基于PMO 的企业内部控制管理问题探讨

徐州工程学院经济学院 郝黎明

一、理论基础

PMO是可以将企业内部各种管理模式相协调的方法，在企业内部控制管理时可以分层次地对不同团队的管理工作进行整合，体现高效率、规范化的管理体系，从而从根本上解决企业内部出现的各种管理问题。通常PMO的工作范畴可以分成六个方面：分别是流程制度、管理工具、培训体系、过程监控、咨询指导以及绩效考核。经过以上六个步骤，企业的内部控制管理才能得以优化。PMO具体步骤如图1所示：

（一）培训体系 企业在内部控制管理时，要充分重视提升每个员工的个人能力，只有各个员工通力协作，才能改善企业内部的管理环境，使得内部控制系统在企业中得到良好地运用。PMO就是在企业内部为每一位员工制定相应的培养方案，通过培训将员工的潜能激发，从而更好地发挥自身能力。管理层还应实行责任到人的分配任务方式，为每位员工分配特定的任务，并充分发挥员工的个人能力，争取做到物尽其用。

图1 PMO优化内部控制系统的步骤

（二）制度流程 PMO就是将企业内部控制管理中的各项流程清楚表明，首先确定每个部门的内部控制系统流程；然后再将其汇总整合，形成整个企业的流程图，不仅为企业内部控制管理指明了方向，还保证了各部门对其所处流程位置的熟悉掌握程度；最后将各项工作进行改善，促进企业的整体发展。此外，在完善内部控制管理流程时，还要注重相关企业制度，不断推陈出新，特别是重大方向上的设计要做到全面考虑企业内部控制管理制度的实施过程，保证其可行性。

（三）咨询指导 在企业内部控制管理中，要根据控制能力大小的评判标准来进行咨询指导，结合之前的培训体系进行反馈活动，特别是一些热点、难点问题更要及时反馈。随着企业内部控制能力的不断提升，咨询指导范围也开始不断扩充，除了专业的咨询指导外，还应多开展一些经验交流活动，例如企业内部控制系统相关执行人员的经验交流、同行业之间的沟通探讨，还可以通过发表企业内部控制管理的刊物或是开展专业人士的座谈会等形式，来提供更多的交流平台，进而为企业内部控制管理提供更多建议性的指导，增强企业的内控能力。

（四）管理工具 PMO可以按照企业内部控制管理中的需要提供符合的管理工具，一般包括信息交流平台的建立、安排内控进度的管理计划工具等。

（五）过程监控 PMO可以通过设置监测点，对企业内部控制管理的实行过程和相关流程进行检测。为了保证内部控制系统的顺利进行，要对各个细小的环节进行监控，例如费用支出跟踪、进度进程汇报、文档编辑录入、绩效审核报告等都要进行仔细监控。

（六）绩效考核 PMO通过审核企业内部控制管理执行过程中的绩效，来调动工作人员的积极性，从而鼓励内控团队更好地实施管理过程，通过对内控能力大小的评判标准的分析，建立每个阶段的考核重点，并形成一套完整的指标考核体系。

二、PMO理论实例应用

（一）X公司内部控制存在的问题 X公司隶属于A集团，是A集团旗下的全资子公司，按照国资委对内部控制系统实施工作的要求，X公司也开展了相关工作。X公司内部由N个部门和科室组成，在内部控制部门的带领下，各个部门和科室积极开展内部控制系统的实施工作，但是情况不太理想，有很多情况与预期所想不太一致。具体表现为：（1）内部控制工作缺乏足够的重视。各部门和科室对于分配的内部控制工作没有充分的理解和全面的认识，只是在各项工作中充当配角，被看作是临时性的帮忙。（2）缺乏统一的计划进度工具和考核标准。在内部控制系统实施工作中，各部门只能按照自己的计划进行，没有统一的进度工具作为参考。（3）部门冗杂，缺乏存档意识。在内部控制系统实施的过程中，各个协作部门完成的结果差强人意，由于部门较多，导致信息整理较为繁琐，再加上各部门缺乏存档意识，在任务执行过程中如果出现问题，就找不到解决的办法。

（二）基于PMO理论的企业内控能力提升方案设计

（1）建立培训体系。一是培训相关的专业知识。要先对企业内部管理人员进行内部控制专业知识培训，使其了解职能所在，认识到内部控制是整个企业管理层和员工共同努力才能完成的，这样才能保证企业经营的效率、年度财务报表的真实性以及对相关法律法规的遵从性。二是培训项目管理的基础知识。可以将内部控制系统中每个阶段看成一个独立的项目，因此可以通过管理项目的方法来解决内控系统执行工作中出现的问题。PMO可以将有关于项目管理的基础知识对管理层等进行培训，还可以结合典型的项目管理工具，在把握内控系统实施进度的前提下，开展各项培训活动。

（2）流程梳理制度。在企业内部控制管理中，要结合现状，了解内部控制系统的重要性和实施范围，实行合理的分解，梳理内部控制的各项流程，完善内控制度，争取达到内部控制系统和流程的规范化、标准化。

一是在管理内控系统时，要加强各部门的合作，每个部门明确其在流程梳理中承担的主要业务，积极配合整个流程梳理，形成稳定的网络系统结构。网络系统结构图如图2所示：

图2 部门网络结构图

企业内部关键部门和岗位的工作内容如表1所示：

表1 公司内部业务流程管理职能梳理

企业目标相结合的内部规范化流程图如图3所示：

图3 内部控制流程图

企业内部控制流程不仅是一个线性的过程，更是相互作用的多元化过程。因此，X公司必须确定经营目标，然后，每个部门根据此目标，实施各项内部控制工作，并对相关风险进行识别、评估和应对，达到整个企业内部各项信息的良好沟通与监督，使各个要素得到优化调整。X公司在进行内部控制系统工作中，要将内控自身特点和发展目标相结合，使得各个部门通力合作，对内控流程进行详细梳理。

二是完善制度文档。根据X公司的现状，在实施内部控制系统时，工作人员要按照相关的制度文档来执行。目前相关的制度文档包含：部门管理制度。在实施内部控制的过程中，内控团队的负责人要做到将职权和职能相互配合，重视内部命令服从关系和协调关系，通过绩效考核、质量监控等手段对各部门的工作人员进行行为规范，使其清楚明确的知道自身的职责所在；技术义务规范制度。要对在内部控制系统执行工作中出现的技术问题进行清楚的解释说明，例如计划进度、绩效考核的方法说明、相关技术指标、方法论、管理工具等，都要严格规范，保证内控管理的规范化和标准化。

（3）提供咨询指导。在内部控制管理的初级阶段，已经将内控系统的大概实施流程进行了相关培训，但只是概括性的介绍，并没有做到详细的解释说明，在工作人员执行过程中还需要更多的咨询和指导。因此，要加强相关咨询指导，这样不仅可以解决内控团队在实施过程中遇到的困难，还能将一些重要的咨询问题进行总结分析，作为日后的培训内容。在对X公司现状充分了解后，结合其自身特点，可以采用更多灵活的咨询指导方法，例如可以通过开展座谈会的方式，让内控团队的主要人员及相关工作人员参与，相互沟通交流，分享各自的心得和体会；可以出版与内部控制管理相关的报刊、杂志，让参与其中的人员编写相关文章，便于日常阅读和学习；还可以利用先进的网络平台，设立专门的共享空间和群发组，共享公共信息。

（4）开发管理工具。一是建立统一的信息系统平台。在企业内部控制管理中，对信息数据量的统计和分析也是企业一项重要的管理工作。由于数据信息不仅是企业内部控制管理的对象，还是其物质承担者，因此必须通过各部门的通力合作才能很好地完成。二是开发内控系统进度管理工具。在企业内部控制管理中，要想准时、高质量地完成内控系统中的每项工作，必须重视系统实施的进度。各部门在进行内部系统实施的工作中，管理人员要选择与之相适合的进度管理工具，按照每个部门不同的职能分工进行进度编制，不断调整进度计划，以便跟上发展的步伐，从而优化整个企业内部控制系统的进度规划。

（5）监控内控的实施过程。PMO在监控X公司内部控制管理系统，应采取具体问题具体分析的方法。在核心管理方面，采取全部监控的方式（见图4）；辅助管理方面，采取随机监控的方式，而且要对内部系统的实施流程、计划、规范性各个环节进行监控，这样有利于及时解决各种问题，并随时调整。

图4 过程监控框图

（6）建立绩效考核体系。设立新的绩效考核标准，使之与风险预警的逻辑方向、起点相配合，在整个理论框架中建立简单可行的绩效考核，并将内控任务加入到考核体系中，改变各个部门原有的职能。各个部门还要将内控系统执行过程中相关的制度文档上交，然后负责人对其进行评定，评分结果会直接关系到各部门管理人员的工资奖金、福利、任职期限等。PMO一般通过两个方面对内控实施过程进行绩效考核：

一是整体考核。X公司在对内部控制系统实施过程的考核中发现存在成本较高、进度缓慢、效果较差等缺陷，因此，应当加大对这三方面的考核。首先是成本考核：对企业内部控制系统各个执行部门预算进行充分分析，保证其合理性和可靠性，并对相关的预算执行情况加以考核。其次是进度考核：在内部控制系统实施过程中，要对进度计划工具进行统一，要求各部门严格执行进度标准，并定期考核，保证各个部门和科室与整体的进度相统一，有出入的部门将受到一定惩罚。最后是效果考核：可以将效果考核分为：功能和性能考核，即对内控系统完成时的结果的考核；质量规范化考核，即对各个实施部门在统一制度的规范化要求下，交付成果的质量考核，使得X公司不会再次出现因交付成果标准不一而产生难以处理的数据信息。在对企业内部控制管理系统实施过程进行考核时，要注重选择合适的考核方法，这样才能达到预期的目的。

二是人员考核。在对内部控制系统实施人员进行考核时，要对参与的主要负责人和相关人员进行考核，并结合原有的绩效考核体系才得以完成。首先是内控体系中主要负责人的考核：运用PMO方法对部门负责人进行考核时，要结合两方面的考核结果：对负责人实施的内控系统执行情况进行综合评分；依据其管理的工作人员对其在实施过程中的表现进行评价。通过两方面的综合衡量考虑，不仅规避了结果的片面性，保证考核结果的客观、准确、真实性，还体现了负责人的实施效果以及相关工作人员的监督，有利于企业的整体发展。其次是对实施工作人员的考核：由于考核体系处于初级阶段，因此，在对内控部门的工作人员进行考核时，可以采用简单而具有可行性的方法，例如关键事件记录法，在内部控制系统实施过程中，不需要对工作人员的表现进行全面具体的考核，只需要对一些特殊实践、突出表现进行记录，并予以相应的奖励，这样不仅能激发工作人员的积极性和潜力，还能保证企业内部的团结。上述两个方面的考核，对于内部控制系统实施过程具有重要的指导作用，不仅能够缓和执行过程中出现的各种矛盾，还能提高内部控制管理的能力，增强其有效性。

［1］阎达五、杨有红：《内部控制框架的构建》，《会计研究》2001年第2期。