高校信息公开背景下档案管理研究

丁训华

摘 要： 高校信息公开是国家信息公开体系的重要组成部分，是政府信息公开在教育领域中的延伸。在高校信息公开背景下，高校档案管理面临良好的发展机遇和巨大挑战。可通过提高认识、加强档案管理信息化建设、正确处理档案信息公开与保密的关系和提高档案人员工作素质等举措完善高校档案管理工作。

关键词： 高校 信息公开 档案管理

随着我国民主与法制建设的日益完善，公民个体的权利意识与日俱增，他们对知情权的诉求更加强烈，这使得各类信息公开化成为发展的必然趋势。2010年9月1日《高等学校信息公开办法》（中华人民共和国教育部令第29号）正式颁布实施，标志着高校信息公开步入“有法可依”的时代。档案作为学校各项工作的原始记录，承载的各类信息是信息公开的重要内容。高校档案管理部门应顺应时代发展的要求，做好信息公开环境下的档案管理工作，积极参与到信息公开的服务中。

一、高校信息公开的意义

高校信息公开是当今信息时代民主和法制建设的重要内容，是政府信息公开在教育领域中的延伸，是深化高校政务公开工作的重要举措。

1.高校信息公开有利于对学校的民主管理和监督，是现代民主社会发展的必然要求。

高校信息公开是学校民主管理的有效途径与方法，通过信息公开，可以使高校职权、程序、办事结果、办事过程、时限、监督方式等均为公众所知。它在方便师生、社会对信息需求的同时，赋予师生及民众参与民主管理和监督的权利。对于建立健全高校民主管理模式，推进依法治校与依法治教，提高高校管理水平和工作透明度，保障师生员工和社会公众的知情权、参与权、表达权和监督权等都有十分重要的意义。

2.高校信息公开有助于公众参与高校管理，是营造和谐校园文化的必然要求。

高校信息公开是促进校园和谐文化形成的重要途径。信息公开的开展，赋予了师生获得信息的权利，为师生员工提供了健康、公平及有序的竞争平台。此外，高校作为提供社会公共服务的单位，能够使社会公众充分理解目前高校办学的目标、措施方针，认识高校资源的配置、学科设置情况、招生就业情况，可以吸引公众以主人翁的姿态，积极参与教育改革，督促高校合理教学配置资源，形成高等学校实现可持续发展的强大核心竞争力。

二、高校信息公开背景下档案管理存在的主要问题

1.认识不足，重视程度不够。

近年来，虽然我国政府已经开始对信息公开制度给予重视，但由于我国民主与法制的发展起步时间不长，相关理论研究也不够，对如何公开高校信息，更好地为广大公众服务研究不够。首先，高校本身对信息公开重要性的认识不强，高校管理者对信息公开重视和理解程度不够，特别是信息公开法制观念薄弱，一些高校甚至没有意识到实施信息公开工作是学校的义务。其次，师生员工主动要求高校公开相关信息的法律意识非常薄弱，普遍缺乏要求学校公开信息的意识，还不知道或不完全知道信息公开是高校的义务，尚未意识到要求信息公开是法律规定赋予自身的权利。最后，公众对高校信息公开的认知程度不够，在实施信息公开工作的过程中甚至对信息公开工作存在误解和顾虑。

2.归档意识不强，档案资料丢失严重。

档案材料是信息公开的前提和基础。档案在学校发展过程中，承载着学校各个阶段成长的真实记录，档案材料收集是否齐全完整直接影响信息公开工作能否开展。高校信息公开工作要求档案管理工作做到档案资料收集及时、准确、齐全、完整。但在现实工作中，一些部门归档意识不强，将在行使其职能的活动中形成大量文件保存在个人手中或科室内部，不移交档案部门统一保存，特别随着人员变动和机构调整，更容易造成材料的丢失，导致这部分信息的缺失。此外，档案人员工作比较被动，缺乏档案保护意识，往往不能积极主动收集文件材料，造成材料信息的缺失。

3.资金不足，设备陈旧、落后。

随着高校招生规模不断扩大，学校各项事业快速发展，高校档案材料的数量和范围空前发展。档案服务对象从校内扩大到校外各相关领域，社会公众对档案资料的利用率明显增加，高校档案利用工作也转为较复杂的查阅。在如此庞大的信息需求下，高校档案馆原有的馆舍面积短缺、档案管理设施不全、档案设备陈旧、信息化手段滞后等，都已不能胜任当前高校信息公开的需要。目前，我省许多高校经费投入不足，经费欠缺成为制约档案工作的瓶颈，尽管一些高校档案馆也建立了数字档案馆，但是数字化的程度不高、力度仍然不够，用户在网上能够查找到的信息量还不能满足需求，严重影响了高校信息公开工作的效率。

4.解决保密和公开关系上认识模糊。

保密和公开是一对矛盾，相互制约，在一定条件下又相互影响，在推行高校信息公开的形势下，高校档案信息具有一定的开放性，同时，一部分信息资料具有保密性。高校档案工作人员常常受传统“重保轻用”的管理服务观念影响，文件一旦进入档案馆存档后，片面地倾向于保密，忽视了开放和利用，档案资料通常仅供本单位利用，很少向公众提供服务，造成档案信息资源的浪费。

5.档案工作人员专业知识匮乏。

高校档案人才是高校档案事业发展的关键，影响档案信息资源的利用。目前，有些高校档案信息服务意识还比较淡薄，档案管理人员思想观念陈旧，相关业务知识面窄，档案服务工作方式仍未完全摆脱被动的服务模式。高校档案管理是一项专业性和技能性较强的工作，而档案管理人员多是档案专业毕业，学科知识过于单一，对于高校机构内部业务及运作模式并不熟悉。因此，在高校信息公开工作中档案管理人员会感到知识缺乏，工作效率不高。

三、高校信息公开背景下完善档案管理的对策

1.提高档案信息意识，加强对高校档案信息公开工作的领导。

增强高校档案信息意识是有效开展高校信息公开工作的必然要求。首先，高校领导提高对信息公开工作的认识和重视程度，加强对信息公开工作的领导；其次，建立信息统一管理机构，成立高校信息工作领导小组，专门领导高校信息公开的有关事宜；再次，建立信息公开监督机制，制定信息公开收集、管理、发布等相关制度，组织专人管理、监督信息公开工作。充分发挥师生员工在高校信息公开中的作用，建立更加合理高效的工作機制。最后，强化档案管理人员的职业道德教育和务实奉献精神的培养。高校档案人员作为专业的档案信息资源管理者，要正确认识信息公开的重要性和必要性，加大对《高等学校信息公开办法》的学习宣传，树立信息服务意识，以全新的法治观念和理论指导高校信息公开工作，在管理档案信息时，要变被动服务为主动服务。

2.加强档案材料收集归档工作，保证档案材料齐全完整。

收集是档案管理工作的起点和基础，高校档案材料齐全、完整是高校信息公开工作有效实施的基本前提。因此档案管理人员要强化主动收集意识，加强与高校各部门的密切联系，时刻关注学校每个阶段的中心任务，积极开展档案材料的收集工作。档案管理部门还应依据档案管理的有关规定和规范优化工作流程，对归档部门进行业务指导，以保证高校档案材料收集齐全、整理规范。除了传统文书档案之外，还要大力拓展收集渠道，拓宽收集范围，加强照片、声像、实物、电子等档案收集力度，保证档案材料得以及时、准确、齐全、完整地收集。

3.增大资金投入，加快信息化建设步伐。

高校信息公开工作要求各高校提高信息公开效率和水平。高校档案管理资金短缺、设备落后、信息化程度不高，无法运用现代化设备进行服务，影响高校信息公开效率。因此，要求各高校加大资金投入，加快信息化建设步伐。在软、硬件建设上给予大力的物质支持，完善相关软硬件设备，配备配套的办公自动化系统设施，等等，提高电子档案信息化管理水平。深化和完善档案检索体系，建立自己的档案网站，向校内外提供网上查询和利用服务，进一步发挥档案信息资源在高校信息公开中的作用。

4.正确处理档案信息公开与保密的关系，强化高校档案的服务功能。

档案属于共享资源，强化档案的服务功能是现代档案管理工作发展的重要方向。档案信息公开工作要求档案管理更有序、更科学、更适应高校的发展和师生的需求，高校档案信息公开工作是一个开放又有控制的管理系统。因此，在目前情况下，各高校档案主管部门以信息公开为契机，积极主动地强化高校档案的服务功能，坚持保存、保密与利用开发相结合的原则，紧紧围绕有益于高校的教学、科研等各项工作及时完善档案管理的相关规定，做到加大开放力度，宽严适度，需要保密的严格保密，凡是有利于学校发展的档案信息资料积极大胆地加以利用，努力做好高校档案在高校信息公开背景下的保密与开放利用工作。

同时，档案部门要与保密部门密切加强联系，同保密部门对高校信息资料进行合理界定，明确保密范围，包括向社会、教职工及学生公开的各类档案信息等。妥善处理信息公开与信息保密之间的关系，确保学校信息保密安全，稳步推进高校信息公开进程。使高校档案馆在不断提高档案保存、保密、管理的现代化水平的同时，努力做到不断提高服务质量，提高利用率，提高档案信息公开水平。

5.采取多种形式，加强档案管理人员素质建设。

高校信息公开工作要求档案管理人员不仅具有档案专业知识，还要有相关的计算机与网络技术，并且熟知高校机关的运作机制等知识。各高校档案部门领导应根据本单位的实际情况，采取各种形式，提高高校档案管理人员的整体素质。通过开展多层次、多形式的教育培训工作，强化高校专兼职档案管理人员的理论知识和业务技能，加强队伍建设。首先，加强原有人员的在职培训，有目标、有计划、有步骤地对工作人员进行档案法律、法规的学习和新知识、新技术的培训，使档案管理者的综合素质得到提高。其次，引进档案专业毕业的档案管理人才，加强队伍建设，以提升档案管理水平。再次，熟知高校机关的运作机制，加强对已公开现行文件内容的熟悉和掌握，及时了解广大师生最关心的热点问题，利用高校信息公开工作需要的档案馆馆藏信息、电子文档的数据库信息、档案馆网络信息资源等各种方式，为师生员工提供高效、便捷的信息服务。

总之，高校信息公开工作给高校档案管理带来了发展机遇，也提出了新的挑战。档案管理部门应充分认识自身优势，变被动服务为主动服务，拓展档案利用功能。档案工作者要抓住机遇、开拓进取，潜心研究高校档案信息资源服务与利用的创新工作，实现档案管理的新突破，使高校档案工作与时俱进，在高校信息公开工作中发挥更大作用。

参考文献：

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基金项目：2013 年度常州工程职业技术学院教育研究重点课题“高职院校信息公开理论与实践研究”（课题编号：13JY005），主持人：刘涛。