血站业务档案管理形成及管理措施

侯红研

1 血站业务档案的概念

血站业务档案是指血站在采供过程中形成的一系列按规定需要归档保存的原始记录也叫献血记录。按照《血站质量管理规范》要求，血站的业务档案要求保存10年以上。血站的献血记录包括献血者个人信息、既往献血信息、健康征询、体格检查、血液检测等献血适宜性评估资料，献血类别、献血量、献血时间、条码标识、献血不良反应及处置等献血过程的记录等。献血者记录对献血者屏蔽、保留、追踪起到积极作用，它真实地记录了血液的采集、检验、供血、原始记录及血液质量控制和血液质量保证的全过程，是血站开展各项业务工作以及领导决策的历史依据，是加强血站服务、保证血液安全的重要环节。

献血者记录分为书面记录和电子记录。书面记录包括献血登记表、献血者健康状况征询表、献血者检查表、采血过程记录等。电子记录是指录入计算机信息系统的献血者信息，主要包括上述部分或全部书面记录；献血者既往献血记录包括献血时间、献血条形码等，通过至少50年不重复的献血条形码区分每次献血记录，通过唯一的证件号码关联同一献血者的所有献血记录。

2 血站业务档案形成与发展

2.1 无偿献血者档案。无偿献血者的档案主要是指献血者的个人资料，主要包括：姓名、性别、年龄、民族、证件类别号码、联系地址、联系方式、职业、文化程度、上次献血时间、知情同意签名等。按照《血站管理办法》和《血站质量管理规范》的要求，献血者献血前要知情同意并填写健康状况征询表和献血登记表。其中包括献血者健康情况检查、采血信息、血液检测数据、血源信息，等等。例如，献血者健康检查标准规定献血者必须做到下列体格检查：

（1）核对年龄：适合的献血者年龄是18周岁至55周岁；

（2）体重：男性不低于50千克；女性不低于45千克；

（3）血压：收缩压12至18.7千帕（90mmHg～140mmHg），舒张压8至12千帕（60mmHg～90mmHg），脉压差大于4千帕（30mmHg）；

（4）脉搏：每分钟60次～100次，高耐力运动员每分钟50次～100次；

（5）体温正常；

（6）发育正常；

（7）皮肤无黄染，无创面感染，无大面积皮肤病，浅表面淋巴结无明显肿大；

（8）五官无严重疾病、巩膜无黄染、甲状腺不肿大；

（9）四肢无严重的残疾、关节无红肿及功能障碍；

（10）胸部、心肺正常；

（11）腹部正常、无肿块、无压痛，肝脾不肿大。

因此，要获得全面准确的献血记录，就必须要求献血者真实准确完整地填写个人资料。专业医师及技术人员在体检、采血、检测时要完整准确地填写各项记录，确保准确地录入每一条信息。

2.2 血液检验的原始档案。无偿献血者的血液标本检测报告有着严格的管理要求，必须具备真实性、完整性、可追溯性和安全保密性。因为它既是受血者使用相关血液产品的主要安全依据，又是献血者符合献血健康标准的指征。尤其重要的是，一旦出现输血相关的法律纠纷，它将成为举证采供血机构安全责任的重要证据之一。因此在搜集血液原始档案中，完整的检验档案应包括：检验文本报告单（纸质文本及电子文本）和检验标本留样。包括所有法定检验项目的汇总检验报告单（即最终结论）初检、复检报告单、单项复检报告单等。各项检验项目的质控记录，证实每批次检验的有效性。所以在整理归档血液检测原始记录中，必须建立完整的检验报告和实据档案的保存机制。这既是对献血者和受血者的安全负责，更是为解决输血纠纷，确定医疗事故责任提供法律依据，是法律公正的重要依据。

2.3 血站的其他业务档案。随着无偿献血事业不断深入发展，和社会法制化进程的逐步加快，国家对采供血机构的管理越来越规范。《血站质量管理规范》明确规定，血站应建立实施记录管理程序和档案管理程序，记录并保存采供血过程中产生的结果和数据，使其具有可追溯性，以保证质量体系运行并满足特定的质量标准。由此可见，血站的业务档案的价值是不可估量的。管理好业务档案并充分应用档案，为进一步推动无偿献血事业的发展，提高血液质量开展科学研究，处理因输血引起的医疗纠纷起着十分重要的作用。随着人们法制意识和自我保护意识的增强，医疗纠纷和法律诉讼的举证要求，血站的业务档案必将成为分辨涉及采供血各方面责任事故的重要依据。

3 血站档案管理中存在的问题

3.1 档案意识不强，利用率低，对档案信息资源的有效利用不够。公众对档案的利用效益知之甚少，认识不到血站业务档案在血站管理中的重要性，对档案工作重视不够，档案信息资源开发不足，档案信息资源利用不足。

3.2 档案机制不健全，管理范围不明确。我们安阳市中心血站档案室隶属中心血站信息科管理，设一个综合档案室。管理六大类档案，分为：

（1）文书档案；

（2）会计档案；

（3）业务档案；

（4）设备档案；

（5）科技档案；

（6）音像图片档案。

到目前为止各级血站在管理档案时，由于没有统一的管理标准，各级血站根据自己的理解实践进行管理，只重视管理，档案利用不足。

3.3 档案专业人员队伍薄弱。表现为档案专业出身的人员少，学历低。档案管理人员的素质影响档案的管理水平，这些情况已经不适应新形势下的档案事业的发展，缺乏创新和活力，档案利用不足。

4 血站的业务档案的改进及管理措施

4.1 按照献血者记录立卷归档的要求。献血者记录作为血液质量的一个重要组成部分，须严格按照要求对献血记录进行立卷归档。

一是应建立献血记录管理程序和档案管理程序，由经过质量管理和档案管理培训合格的人员负责立卷归档工作。

二是应设立专门的质量记录档案，档案应符合国家关于档案管理的相关规定。

三是献血记录要完整，应包括献血者筛选和血液采集的全过程，并保证其可追溯性。对记录进行分类管理，建立检索系统。

四是献血记录应安全保管和保存，防止篡改、丢失、老化、损坏、非授权人员接触、非法复制等，原始记录应至少保存十年。

五是电子记录应严格授权，控制不同用户对献血记录的查询、录入、更改等权限，建立登录操作日志。电子记录应定期备份，永久保存。

六是应建立和实施严格的保密制度，防止未经授权人员接触和对外泄露。

4.2 领导重视及献血记录的运用。领导重视，制定有关业务档案管理的规章制度和管理措施，对各科室的档案管理人员加强培训，提高他们的档案管理水平，具体明确归档范围和要求，保证原始记录的完整性。献血记录不仅是为献血者选择和血液采集的客观记录，而且对屏蔽高危，招募低危献血者起到了至关重要的作用。

一是招募低危固定的献血者。

二是招募特定人群的献血者。

三是对不合格献血者的屏蔽。

四是对检测样本的核查。

五是对招募效果的评价。

六是其他用途：如免费用血，司法诉讼，献血者追踪，献血计划制订，卫生统计，等等。

4.3 我站业务档案的信息化管理模式。我站实行了档案原始记录与电子档案双套机制模式，确保了血站业务档案的质量。

一是采供血机构业务工作流程长，原始记录量大，种类繁多，实行原始记录与电子档案双套机制管理，提高了我站的业务档案管理水平。

二是实行纸质档案与电子档案并存。在业务工作中纸质档案的形成以“件”为单位归档，以“科室”为单位立卷的方式，突出并深化了档案的立卷工作，确保了案卷的保密工作。

三是借助计算机网络化管理优势，做好血站业务档案的信息化管理工作，提高血站的业务管理水平，为血站的采供血工作提供优质高效的服务。

（作者单位：安阳市中心血站 来稿日期：2014-08-19）