提供理论帮助。

[关键词]信息技术；医患关系；档案效能；创新管理；电子档案

电子档案依赖计算机和现代通信技术相结合，通过将过去纸墨、照相、公文以及图书、影像、文献等形成的医院资料，转化为计算机进行管理，同时，随着档案信息电子化的介入和发展，记录信息的多样性的变化，以及信息互动等方面呈现出新特点。医院电子档案作为医院管理重要部分的构成，建立和发展的迫切性和重要性不言而喻，必须给予充分的重视和认识。推动医院电子档案工作发展，破解其中的问题，建立相应的对策，促使其快速发展，已是势在必行。

1　医院电子档案的重视与建立

1.1医院电子档案的重要性

医院在发展过程中，每天通过计算机接收或产生大量文件资料，形成电子文档。但电子档案管理工作由于工作性质和特点，不能和业务产生的效益相提并论，容易被轻视。要改变过于重视经济效益的思想认识，要从医院发展的整体上，医院文化建设上，提高人们对医院电子档案的认识。电子档案所涵盖的内容在社会中越来越被重视，其价值也更大凸显出来，特别是在医疗经验的积累、医患关系和谐需求等方面，成为重要的资源平台。医疗事业的发展，以及患者信息需要的不断增强，将对电子档案管理工作的质量提出更高要求。

1.2医患关系的信用平台

医院作为一个特殊的社会组织，构建和谐的医患关系非常重要。信用是医患之间的桥梁；根据医院管理上的特点，医院电子档案的建立，在收集渠道上要注重采集有用的信息，在收集信用档案的过程中注重收集手段，如需医院临床科室和管理科室之间的协调配合，要通过院方及早安排，并保证在形成、积累、归档、收集时，内容齐全、完整和准确性。确保病人通过电子档案了解他们有知情权的各种医疗过程。打消患者在就医过程中的各种疑惑和顾虑。比如，目前，我院实行的住院费用一日清单，患者可以在设置在大厅的电子设备上，随时查询、打印。这样患者不仅能及时掌握、了解自己的病情，还能明晰自己的消费，增强他们对医院的信赖感。新的《医疗事故处理条例》的颁布，也明确了医患双方的职责、义务和权利。通过建立完善医院电子档案，为避免、解决医患纠纷提供证据支持，是构建医患关系的信用平台。

1.3电子档案的建立

医院电子档案的建立是计算机大量应用于医院管理的必然结果。医院各个部门、科室，实际上都有相关的联系，总的目的只有一个，那就是更好地为患者服务。医院采集档案信息通过互联网传输，医院电子档案的建立和信息数据库，在我院是实现共享的。集档案信息资料收集、整理、归档、管理于一体的信用档案种类。把电子档案归档于综合档案室,经由专人、专橱、专管的方式，结合科室的工作情况，及时收集、整理、入档手续，做到查有卷，归有期。

目前，以我院电子档案的实际情况来说，已建立了档案管理人员相应的档案管理机制，以及一系列档案管理的规章制度。同时也有效地开通了网上的查询系统，让大家真正了解了档案的意义和作用。根据医院电子档案的管理要求，档案管理人员经常到各科室部门走访、宣传、指导有关电子档案建立、收集等工作，尽最大努力推广使用电子档案。

2　电子档案的问题与效能

2.1电子档案管理存在的问题

目前电子档案存在以下问题，一是档案管理的保管制度、收集制度、档案的使用制度等，本应彼此联系紧密。实际中很多医院并未将上述制度进行有效融合，使之联系脱节，无法形成配合体系，从而难以发挥各自实际作用。二是医院对硬件设备投入不够，尚没有形成完善的硬件系统，还由于大量电子文件、图纸、影像资料等没有得到重视，在分类上也不够详尽。三是医生的科研资料、学术著作等很有价值的东西，也处于分散状态。没有分门别类地进行收集。四是医院电子档案缺乏权威制度，每个医院都依照个体意愿来理解并制定管理制度，从而导致很多医院的档案管理制度并不完善，有很多漏洞。五是医院从事档案管理的一些工作人员不具备相关的专业知识，也缺乏相应的工作技能，部分档案管理工作人员是以兼职身份开展工作，相关专业管理人员未能足额定岗等问题，影响医院电子档案整体水平的发展。六是电子档案由于缺乏监管，所生成的真实性，也存在一定的问题。由于电子设备的特殊性，在保密性和保留时间长短的问题上，没有进行有效的考量，实施相应的对策。以上这些，都需要在电子档案管理过程中，不断完善。

2.2制定科学化的管理制度

电子档案管理工作在不同阶段相互独立的，整体上又是系统的、互相联系的。其工作可分成两部分：一是收集、整理和鉴定相关文件；二是档案的利用。不论是基于理论抑或实际，前者都是后者的根本所在，在进行相关文件收集和整理时，要认真完成立卷归档的工作，按照相关制度对文件进行及时、准确和科学地分类组合，使文件之间形成紧密而又清晰明确的联系。前期归档工作必须同时考虑后期档案利用工作的要求和需求，两者相辅相成。完善的档案管理工作制度有利于管理工作顺利的开展，避免了管理的随意性。

2.3加大硬件设施建设力度，搭建平台

计算机管理平台能够有效节省档案储存的空间，还有容量大、出错率低，便于档案查找和阅读，降低人力和物力成本等特点。所以，应及时检查相关硬件设备的更新速度，定期维护和更新常用机器设备的性能，合理引进先进设备。

建立三级网络管理模式。以院级领导、办公室负责人、档案管理人员为三个等级的管理模式。将档案文件拆设为文件收集系统、档案的保管系统和利用系统三大体系。再在每个系统中设置多个链接，以方便查询，使档案尽可能得到高效利用，也使档案查阅和调取更为便捷，确保整个档案管理工作井然有序。

3　电子档案管理的完善与创新

3.1电子档案管理的职能

随着医院电子档案的推广，它的职能更加地凸显出来。从收集、管理再到利用，做好每一个环节，必然能推动电子档案整体的发展，同时对医院的发展起到重要的作用。如果忽视其中任何一个环节，都会制约电子档案的健康科学的发展，给医院在现代化建设，以及在医患关系上等方面，带来不利影响。电子档案管理人员，建立其自己的责任心，掌握并了解当下电子信息技术特点，特别是电子档案各个环节存在的问题，以积极、主动的心态，发现问题、分析问题、解决问题。那么档案管理工作就会在一个良性循环的轨道上，显示出它独到的职能和意义。

3.2健全并完善管理制度

医院电子档案的管理制度的制定，是确保电子档案工作正常开展的保证。在规范管理上，首先遵循国家在档案管理的法律法规，以及国家已出台的关于电子文件的保准与规范。

从我院情况看，应建立相应的领导小组，以分管院长为组长，档案室负责人和档案工作人员为组员的工作体系。按照档案制度规定的工作流程，严格操作。从档案的资料的真实性，到完整性，以及有效性，要做到确保无误。规范所收集文件的处置和时效。档案室和对接的科室各部分，制定形成移交数据的标准。对于标准的制定，要有可操作性、包容性和前瞻性。并在计算机系统软件的利用上，支持档案文件的安全更新和保存。

3.3电子档案管理机制的创新与服务

电子档案的管理与运行中，有更多新的元素加入，资料的承载平台不同，电子文本、电子签名等诸多方面的运行，必须有相应的新的运行机制与之配套。国家相关部门需要出台规范的管理标准，同时也要对电子档案的运行进行必要的监管。医院电子档案，按照国家档案部门的规范标准，制定相应的本单位的管理制度、管理办法。在收集电子档案资料的过程中，与相关部分配合，在保证资料真实、可靠、完整的前提下，向电子档案管理中心移交。医院电子档案管理部门，同时要监督指导本单位电子档案工作的具体运行，结合医院自身状况，协助实施电子档案管理人员，按照制定的标准规范，将医院电子信息资料归档。对于在工作中出现的新问题，及时会同相关部分相关人员，进行调查、研究，寻找出可行性的解决方法，方便推进业务的拓展、医患关系的和谐、大众对疾病和就医过程的了解等等，全面推动医院电子档案工作的创新与服务。

3.4提高电子档案管理人员的综合素质。

目前，电子档案管理人员，面临着业务能力亟待提高的问题。医院应对从事电子档案管理工作的人员，加强培训。制定相应的培训计划，通过不同形式的培训、参观，以及同行业的交流，甚至是出国学习、对专业人才的引进等，来提高管理人员的综合素质。电子档案工作人员，要有对业务刻苦专研的精神，总结电子档案运行过程中的经验，总结出适合电子档案健康发展成果，形成适合现代信息技术发展的运行轨迹。

3.5研发适合医院电子档案发展运行的软件

信息技术高速发展，大量的电子信息资料潮水般涌入，为使信息文件的快捷、科学、规范的管理，开发新型的电子管理软件，是摆在相关人员面前的课题。医院电子档案人员应会同科研人员，研发出配套的软件，以统一的数据格式标准，以兼容的性能，推动电子档案管理的完善和发展。

4　结语

充分认识电子档案在医院工作中，产生的高效工作效率的价值，了解当下医院电子档案的现状，积极实践、探索解决电子档案管理在并信息技术发展过程中的各种新举措，进行创新发展，是新形势下医院工作的要求。医院电子档案管理水平反映了医院综合管理能力的方方面面，它也是医院综合实力的体现。从医院领导到医院管理人员，应认清这是一场信息化的革命，抓住时机，迎难而上，不断创新，全面推动医院档案管理工作更为规范、科学、高效。

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[中图分类号]R19

[文献标识码]A

[文章编号]1672-5654（2015）09（c）-0012-03

DOI：10.16659/j.cnki.1672-5654.2015.27.012

收稿日期：（2015-06-19）

[作者简介]刘梅（1969.2-），女，山东滕州人，本科，副研究馆员，研究方向：电子档案管理。

Som e Suggestions for Prom oting the Developm ent of Electronic Archives M anagement in Hospital

LIU Mei
Shandong Province,Zaozhuangmunicipal hospital，Zaozhuang，Shandong Province，277101 China

[Abstract]W ith the rapid development of computer information technology,the wide application of the computer information technology has brought great convenience to allwalks of life.This technology in the hospital electronic filemanagement work in the promotion of the use of the archivesmanagement of the qualitative leap,and the communication between doctors and patients to provide a credit platform to facilitate the accumulation of complete information formedical,teaching, scientific research and other aspects of the work.In the hospital,the establishment of electronic archives database,the realization of archives resources sharing,the formation of the hospital archivesmanagement process of the unification,modernization,for themaintenance of the hospital's historical reality,maintain the hospital's health,sustainable development has important practical significance.Filemanagementwork,has become a prerequisite for improving the overall level of hospital work.In this paper,the establishment of the hospital electronic records,build credit platform,improve and development, and innovation management,to provide a few suggestions,in order to provide a theoretical help for the development of hospital archives.

[Key words]Information technology;The medical patient relationship;File efficiency;Innovation management;Electronic archives