探讨事业单位档案管理存在的问题

张巍

[摘 要]本文主要针对事业单位档案管理存在的相应问题进行了全面详细的探讨，以期为事业单位档案管理工作的发展作出贡献。

[关键词]事业单位；档案；档案管理；问题；探讨；对策

事业单位的档案管理工作在事业单位运行的过程中，起到了极其重要的作用，而如果说其档案管理工程呈现出了较大的问题，那么对于事业单位本身的利益就可能造成较大的影响，这就必须要针对其中所存在的多个方面问题进行强化。

一、事业单位档案管理过程中存在的问题简析

档案管理的最终目的是为了给社会大众提供相关的、有利用价值的档案资料，从实质上说，便是为社会提供实践服务。因此，档案管理活动中所产生的任何一个环节，比如档案信息的搜集、整理、保存等等，都是在为后续的利用工作奠定基础。

1.事业单位对档案管理工作的重视程度低

对事业单位人员对档案管理工作的重视程度低主要分为两个方面的原因：一方面，部分事业单位的领导者对档案管理工作的认识不全面，甚至有的领导者对档案管理的概念都还模糊不清，认为其在具体的实施过程中，不能为事业单位创造客观的、直接的经济或社会效益，因此在实施时往往只有三分钟热度，导致了档案管理工作在事业单位的管理活动中不能被长期坚持，从而走向衰亡；另一方面的原因则是由于事业单位的档案管理人员对自己所在工作的不重视，认为档案管理就是对单位、部门的资料进行保管，且这项工作又繁琐又无用，既不是单位的核心工作，又不能为单位创造经济效益，当管理人员抱着这样的心态进行工作时，往往会造成重要档案信息的遗漏、丢失等现象发生，并且严重打击档案管理人员的工作热情。

2.事业单位档案管理人员的业务素质不高

就目前来说，我国的事业档案管理工作，有相当一部分管理人员自身所具有的专业技能不够熟悉，甚至于部分环节还存在着一定的盲区，由于这方面因素所产生的职业素质不达标所导致的资料遗失、受损，甚至于机密泄露的现象都时有发生。尤其是在我国近几年来持续发展的过程中，事业单位开始对自身的人事制度进行一定的创新、改革，这直接导致部分没有经过严格考核人员开始在事业单位档案管理岗位上工作，再加上非专业的档案管理人员本身对于操作流程的不熟悉，并且自身档案管理意识较差，在某些是环节下甚至无法展开相应的工作，直接对于整个事业档案管理工作造成了较大的影响。

3.事业单位档案管理无法及时更新到位

档案管理工作内容的更新，同样在两个方面存在着问题：第一，离职退休人员本身的档案无法第一时间进行相应的收集、整理，并且再进行相应的封存处理；第二，新出得到的档案没有及时的加入到数据库之中。并且在人事工作的变动期间，假如其档案管理工作没有第一时间进行相应的交接，并且将相应档案更新到档案库致之中，那么大量的档案便极有可能会在这一过程中由于周期过长而转变成为了死档、弃档，这直接导致整个档案管理工作所涉及到的工作量加剧，不仅不科学合理，也无法达到相应的工作效率。

4.事业单位档案管理的制度不健全

由于事业单位的档案管理工作从本质方面来说，实际上无法充分的为事业单位本身带来直接的利益，并且档案工作单位自身的开展也较为繁复，这导致部分事业单位本身不愿意在该项工作之中投入大量的资金和人力。在这样的思想意识之下，也就使得事业单位无法对于规章制度进行良好的完善，或者说在实际执行过程中所呈现出的力度不够充足，在上层领导对于档案管理制度不重视的情况下，其相应的员工也就在这一过程中出现了散漫的现象，整个事业单位本身在这期间所呈现出的情况也就是停滞不前的状态。

5.事业单位档案管理缺少高科技的管理模式

在实际的工作中，许多事业单位还没有引进高科设备来规范管理档案的意识，计算机技术还无法广泛应用到档案管理的过程中。许多事业单位对于档案管理的工作，还是偏重与手工操作和纸质档案的整理。

二、解决事业单位档案管理问题的对策

1.提升事业单位档案管理的地位和加强相关人员的培训。

要使得事业档案的管理人员自身能够充分的认识到档案管理工作所具有的重要性，是整个档案管理活动展开过程中的一个重要基础，同时也是事业单位的人事管理关键。对于从事档案工作表现出较高热情以及认真态度的人员，要进行一定程度的表彰，最大限度的提升员工本身的荣誉感。此外，还需要在档案管理人员进行工作的过程中，定期对管理人员进行相应的专业培训，使得档案管理工作人员的综合素质以及专业技能都能够得到极大的提升，这对于档案管理工作的发展来说起到了极其重要的作用。

2.及时更新事业单位的档案。

事业单位本身，特别是在较大规模的事业单位之中，任何人员变动现象，实际上所涉及到的档案更新都是一项较为庞大的工作体系，档案管理人员本身要对于各种档案信息进行完善，任何废弃的档案都不能够直接丢弃，要进行封存处理，以便未来的不时之需。

3.合理有效的利用现有的档案库。

合理有效的利用现有的档案库中的资源，为自己的工作开展提供信息，是档案管理工作开展的最大意义，也是事业单位领导重点关注的原因。只有当科学化的档案管理能大幅度提高事业单位的工作效率，才会引起越来越人的重视，才会让档案管理人员有更高的荣誉感，才会让领导愿意投入更大力度来发展档案管理的工作，才是一条可持续发展的道路。

三、结束语

综上所述，在我国当前信息技术飞速发展的过程中，事业单位本身对于各方面的信息需求也开始持续不断的增长，以往传统的档案管理模式从本质上来说已经无法在切实有效的满足事业单位日益扩大的需求以及逐渐发展的管理模式。所以，事业单位的档案管理本身一定要持续不断的进行改革、创新、完善，跟上事业单位的发展脚步，与时俱进。

参考文献：

[1]闻武.我国事业单位人事档案管理存在问题及对策[J].行政事业资产与财务.2011（22）.

[2]程巧玲.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].科技创新导报.2011（20）.