浅谈多校区高校财务档案的管理

赵红漫

摘 要：高校财务档案管理是高校档案管理的重要组成部分，它既具有一般档案管理的共同特征，又具有财务档案的自身特点。现阶段多校区财务档案管理存在的最大问题是财务档案的分散性，因此，应该加强领导，完善多校区财务档案管理流程，提高财务档案管理工作者的综合素质，优化财务档案的管理，最终促进高等教育事业的发展。

关键词：财务档案；多校区；高校；档案管理

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2014）20-0278-02

财务管理作为高校管理工作中重要环节，不仅要承担高校资金筹集和分配的任务，还要对高校资金进行核算和监督。财务档案是记录和反映高校财务结算活动的重要史料和证据，也是高校各种审计财务检查工作的基础。《会计档案管理办法》第五条规定：会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报表等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，包含会计凭证类、会计账簿类、财务报表类以及其他类。《中华人民共和国财政部会计档案管理办法》第三条规定：会计档案是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案之一。会计档案工作由各级财政机关和各级档案业务管理机关共同负责进行业务指导、监督与检查。高校财务档案的真实性、齐全性、完整性，将直接影响财务档案管理的质量，只有做好了财务档案收集、整理的工作，才能实现学校综合档案的完整系统性，才能真正发挥其在教学、科研管理中服务育人的作用。在当前很多高校实行多校区联合办公的情况下，如何优化财务档案的管理是对高校财务管理提出的新要求，也是高校档案管理的新问题。

一、多校区高校财务档案管理的特点

多校区高校财务档案不仅具有档案的专业性和保密性，其最大的特点在于分散性。

1.财务档案资料的分散性

多校区高校，顾名思义，就是一所高校有多个校区，随着各校区之间的资源整合，多数高校最终会选择在某一核心校区办公。但是，为了方便广大师生进行财务报销，高校财务部门往往会在不同校区设置财务报销点，财务档案也因此会分散在不同校区。这样会出现两个问题。其一，老师和学生查询、借阅财务档案很不方便，尽管财务账目可以从电脑上联网查询，原始凭证却无法跨校区调阅，如果老师或学生记不清楚自己在哪个校区办理的财务业务，那么他们在不同校区查询、借阅财务档案必定会耗费大量时间和精力。其二，各校区的财务档案由各校区财务报销点自行整理归档，1—2年后才移交到学校档案部门，由此造成财务档案在归档前两年处于分散状态，不利于财务档案的集中统一管理，也不利于各校区老师和学生的财务查询事务。

2.财务档案管理人员的分散性

财务档案管理的专业人员既要懂得财务管理方面的知识，又要具备档案管理的知识。但是，《关于财务档案管理工作的规定》实行“谁财务、谁立卷，边财务边收集整理、审结卷成”的原则，目前大多高校的财务档案管理工作由不同的人员兼任，有的档案管理人员没有接受过档案工作方面的培训，更不用说财务部门配备专业的财务档案管理人员了，人员的分散直接导致了财务档案管理的不规范。

二、多校区高校财务档案管理的症结

1.各级领导没有在思想上高度重视财务档案管理工作，对其管理认识不够

财务档案工作不仅可以保存历史、服务现实，而且能根据会计档案提供的原始数据，科学地预测未来，提供最优化的管理方案，取得最大的效益。在多校区财务工作量大的情况下，由于有些高校领导缺乏对财务档案工作重要性的认识，因此忽视了对原始凭证采取统一标准整理、归纳的要求，忽视了财务档案重要的预测功能，更忽视了财务档案具有保存历史的重要作用，最终导致归档的财务资料无法为多校区老师和学生提供优质的服务。

2.财务部门没有设置专人专职，财务档案管理不规范

《会计档案管理办法》规定：会计档案由单位会计机构负责整理立卷归档，并在保管期满后移交单位的会计档案管理机构，没有专门设置档案管理机构的单位应由会计机构指定专人继续保管，但实际工作中大多数高校财务档案管理中都未设置此专门机构。一是按照“谁会计、谁立卷”的原则，会计档案大多由会计人员兼管，有些高校甚至聘用离退休的财务工作者整理财务档案，他们大多没有经过档案业务知识的专门培训，不清楚财务档案的归档范围和标准，不了解档案的基本操作规程，这样整理出来的财务档案案卷质量不高，很难保证档案的完整性和安全性。二是由于财务档案没有专人负责，分工不明确，装订、归档、查询等档案工作由不同人员兼职，管理环节分散，造成财务档案管理工作不规范。三是财务档案管理的设施不完善，财务档案和大多数学校其他档案一样放置于学校的档案部门，没有专门库房存放，不符合财务档案的防火、防潮、防虫、防光、防尘、防霉、防盗的“七防”要求。而且，存档过程中纸质档案和磁质档案归档不同步，只有纸质会计档案才移交学校档案部门，而磁质档案则由财务部门自行存档。四是会计档案的鉴定、销毁工作往往不受重视，由于多种原因导致学校会计档案的鉴定销毁工作难以开展，有些会计档案即使超过保管期限数年也没有被销毁，从而影响了财务管理工作和档案管理工作的质量。

三、完善多校区高校财务档案管理的办法

1.加强领导，提高认识

《会计档案管理办法》第四条规定：各单位必须加强会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查询和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄露。高校财务档案管理是高校日常管理的组成部分，其管理水平的高低将直接影响学校整体管理水平，并最终决定财务工作和档案管理工作的优劣，必须引起学校分管领导和部门负责人的重视。部门负责人在制定财务计划时，要明确确定本部门的档案管理员专门负责多校区财务档案的归纳、整理工作，对多校区财务档案实行统一归置、统一管理，防止财务档案的毁损或灭失。

2.完善归档流程

高校档案部门应根据本校实际，结合财务工作特点，制定财务档案归档流程和规范，在财务档案的形成、整理、保存、归档流程中建立质量保证体系，财务档案归档过程实施经常化检查，确保财务档案的完整和准确。高校财务部门应配专门人员对财务档案进行及时整理归档。首先，在记账凭证的整理中，要对所有记账凭证进行审查核对、按序分类，确保不遗失、不缺号、不漏号，按月整理齐全后装订、粘贴封面，并把封面上要求填写的内容填写完整，加盖印章。其次，财务账簿归档时要在首页填写完整《账簿启用表》的内容，按不同类别装订成册；财务报表按年报、季报、月报分别整理立卷；工资发放名册要在工资发放完毕后及时整理，按月装订成册；银行对账单收集齐全后按年装订成册。再次，将装订成册的财务档案送交档案部门保管时，财务部门、审计部门、档案部门应认真清点移交的财务档案。最后，建立主校区集中管理机制，完善各校区的档案衔接程序，使各校区形成的各种载体和财务档案汇总进入学校综合档案馆，维护学校档案的完整性。

3.提高财务档案管理工作者的综合管理素质

高校财务档案管理专业性强、技术性高、政策性和保密性很强，要求档案管理人员综合素质高、业务能力强、人员相对固定。《会计档案管理办法》第六条规定：出纳人员不得兼管会计档案。对财务档案管理人员要进行多种途径和形式的教育和培训，增强他们的责任心，提高他们的实际操作能力，能按相同的管理标准对不同校区的财务档案进行科学统一的分类、整理、编目立卷。与此同时，财务部门要经常组织多校区财务人员统一学习《会计档案管理办法》和本校的财务档案管理制度，使每位财务工作者在日常的财务工作中掌握财务档案的基本规范、做好财务档案归档前的基本工作，保证高校财务档案管理的科学化、规范化。

4.实行信息化管理，做好技术防范

《全国档案事业发展“十一五”规划》明确将档案信息化建设作为一项战略性任务，提出要加强多形式多层次共享平台建设，推进服务机制创新，促进档案信息资源的公开、共享和再利用，全面提升档案信息资源开发利用水平和能力；加快优化档案信息资源开发利用工作的保障环境，建立长效发展机制。一方面，会计电算化的普及给财务档案管理者提出了更高的目标，他们业务水平的高低成为科学管理财务档案的关键。由此可见，财务档案管理人员不仅要懂得财务管理方面的知识，还要懂得档案管理方面的知识，在当今信息化背景下还必须了解计算机、互联网络等与信息化有关的知识，才能做好财务档案的信息化管理工作。另一方面，随着高校财务会计电算化的普及，财务档案实行纸质档案与磁性介质档案并存的管理模式，历年的财务资料不仅要以打印的纸质形式保持，还要以电磁信号的形式存储在软盘、硬盘、光盘等载体上，这就存在着磁性介质档案的保管要求和相应措施。在信息社会中，电算化财务档案是高校发展的必然趋势，也能为高校带来良好的经济效益和社会效益。档案信息网络是档案信息资源开发利用和信息技术应用的核心，是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。财务部门应该和档案部门共同协商，制定信息化的财务档案归档、查询规范，推动财务档案的信息化建设，建立多校区统一的财务档案查询平台，带动全校档案的信息化建设，实现财务档案信息传递的网络化。

总之，财务档案管理是加强多校区高校财务管理和档案管理不可缺少的一个方面，随着多校区办学逐步变为高校管理的一种重要模式，根据财务档案管理的特点，改进管理现状，完善归档流程，建立信息化管理体系，才能从根本上保证财务档案的完整，保证档案的专业性、机要性，并为各校区老师和学生提供安全、优质的服务，最终促进高等教育事业的发展。

[责任编辑 柯 黎]