新形势下加强事业单位会计档案管理思考

周银留

摘要：在事业单位中，会计档案是其重要的组成部分，并在事业单位的发展过程中起关键性作用，但是在目前的会计档案管理新形势下面临着各种各样的问题，阻碍了事业单位的发展。因此，针对这会计档案的薄弱环节问题，要切实建立健全会计档案管理制度，不断加强档案管理力度，提高档案管理人员的管理水平与职业素质，加大会计档案的管理利用水平，从而为事业单位的会计档案管理提供更好的发展动力。

关键词：事业单位 会计档案管理 优化策略

一、前言

在事业单位中，会计档案的管理是其工作的重点任务，也是其必须做好的工作之一。事业单位的会计档案在新形势下管理的方式不断的更新与发展，在发展过程中所产生的问题也越来越多，要想使事业单位的档案管理更好的发展，就必须及时找出其发展当中存在的问题，着手于多个出发点，落实事业单位中会计档案的管理工作，从而促进事业单位档案管理的稳步发展。文章主要从新形势下事业单位中会计档案的管理问题出发，探讨出行之有效的解决对策。

二、事业单位中会计档案的管理问题

（一）过度重视纸质的会计档案而轻视电子的数据档案

当前有一部分事业单位在开展会计工作的过程中，已经逐步淘汰了传统的手工记账模式，并慢慢全面实施会计电算化，使得会计的核算模式有了一定的变化。会计档案的电算化，主要包括在计算机的硬盘中所存储的会计信息与数据、在计算机光盘中存储或打印出来的以书面形式存在的会计信息数据、其他的磁性介质所存储的会计信息数据等。事业单位要对电算化的会计档案做好防潮、防火和防尘、防磁等管理工作，对于重要的会计档案则要备份，存放在不同的存储介质当中。但是，一些事业单位中并不重视会计档案的存储方式，只把计算机所打印的账簿与凭证等当做会计档案进行保管，忽视了电子数据的存储，一些档案仅仅存储在电脑当中而没有备份，一旦遇到电脑故障，这些会计档案就有可能会破损或消失，使得事业单位中会计档案的信息失效，导致数据的流失。还有一些在更换财务软件之后，没有保存原有的软件，就会使得所保存电子数据无法打开和应用。

（二）会计档案的管理无法与新形势的管理要求相适应

我国从1999年的1月1日实施了会计档案的管理办法，当中有相关的规定指出：对于计划、预算与制度等相关的文件材料，要执行文书的档案管理办法。而在2002年实施全面预算开始，各级事业单位基本都纳入到编制预算的部门范围中，部门预算等相关观念逐步深入人心，各级单位与部门都基本能够接受，从而使得预算编制所具有的规范性与统一性基本实现，并初步完成“零基预算”，同时把财政的保障制度等逐年提高，有效促进了社会事业与经济的快速发展。在预算部门当中采取“二上二下”编制的程序使得大量预算的输出表形成，是会计档案管理工作的重要资料，并具有一定的可比性与连续性，假如只是作为文书形式的档案管理，就无法对事业单位中真实的财务进行有效的分析与利用。

（三）支付方式与银行账单不明确增加单位的工作量

我国关于会计档案的管理方法中规定了会计档案的分类，包括银行的对账单，其中规定了单位工资的统发与项目资金通常实施直接支付模式，并在用款计划得到批复之后所形成的直接支付，在付款时，通过申请用款来进行额度网上支付，和银行之间通过网络来开展数据的交割。而事业单位每个月和财政实施网上电子银行对账，并没有银行的对账单，一些单位每个月只是进行网上数据的对账，而没有打印出纸质档案进行保存管理，在其进行审计的时候，对所打印出来的网上数据对账并不承认，要求事业单位加盖其财政印章，就使得事业单位财政部门和基层单位的工作量有所增加，造成事业单位的工作效率低下。

（四）事业单位监管部门对会计档案的管理职权不明确

虽然我国的国家财政部与档案局联合发布了关于会计档案的管理办法，但是在实际的工作当中，对会计档案是否规范和有无实施专项检查及专项培训等少之又少。档案的管理部门在每一年开展的档案业务培训中，很少真正把会计档案的管理人员列入培训指标，造成会计档案没有实际的管理政策。而每一年在财政部门所开展的会计档案继续教育中，虽然对会计工作人员进行的业务学习与培训相对到位，并涉及到会计档案的相关知识，但是其过分偏重理论，对会计档案的规范化整理与标准操作指导欠缺，导致会计档案的整体质量得不到有效的提升，加上封面内容填写混乱、装订杂乱无章、排列分类不清晰及目录不明确等，使得所整理出来的会计档案无法满足规范化的标准要求。

（五）事业单位的档案部门和会计部门的分工不明确

关于会计档案的管理办法中规定：事业单位中每一年所产生的会计档案都要按照会计机构的归档要求，编制好会计档案并整理立卷、合理装订与保管等，对于当年所产生的会计档案，在年度结束之后，可以暂时交给会计机构进行为期一年的保管，在保管期限到了后，就由会计机构移交到本事业单位的档案管理机构中进行统一的管理。而没有建立起档案机构的事业单位，要制定会计机构的内部专员进行保管，在保管期限到了后，就移交到本事业单位的档案保管机构保管，并保持原来立卷的封装，一些需要重新拆封与整理的档案，就要由档案机构协同会计机构进行明确分工，共同进行拆封整理。但是当前有许多事业单位并没有把档案部门和会计部门的责任合理的分配，使得在一些管理问题上两者因分工不明而造成会计档案的混乱，甚至会导致会计档案的销毁。

三、加强新形势下事业单位中会计档案的管理对策

（一）提高会计档案的管理人员的工作素质

当前的会计档案在管理工作中逐步向网络化与信息化迈进，逐步实现资源的共享。由此可知，会计档案的管理人员要不断地更新业务知识与技术水平，提高其会计档案的管理观念，增强会计档案的服务能力，并要求每个会计档案的管理人员掌握一定的计算机技术，重视在学习当中的探索，将理论和实际结合，加大高素质的复合型人才培训。同时，还要对会计档案的资料实施专业化的管理模式，要求会计档案的管理人员不仅要有深厚的管理知识与高尚的管理素质，还要有廉洁奉公、严格自律的精神，从而在会计档案的管理工作中更科学高效的发挥出服务于事业单位的发展意识。endprint

（二）建立健全的会计档案电算化管理模式

1、会计档案的电算化保管制度

在事业单位的会计档案电算化保管方式中，要明确规定保管的条件和工作人员的职责，并按照要就严格的执行。通常情况下，事业单位会计档案的电算化保管，都应该实行电子档案和纸质档案的双套并行管理机制，这样可以有效地把责任落实到每个工作人员当中，从而保证纸质档案的有效性。

2、会计档案的复制与检查制度

因为电子档案存储的光磁介质特性，会计档案的管理人员对这些在光磁介质中存储的会计档案电算化必须定期进行检查与复制，避免信息的损坏与销毁。一般每一年到两年都要进行会计档案的大清理，一旦纸质档案发生损坏就要及时修补，而光磁介质的档案就要每年复制一次，避免磁盘等存储介质的损坏导致会计档案数据的丢失。

3、借阅手续与使用权限等制度

为了让事业单位的会计档案电算化绝对保密，存储有会计信息数据的光磁介质等不能私自拷贝或是发送给没有权限的单位或个人，同时建立起严格的会计档案电算化借阅手续，会计数据的存储磁盘禁止带离档案室，要查询与阅览会计信息资料的人员与单位，必须经过领导管理阶层的批准，会计档案的管理人员对于每次访问查询要进行详细的登记与记录。

（三）完善会计档案的管理制度

完善事业单位中会计档案的管理制度，能够提高人事档案中管理建设水平，档案管理是一项较为繁琐的工作，只有完善会计档案的管理制度，才可以进一步提高档案的管理工作水平与工作效率，这就需要相关的档案管理阶层根据其实际情况，结合社会现状，不断把档案管理的制度进一步完善，在收集、转进、归档和转出的等工作中严格的要求，通过计算机进行辅助管理，加强现代化管理模式，从而有效的提高会计档案的利用效率。

四、结束语

综上所述，在当前经济迅猛发展的时期中，大部分事业单位的会计档案管理由于受到各种因素的影响与制约，使得在其会计档案管理的过程中出现多种层面的新问题与新挑战，制约事业单位的发展。因此，需要事业单位的相关管理阶层与工作人员及时找出其中存在的问题，探讨出切实有效的解决对策，使会计档案的管理工作更加的专业化与现代化，从而适应时代的发展步伐，在最大限度上促进事业单位会计档案的管理，提高事业单位的社会效益与经济效益。

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