企业档案信息资源的开发和利用

陈玲

[摘 要]随着市场经济的不断发展，科学技术水平的不断提高，出现档案载体多样化，档案利用快捷化。对于企业档案管理的传统管理模式已经不再适合新形势的发展，这对企业档案的开发和利用提出了更高的要求，所以要对档案信息资源进行分析和研究，做好企业档案信息的开发和利用，才能为企业更好地服务。

[关键词]企业；档案管理；开发；利用

档案是具有保存价值的原史记录。档案也是企业发展的历史凭证，它详细真实地反映了企业的历史。它随着企业的建立而产生，随着企业的发展而在逐步地积累。企业的档案管理工作与机关单位的档案管理有所不同，它不单具备各单位档案类别保管的共同点，同时还有不同点，就是企业档案工作要适应市场的发展，我们把档案管理工作的重点逐渐由单纯保管型向保管利用型转变，对档案信息资源及时更新，有效地满足企业各方面工作对档案信息资源的需求，对企业综合档案管理的开发和利用进行探讨。

一、信息资源开发利用的前提是丰富馆藏。

1.加强宣传，做好室藏收集工作。

档案是宝贵的文化财富，它的凭证作用、查考价值对企业各项管理工作、领导决策、工作研究都起着重要的作用，档案工作从而成为企业管理工作中不可缺少的部分。档案人员一方面要自觉学习有关档案法律法规及专业知识；另一方面要深入了解企业的发展工作，进行开展宣传活动，利用墙刊、图片展览等多种活动形式，使大家了解档案，从而提高档案意识。

档案室要开展提供档案利用服务工作，必须要有门类齐全、内容丰富的档案资料作后盾。因此，要有针对性地拓宽有价值的档案归档范围，优化室藏档案种类、数量，去粗取精，去伪存真，确保收集和储藏的档案完整、有价值、可利用性。同时，档案人员要把精力集中使用到档案整理的工作上，提高档案整理的工作效率，为档案的提供利用创造有利的条件。

2.建立科学、合理的室藏结构。

随着机构的延续，档案的数量日益增多，收集不同载体、不同门类、不同内容的档案，能全面见证企业发展的历史，可以客观地反映企业各个发展时期的历史面貌，室藏结构是否科学、合理，直接影响到档案储藏的质量。因此，档案集中统一管理，配置信息系统管理设备，把档案资源建设成为综合的信息库，是企业档案发展的客观要求。同时，建立规范制度，做到归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标。提高档案管理水平，才能发挥档案应有的作用。

3.务实求真，全面掌握室藏内容。

①完善检索系统。检索工作是打开档案宝库的钥匙，要全面掌握室藏档案内容，首先要做好档案检索工作。一是编制传统的检索工具；二是建立检索信息系统，对自己所保管的档案资料的种类、数量、存放的位置以及档案资料的具体内容等进行信息系统化管理，实行计算机检索。档案的存储和使用通过先进的电子技术可反复满足各类检索、查询等需求，提高档案信息的交流速度。②建立科学的编研体系。开展编研工作，对保存和室藏档案资源的开发利用起着重要作用。把档案信息资源进行分析、研究、筛选、加工、整理、编纂，通过对文献资料进行二、三次加工，由静态变成动态的档案信息，整理汇编成册，减少查阅调卷的盲目性，提高档案利用效果。加强编研工作，开发深层次的专题编研，形成系统、权威、实用、高效的编研成果。只有全面熟悉和掌握室藏档案的内容，才能提高档案的利用率，有的放矢地开展工作。

二、建立完善的档案信息资源的管理和利用体系。

1.加快档案信息资源的建设。

信息时代的快速发展，必然带来档案载体的变化，电子文件的出现，势必将档案信息的收集、整理、储存和开发利用由传统型走向现代化。档案室作为信息系统的一个重要“角色"，档案人员应逐步改变传统方式，利用各种新技术，如计算机、多媒体、网络等功能，发挥室藏作用，完善数据库，为资源开发利用提供有利的保障。

2.发挥档案信息资源的作用。

我们既要重视档案的现实价值，又要重视档案的历史价值。随着知识经济的到来，档案信息利用越来越引起人们的高度重视。档案查考利用方式、范围发生了很大变化，档案信息资源在管理及社会服务等方面需求量日趋增多，信息作用日益显著，企业的教学档案在教学评估、创先评优等方面发挥了积极作用，档案信息资源为企业的发展决策起到了参谋作用。

3.利用网络实现资源共享。

传统的档案工作模式已很难适应入世后市场经济发展对档案信息工作的需求，在信息技术日新月异的21世纪，社会经济生活的步伐加快，人们希望随时随地、不受时间、空间限制地及时获取相关信息服务。这就要求我们顺应时代的要求，更新知识，利用网络功能提供多渠道的查阅服务，建立一套科学、安全、高效、完备的查询体系，将库存的档案资源变成网络信息，通过网络平台，使之快捷、方便、随时随地能获取利用信息，网络的开发利用，大大提高了工作效率，提升了企业管理品位，树立了企业形象。让档案在利用中得到价值的体现，实现资源共享。

三、提高档案管理人员素质。

1.学习和更新知识，提高创新意识。

随着时代的快速发展，工作模式手段、技能和信息需求不断更新，为适应档案发展的需要，档案工作者必须拓宽知识面、学习新技术，学习相关领域的知识，开阔视野，增长技能，以适应本学科最新发展的动态，树立创新意识，不断实现体制创新、制度创新、管理创新和服务创新。

2.完善自我，树立新形象。

新的时代要求档案工作者必须投身于社会把自己的知识、才学奉献给社会的同时将新的形象展示给社会。档案工作者的新形象应是知识领域工作者所具有的较高的修养、情操以及档案服务部门所特有的良好的风范与气质。理想形象的塑造不是一朝-夕的事情，档案工作者应不断增加自身的学识，提高自身的修养，陶冶自身的情操，以自己的博学及良好的职业道德赢得社会公众的敬重，从而提高档案的社会地位，更好地实现档案的社会功能及价值的利用功能。

3.加强责任心，提高服务意识。

面对新的历史时期的档案工作，档案工作人员必须认清自身的职责与任务，主动了解需求，由藏到用，拓宽利用面，采取主动上门服务、咨询服务、跟踪服务、预约服务、网上服务等方式开展多渠道、多层次的服务，全面、及时、准确、有效、主动地以丰富优质的档案资源更好地为社会服务。

4.理顺管理职责，形成长效机制。

档案在形成、管理过程中牵涉到每一位员工，是一项系统工程，仅靠档案部门力量是远远不够的。要以积极的行动争取企业领导的支持，在人力、物力、财力上得到保障，并且与各职能部门沟通，力争取得共识。同时，企业综合档案室要定期检查、督促各部门的档案建设，认真执行督查机制和激励机制，形成一种周期性的自查、自评、整改的长效机制，这种周期性的自评机制能够成为档案工作自我完善的动力。这种动力推动档案工作在反思总结、扬长补短的过程中，得到持续发展。

四、结束语

随着市场经济的不断发展，新时期的档案所发挥的社会功能日益凸现，档案的利用价值发挥了不可替代的重要作用。我们应该深入社会，了解社市场对档案信息的需要，搞好企业档案信息资源的开发利用，既要热情主动地提供服务，又要健全和熟悉档案资源，注重档案的收集质量，加强档案意识，提高档案的利用价值，把“死档”变为“活档”，积极主动地融入到沸腾的社会市场经济建设中去，以科学的态度，把档案信息资源的开发工作做得更好，为企业的发展发挥作用。

参考文献：

[1]何素芳论人竞争对人事档案工作的影响与对策[J]档案学通讯，2005

[2]张华玲高校档案资源服务教学的利用研究[J]商丘师范学院档案馆，2007（8）