谈妇幼保健所档案信息化管理中的问题与对策

关菊秋

[摘 要]妇幼保健所是为妇女和儿童提供保健、健康教育卫生医疗服务的机构，妇女保健所的发展状况与广大的基层群众切身利益息息相关。随着科学技术水平的不断发展，在档案管理中应用网络技术以及计算机已经成为不可阻挡的趋势。新的时代档案工作也面临着新的挑战，电子档案的形成使得档案管理工作具有信息化、社会化、智能化以及国际化，使得档案的生成方式有了重大变化。对于妇幼保健所一样，档案信息化已经成为了一种必然的趋势。本文主要探讨在妇幼保健所档案信息化管理过程中可能出现的问题，以及如何在信息化管理中解决这些问题，这对于妇幼保健所档案管理实现系统化、科学化有着重要的意义。

[关键词]妇幼保健所；档案；信息管理；问题与对策

一、妇幼保健所档案信息化管理的内涵

档案信息化就是指的应用信息技术等现代化的高科技手段对信息资源进行收集、整合，使得档案信息获取、应用实现数字化，最终达到档案管理自动化，信息决策科学化。档案的管理信息化就是取代之前的档案保管实体化的方式成为以数字信息化为载体提供信息服务的方式。这里面主要包含二个方面的内涵：第一指的利用信息化手段对档案进行收集、整理、分门别类，以方便查询、利用，例如对档案排序、鉴定编日、检索以及归档能够高效管理，提高利用率。第二指的数字化方式管理档案信息，并能通过信息流来调控档案物流，实现档案管理的创新。

二、妇幼保健所档案信息化管理中的常见问题

（一）资金力度不足，基础条件不全

我国对于信息档案信息化管理系统化起步比较晚，2012年才正式通过了相关的法律来规范档案管理工作。我国的档案信息化最近几年开始大力发展，与国内的一些发达国家相比，在信息化规模、水平以及层次都有着很大的差距。尽管现在妇幼保健所都在提倡自动化办公，即在单位内部设立信息化管理平台，但是由于基础设施的不完善，致使妇幼保健所数据库软件、电子设备等等都不齐全，严重制约信息化发展。

（二）落后的传统档案管理理论的制约

目前，许多妇幼保健多的很多工作人员包含很多领导者对于档案的信息化管理都有狭隘的认识。许多的档案管理人员仍然有着只重保管不重利用的思想，存在安于现状，不求社会效益和经济效益的旧思想。在这个信息化的社会，新技术新理念的不断渗透，致使档案管理领域中不断发生各种新问题，新情况，妇幼保健所里哲学旧的思想观念严重制约了档案信息化发展的进程。

（三）高水平的档案管理人员匮乏

科技日新月异的变化，加速了档案信息的变革，同时加快了原有档案信息的管理模式、手段的变革，因此对于从事档案管理人员提出了更高要求。然而妇幼保健所档案管理人员的现状却不令人满意。好的人才留不住，高素质的人员不愿从事妇幼保健所档案管理工作，使得妇幼保健所里从事计算机的专业性人才不多，很多工作人员操作能力不足，缺乏系统专业的网络知识，进一步阻碍了档案信息化发展。

（四）档案保密工作以及安全性存在威胁

网络信息不断发展，已经覆盖到了各个行业，各个领域，致使档案的保密工作以及安全性遭到挑战。一方面部分档案工作人员对档子保密性的意识性不强，出现在档案网上随意发信息，甚至将档案文件处于开放状态；另一方面是技术问题，现在网络上经常出现各种病毒加上一些黑客的恶意攻击，使得档案安全受到威胁。这些都使得妇幼保健的整体安全性不足。

三、妇幼保健所信息档案信息化管理中应采取的对策

（一）加大档案管理经费投入力度，提高设备条件

要想尽快发展妇幼档案信息化的进程，就要先投入一些相关的设备，创造良好的工作环境。如性能较好的计算机、服务器、路由器、刻录机等基本的硬件设备。于此同时，应根据妇幼保健所的实际情况，建立专用的数据率处理系统，利于存储、查询、统计所有相关的电子档案。另外，向有关部门说明情况，尽可能申请资金进行有偿服务的方式来吸引优秀人才，调动人员的积极性，改善职工的福利。资金投入应服务信息化建设进程和管理需要的整体要求。为提高档案信息化服务效率，在相关设备及建设方面应在充分准备于论证的基础上，加大经费投入力度，确保档案信息化建设中软硬件设备齐全。

（二）转变传统观念，提升工作人员的认识

档案的信息化建设是妇幼保健多档案部门的一项基础业务工作，是时代发展的必然要求。因此要摒弃之前重设施购置，轻社会服务的观念，以创新意识，开放意思是档案服务更加便利，快捷。妇幼保健所应积极宣传，努力提升相关工作人员对档案管理工作的重要性的认识，要学会与时俱进，开拓创新，接受并学习新的思维与新方法。摒弃被动服务为主动服务，提高妇幼保健所档案管理的系统性服务程度，优化资源配置，利用信息化手段更好为全社会的妇女儿童服务。

（三）提升或引进高素质档案管理人才

妇幼保健所档案管理人员的素质高低与档案信息化建设直接挂钩。档案信息化管理的核心就是有效的整理利用档案资源。这是一门专业性很强的工作，因此需要加强相关人才的引进已培养。这不仅要求相关从事人员不仅有高度的责任感，很好的职业道德，良好的工作态度，扎实的档案管理理论知识，乐于奉献的工作精神，也要有能利用新技术，先进方法处理问题的技能。除此之外，良好的思想道德素质以及社会责任感也是不可或缺的元素。

（四）加强妇幼保健所档案安全性设置

妇幼保健所的档案是平时日常工作的真实记录，是一笔重要的非物质财富，对于妇幼保健工作有着很大的指导意义，同时对于保障社会基层群众的医疗卫生和疾病的预防纠纷有着重要的影响。所以妇幼保健所应当加强档案管理软件的保密工作。一方面从技术方面提高安全性，例如提升访问密码级别，增加印章和数字签名等方式，确保妇幼保健所的信息安全。另一方面，从工作人员入手，制定严格规章制度，规范工作人员的操作水平，形成系统的安全保障体系，严格处分信息泄露人员。

参考文献：

[1]杨凤仙.档案管理现代化问题研究[J].云南档案.2009（09）

[2]付占红.浅谈档案的信息化管理[J].制造业自动化.2010（08）