文件传阅中的问题与对策

摘 要：文件传阅在文书工作中是一项相当重要的内容，有助于领导更有效的处理事务和与员工之间互通信息。加深对文件传阅工作重要性的认识，发现目前文件传阅过程中存在的一些问题，并找到相对应的对策能有效地提升工作效率。文件传阅工作在历史资料积累方面也起着相当重要的作用。在日常的工作中迅速、正确地把每个领导阅读文件后的指导意见做好记录，并且把领导在文件原件上所批阅的内容归档保存，一方面方便以后更迅速地找到原始资料和依据；另一方面时间越久，文件本身的价值更加大。

关键词：传阅；效率；问题；对策

所谓文件传阅，就是在较短的时间内，安排很多人阅读同一份文件。在大机关多配设专人负责，在中、小机关，则往往由机要员、内收发人员兼负其责。传阅能使既有文件最大限度地发挥作用，也是领导人交流信息，了解情况，沟通意见，乃至共同决策的一种工作方法

文件传阅不仅要求文书工作人员掌握一定的文书处理工作的原则规定和基本要求，还需要留心观察文件传阅的主要特征和规律，这样才能让文件传阅工作更加灵活，不至于太死板，让文件传阅在工作中起到承上启下、联合内外的作用。在最近几年中，党政机关、企事业单位在文件传阅过程中存在着一些突出问题亟待解决。

1 存在问题及表现

1、只签不阅和批文不详。这主要表现在很多领导对阅读文件的重要性还不够重视，只忙于其他工作，把阅读文件当作一种没必要的负担，认为阅不阅读文件根本无关紧要。有的领导即使阅读文章也只是随便看一下，了解一下文件的题目和标题信息，然后就随便签下自己的大名。他们在文件上做的批示，没有详细的描述，只是粗枝大叶的随便写一下，这样给接下来要按照他们的批示去执行工作的员工带来了很多不便。这样的做法有时候会让工作无法有效地开展下去，有时甚至会带来严重的错误。

2、阅文拖沓，传阅埂阻。有时候当文件传送到领导那里之后，领导由于忙于工作而忽略或者是忘记了阅读文件，经常把文件压在那里很长时间，这样耽误了其他员工阅读文件的时间，导致某些文件精神不能在员工中及时地传达下去。更有甚者由于把文件压的时间太长，导致文件丢失，给接下来的工作带来诸多不便。特别是那些需要立即处理的事情，由于传阅时间太长而被耽搁了。

3、传阅文件不及时归档。当文件传给承办单位或承办人之后，他们把事情处理完了便忽略了文件，不把文件立即交还给文秘部门，时间久了之后造成文件丢失。导致文件原件不能被保留下来，为日后的查阅工作带来麻烦。有的文件传阅手续很简单，没有太多要求，当员工出现人员变动时，由于交接工作没有做好，有的员工私自将文件资料带走或者是随意丢弃，导致文件根本无法归档。在年底进行文件清理的时候，根本找不到相关的文件。

2 解决措施和办法

1、端正阅文态度、健全阅文制度。由于文件的传阅对象主要对象是领导，这就需要提升领导们对文件传阅的认识，让他们知道文件传阅的重要性。端正领导传阅文件的态度，一方面能保证他们阅读文件的质量，另一方面能让文件精神得到更好地落实。把这个方面的事情做好了，文件传阅过程中涌现出来的很多问题都能得到有效地解决。建立完善的阅文制度，从制度上来规范阅文工作，是文件精神能够顺利传达下去的重要保证。办公部门要根据自身的实际情况，制定出行之有效的传阅制度，对未按规定来执行的员工给予一定的考核，这样能有效规避文件传阅过程中出现的一些问题，还能使日后文件的归档工作更加方便。

2、增强责任感、改进传阅方法。各员工要明确自己的责任，知道自己工作的重要性，把文件传阅工作与文件精神的落实紧密地联系起来。认真阅读每一份文件，把自己的想法在文件上详尽地表述出来。当文件阅读完之后，迅速将文件传到下一个部门，让工作能够得到有序的开展。把之前文件传阅过程中不好的方面要改正过来，不需要把文件不加审阅就全部送到领导那里，首先对相关文件做一个分类，有选择性的把文件送到相关部门和分管领导，切忌不分内容、不分轻重缓急，把文件全部交给领导批办。

3、严格借阅登记。如果文件不能及时借出去或者收回来，就需要把相关文件记录下来，避免由于借阅手续不严导致文件保管过程中出现纰漏。当部门出现人员变动的时候，一定要严格做好交接手续，千万不要忘记那些把还没有进行归档的文件进行点验和登记，确保文件资料能够有效地传送和完整归档。一定要做到及时收集和整理传阅文件，仔细认真做好文件的分类归档工作，确保万无一失。由于文件的归档是建立在文件的收集和整理基础之上的，所以这些工作一定要在日常的工作中就细致地做好，避免在年底对文件资料进行整理和归档时，文件找不到而弄得手忙脚乱、焦头烂额。

参考文献

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[5]胡红霞.文件传阅的学问[J].秘书，2007，04：37-38.

作者简介

晏章梅（1978-），女，甘肃酒泉，本科，讲师，研究方向：科技与文化。