对当前电子档案检索的几点意见和建议

宁显成++郭华++张成

摘 要：本文主要针对目前电子档案检索系统存在的共性和个性问题，提出在数字档案检索系统中设立多条检索途径、整合数字档案资源、充分考虑授权范围、探寻跨库检索系统和设立人工服务机制等意见，旨在为构建更加科学的电子档案检索系统提供合理化建议。

关键词：电子档案；检索系统；意见建议

Some Opinions and Suggestions of Present Electronic Archives Retrieve

Abstract： This article is mainly directed against the common problems of present electronic archives retrieve， declares some suggestions of supplying much more retrieval ways， integrating the electronic archival resources， considering the authorization limits ，to supply the reasonable opinions for the better scientific electronic archives retrieve.

Key words： Electronic Archives； Retrieval System； Suggestions

目前各档案馆已基本完成数字化，对档案的检索也从原来的人工检索转化为机器检索，但从总体上看，虽然有相当数量的档案馆和档案网站提供电子档案检索系统，但许多检索系统的建设质量偏低，服务状况差强人意。各个检索服务系统主要采取对题名或责任者等少量途径进行检索的方式，对馆藏档案信息资源进行提供利用。针对上述共性和个性问题，结合目前各档案馆和档案网站实际，笔者对当前电子档案检索系统提出几点肤浅的意见和建议。

1 设立多条检索途径

我国档案网站检索系统目前采用的检索途径一般是：档号，目录号，题名，关键词，主题词，责任者，时间，分类号和文件编号等。但在上述检索途径中，档号和目录号等都过于专业化，适合于专业人员使用，对于一般网络用户没有多大的实用性。部分档案馆和档案网站检索系统以档号作为主要检索途径，但它只适合对馆藏档案资源非常了解的人或档案馆内部人员使用，可用于精确检索到所需要的档案。针对不同使用人群，设立多条检索途径，如补全检索著录项目，提供模糊或精确检索，自动识别纠错等扩展功能，适当探索分类检索途径。

2 进一步整合电子档案资源

对于社会记忆资源共享而言，就是要以档案馆所保存的电子档案为基础，通过与图书馆、博物馆等公共信息机构的数字化协作，将它们保存的具有档案属性的藏品信息也纳入档案馆的数字化服务体系，实现档案资源在更大范围内的整合，满足公众对档案信息查全率的需求，这就是数字社会记忆资源的跨机构整合问题，实现数字社会记忆资源的跨机构聚合已经成为大数据时代档案管理工作的基础性需求。但目前各档案馆和档案网站使用数据库的不一致制约了这一需求的实现，这就需要我们投入更多人力物力财力在整合电子档案资源之中，尤其是跨库检索方面。

3 充分考虑授权范围

在对馆藏档案进行检索时，应充分考虑对电子档案资源的涉密性和授权范围，对于敏感度较高，密级较高的数字档案资源应限制授权使用范围，控制传播途径，如按美国《电子文件管理标准》和InterPARES项目中分为强制性、非强制性、可选性和一般性对涉密档案进行再次细分，区分哪些可以提供利用，哪些不能提供利用。为避免泄密问题各档案馆和档案网站均采取缩小授权范围的方式，但如果授权范围过小，又会造成检全率降低的问题，所以，目前的数字档案检索系统仍需进一步改进。

4 跨库检索问题

基于本体的数字资源整合是知识整合的主流技术，建立相关专业领域的本体模型是进行知识整合的前提和基础。本体模型的建立是个系统工程，可以参考现有的通用本体模型，也可以在现有的叙词词表的基础上实现本体模型的开发，经过在使用过程中进行学习和进化最终作为语义标注的基础。在技术上，可考虑采用XML技术实现异构数据库的连接。

5 设立人工服务机制

为来馆查询或网上查询人员提供人工服务和咨询机制。由于利用服务人群对检索系统的陌生和对档案资源的不熟悉，由档案工作经验丰富的馆员编写全宗说明，并提供相应的服务帮助和技术指导，以便于用户能够更加快捷、更加准确地检索到所需档案信息，在取得适当授权后，采取网络查询和手工查询相结合的方式，为利用服务人群提供所需数据信息。

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