有关高校档案管理存在的问题及措施的研究

王剑

[摘 要]高校档案管理工作具有十分重要的意义，其能对学校处于各个阶段的教学科研、编史修志以及行政管理进行全面概述并真实反映获得的成效。本文对高校档案管理现存问题进行分析，探讨出有效的解决方法。

[关键词]档案管理；高校；推进

档案的形成需依据两个关键的决定因素，即某人参与社会活动且同时伴有原始记录的生成。无论是对于我国国家机构、单位或社会团体，还是对于个人，我们每天都在参与社会活动，与自己活动相关的语言、图像甚至声音作为原始记录成为个人档案形成的主要内容。近年来，随着档案工作在高校日常管理工作中的地位不断上升，高校档案管理水平与质量直接影响了办学，为此，工作进展中出现的一系列问题应得到管理者的重视，从而为有效推进档案管理工作的进程探讨出相适应的方法。

1.高校档案管理工作的重要意义

据有关文献指出，高校的教学、管理以及科学研究均为档案形成的条件，这三项活动对高校档案管理工作的发展具有尤为深远的现实意义。此三项活动为高校档案管理工作的持续进行奠定了基础，在其影响之下，高校的教学研究有数据可依，且为教学改革提供必要依据，因此，高校档案的形成离不开教学、管理及科学研究。

基于高校档案管理能为编史修志提供符合实际的材料，为教学评估与评价提供原始数据，为教职员工宣传教学教育提供有力素材，因此，高校档案管理的正常运作是高校教学教育得以持续发展的先决条件，具有促进作用。回顾性分析，随着我国进入法治社会后，社会制度得意进步与发展，人们的法制意识及观念得到加强，人们为解决问题不再使用随意且无科学依据的处理手段，渐渐养成依据规章制度办事、解决社会问题的良好观念。对于高校而言，档案真实反映高校教学研究与依法治理学校，为教职员工定期商讨办学治理提供依据，对工作的进行具有查看并考究的价值，意义十分巨大。档案就好比如会计凭证，具有权威性、真实性，为高校教学建设、科学研究、教学质量评估与评价、师生管理等各个管理项目的开展提供参考数据。高校档案管理工作是否得以正常运转，需同时满足：高校所有项目的管理工作中产生的有关文件需符合实际，文件的建立需规范，内容需真实，这是档案形成的最基本要求。高质量的高校管理工作是高成效档案管理质量的主要保障，档案管理工作的不断优化，能加快高校管理工作进程，提升办学水平与质量。学生档案作为高校档案管理工作中的一部分，为学生毕业走向社会寻找工作提供原始数据信息，是最言简意赅的自我介绍，能在短时间内让面试单位抓住个人信息的要点，为尽快做出择员奠定基础。

2.我国高校档案管理工作普遍存在的问题

随着我国高校档案管理工作发展迅速，规模不断扩大，进而获取了卓有成效的效益。展望我国高校档案管理的发展趋势，因其接受西方先进管理理念的冲击，发展进程日新月异，在高校各项管理工作中都充分体现了自己巨大的影响力，但同时也出现了一些限制发展的问题。经我国高校档案管理工作研究者多年来的探讨，总结出几个尤为突出的问题，即：高校没有重视档案管理工作、管理手段缺乏创新且应用信息利用率有碍于提高、管理人员的管理素质与水平仍有待于提高、档案缺乏宣传与开放力度。

2.1高校忽视了档案管理工作

因各高校办学目标、办学历程、办学理念等不尽相同，导致我国全国高校的档案管理工作尚未全面形成统一，部分高校没有重视档案管理工作，管理缺乏科学的理念与实践行动，因长期持有档案管理不属于经济效益类的工作、形式上好坏对学校的经济指标没有任何影响的错误管理理念，管理者并没有正确认识档案管理工作的重要性，缺乏管理意识。因高校管理者对档案管理工作缺乏应有的意识，导致高校的教学教育、科学研究以及编史修志难以发展，其相关影响因素可以归结为管理者管理档案工作较为懒散、档案数据流失严重致使信息不全、收集的材料过于片面、统计数据缺乏必要的精准度。

2.2管理手段缺乏创新及信息残缺

我国经济发展提高了高校办学构建的能力，运用于档案管理工作中的方法与技术呈现多元化，且不断进步。目前，我国高校已普遍利用计算机技术对档案管理工作进行作业，大大降低了管理者的工作强度，进而提高效率。虽然我国早已实现了人机一体化档案管理的工作局面，但因我国利用网络技术档案管理的起步相对于西方国家较晚，与国外先进的管理技术进行比较，仍有待于完善并提高。我国大部分高校的档案管理工作处于落后的境况之中，工作运作机理采用计算机管理系统对档案进行分析、采用计算机的运行机制对档案文件进行编制，但用于档案数据管理的文库多以条目数据管理库为主，缺少照片、光盘、缩微及录音等全文数据库。此外，多媒体数据库仅仅占应用文库中的较小使用空间，使高校档案形式过于单一，缺乏声像档案，为高校处理并利用档案加大了难度[1]。新世纪下，我国的现代技术尚且落后于西方国家，难以实现高校档案管理者工作的诸多需求，因而制约了高校教学教育事业的发展进程。

2.3档案管理者专业素质低下

因档案管理属于专业层次、技术层次都相对于较高的政策性工作，对管理者的专业素质要求极高。为使管理者能掌控这项工作，首先要求管理者具有正确的工作态度及良好的心理素质，同时应具备良好的思想道德修养及专业素质。因大部分高校对档案管理工作缺乏应有的关注力度，致使其没有重视管理者的培训、再教育等项目活动，所以档案管理人员的专业水平往往不高，从而影响了档案管理质量[2]。尤其是我国处于新世纪阶段时，因高校普遍利用计算机系统对档案管理工作进行统一作业，档案管理者习惯于人机一体化的工作模式，致使其在工作过程中缺乏与人交流，从而影响了档案潜在作用的发挥。

3.有效管理措施

3.1档案信息化建设

我国早已步入信息化高科技时代，随着计算机与网络的进步与发展，近年来数字化拓宽了上升空间，为高校档案管理工作者高效率完成作业奠定了基础，其在高校管理工作中具有举足轻重的作用。目前，信息化技术在我国高校档案管理工作中已得到广泛使用与推广，管理者应用于工作中的方法得到了改进，不断与国际接轨[3]。因科学技术的进步能带动社会的发展，进而也影响了高校档案管理工作的进程，高校应充分利用我国信息化高端技术的优势对档案进行有效且科学、合理的管理，借助信息化时代为档案管理提供各种切实可行的技术全面提高管理工作的水平与质量。现阶段应用于档案管理工作中的信息化技术呈现多元化，例如，为完善档案管理储存工作，高校可加大设备的投入力度，利用网络与监控技术相结合的信息化技术对已整理好的档案进行保管；利用信息化时代的数字化、光线技术提高档案的传播速度。

基于高校档案管理具有整体统一的特性，要求高校档案管理者首先是单机单一管理，其后是连贯管理，利用网络覆盖面宽广的特点对单机管理进行整合，依次对档案卷宗、档案文件目录、档案全文信息进行整合管理，统一采用网络进行管理。

3.2提高档案信息资源开发力度

经档案管理研究人员总结，提高档案信息资源开发力度需满足于以下两点：（1）档案信息资源是否完整能决定能否为高校各管理项目的开发与投入使用奠定基础，因而，档案管理者应着重于信息资源的开发，合理的控制开展力度与进程，为高校上层阶级利用档案材料提供有力保障。研究证实，档案存放馆与档案立卷部门应相互协调工作，明确各自的工作责任并坚守职责，杜绝一切对档案立卷与储存造成影响的因素，降低档案信息资源出现不完整的机率，从而为确保档案的完整性提供保障，为高校实施各项管理项目提供依据[4]。例如，高校定期进行教学教育评估与评价工作离不开对档案信息的查阅，学校上层决策者利用档案分析即将实施的管理项目是否与档案中记载的相类似的项目存在共同点，以便于及时进行修整，研讨出具有创新性的管理项目。（2）为实现档案管理面向可持续方向进行发展，档案管理者采用编写与每一期、每一届档案相对应的参考资料进行划分类别，为使用者带来便捷，避免重复查阅，从而提高上层阶级的查阅速率。

4.结语

以上论述，高校档案管理作为学校重要的工作内容之一，应不断总结管理过程中预期将出现的问题，对问题进行分析，为解决相关问题提供切实有效的对策。充分利用目前高新信息化技术，对档案管理工作实行信息化建设，实现档案管理与时俱进的发展局面。

参考文献：

[1]周波.浅谈高校档案管理中存在的问题与对策[J].广东科技信息，2010，03（11）：105-106.

[2]饶素华.高校档案工作存在的问题与对策[J].云南档案，2010，15（09）：156-157.

[3]朱桂英.浅析高校档案管理中存在的主要问题与对策[J].中国科教创新导刊，2011，04（13）：108-109.

[4]吴珊.浅谈高校档案管理工作[J].湖南财经高等专科院校，2010，06（13）：127-128.