科研事业单位固定资产内部控制的思考

张秀侠

摘要:固定资产是科研事业单位资产的重要组成部分，是提升科研实力、增强市场竞争力，加强科研创收能力，促进科技成果转化的重要物质基础。对科研事业单位固定资产进行科学有效的内部控制，有利于节约科研事业单位的运营成本，提高经济效益；有利于提高资产的运行效率，实现国有资产的保值增值；有利于固定资产的合理流动，优化配置结构，防止国有资产流失。

本文在充分阐述科研事业单位固定资产内部控制的目标、原则的基础上，就当前固定资产管理中存在的主要问题以及如何加强内部控制展开论述。当前固定资产管理的主要问题有：购置缺乏系统管理与规范；固定资产日常管理相对薄弱；固定资产处置不规范；内部监督机制不完善。针对上述问题，本文提出如下内部控制措施：固定资产的职务分离与授权批准控制；固定资产采购的内部控制；固定资产的使用与日常维护控制；固定资产的盘点清查与处置控制；搭建科研事业单位科技条件平台；加大科研事业单位内部监督力度。

本文可以为科研事业单位固定资产管理提供借鉴。

关键词:科研事业单位固定资产内部控制

近年来，随着国家对科技创新越来越重视，对科研事业单位的投入逐年加大，科研事业单位的固定资产数量、种类和价值都有了迅猛增长，占单位全部资产的比重越来越大。因此，管好和用好固定资产，提高资产的使用效益，防止资产流失，健立健全科研事业单位固定资产内部控制，意义十分重大。

一、科研事业单位固定资产内部控制的目标

营造良好的内部控制环境，及时纠正错误，消除隐患，保证科研事业单位固定资产的安全完整。

规范会计行为，确保固定资产会计信息的准确性和可靠性。

确保国家相关规章制度能够得到有效贯彻和执行，符合国家各部门有关监管的要求，保证固定资产业务的合法性。

促进单位关于固定资产招标、采购、使用、日常维护、处置等办事效率的提高，不断提高管理服务活动的效率和效果。

二、科研事业单位固定资产内部控制的原则

合规合法性原则。符合国家相关法律规定，符合单位相关规定和单位实际情况。

全面性原则。能够涵盖单位内部各相关部门人员和相关工作任务；全面考虑控制环境、控制活动与措施、信息沟通与反馈、风险识别与评估、监督与评价等因素。

相互制衡性原则。确保单位内部不相容职务相互分离，不同机构和岗位之间权责明确，能够相互制约、相互监督。

成本效益原则。有效控制成本支出，确保以合理的成本达到最佳的控制效果。

适应性原则。随国家有关政策法规的变化，不断进行修订和完善。

有用性原则。健全内部监督机制、防范内部风险发生。

三、当前固定资产管理中存在的问题

(一)固定资产购置缺乏系统管理与规范

1、固定资产购置缺乏计划性

科研经费的多少是衡量科研事业单位科研能力和水平的一项重要指标，因此很多科研人员随意争取科研经费购买固定资产，并且固定资产购置崇洋思想严重，一味求新，盲目购置贵重、奢华的专用设备。同时科研事业单位实行课题组负责制，条块化管理现象严重，没有统筹规划，部分仪器设备无序增加，形成了整体短缺与局部闲置并存的现象，造成资产重复购置，浪费严重。

2、采购过程乱象丛生

利用财政资金购置固定资产采用“偷梁换柱”更换标的物、变更发票名称等方式规避政府采购，或是以“化整为零”的方法分散采购规模从而躲避招投标；在招标采购中随意调整设备规格、型号及技术参数，使采购的设备质次价高；自行采购时随意性较大，没有经过市场询价，造成资金的浪费，同时采购时职责不清，随意变更合同主体、合同内容，违规签订合同，容易滋生舞弊现象；采购合同未留或少量留取质保金，出现质量问题时，对供应商没有制约作用；采购验收不规范，很多仪器设备采购的验收不进行现场实物验收，仅凭发票和合同就通过验收，或是对实物进行验收，但没有专业技术专家认可的验收报告，只是在发票上盖上固定资产章，财务部门据此入帐。

(二)固定资产日常管理相对薄弱

1、固定资产管理意识淡薄

很多科研事业单位长期以来存在“重购置，轻管理，重资金管理，轻实物管理”的现象，以致于很多单位没有独立的资产管理部门，而是放在财务部门里，形成了财务部门既管钱又管物的局面，容易出现“监守自盗”的现象。

2、管理与使用部门登记信息与实际情况脱节

大部分科研事业单位没有固定资产备查帐，卡片记录内容不完整，固定资产没有统一贴标签，使管理与使用部门登记信息与实际情况脱节，容易造成帐实不符。

3、使用及调配管理不规范

事业单位设备执行课题组负责制，仪器设备的购置权，使用权都归课题组。而各课题组各自为政，条块化管理，利益分割严重，设备私有化，互不协调，科研固定资产流失严重，有些设备闲置不用或使用效率低下，很多仪器设备无法共享。

4、固定资产转移、调拨手续不齐全

固定资产只在购置时，办理了验收、入库、出库领用手续，而在人员变动、固定资产转移时，没有任何固定资产变更或交接手续。资产管理部门不能及时掌握固定资产的分布和变动情况。

5、长期不盘点或盘点流于形式

有些科研事业单位的资产管理部门只是在设备验收时见过固定资产一面，几年都没有进行过盘点或者只是进行纸面上的盘点，形成管理漏洞，缺乏有利的监督和控制，既滋生了大量的帐外资产又造成了很多国有资产的流失，有帐无物，有物无帐现象普遍存在。

6、固定资产缺乏日常维修保养

固定资产在采购后的使用环节基本上被忽视了，缺乏定期维护保养制度，对固定资产没有定期检查，维修和保养，影响了仪器设备的正常使用。导致很多仪器设备提前毁损和报废。

(三)固定资产处置不规范

大部分单位内部没有对固定资产的使用建立严格的责任制，仪器设备购置不久就出现毁损、丢失等现象，低价出售，无偿借用现象也比较普遍。对闲置报废固定资产的处置缺乏必要的审批、评估、备案程序，存在随意处置现象，对于丢失、毁损的固定资产，没有相关赔偿及责任追究制度，即使有相关制度，也碍于人情，不去执行，导致国有资产的流失。

(四)内部监督机制不完善

很多科研事业单位未设立内部审计部门或设立但机构不健全，缺乏对固定资产内部控制流程运行情况的监督和评价，处于无政府状态，不能对问题环节及时调整和完善。

四、加强内部控制，对固定资产进行有效管理

(一)固定资产的职务分离与授权批准控制

1、建立职务分离制度

固定资产需求与执行采购人员的职务分离；固定资产请购与审批职务分离；固定资产验收与采购人员的职务分离；固定资产的使用保管与资产登记人员的职务分离；固定资产盘点与使用保管人员的职务分离；固定资产处置的申请与审批，审批与执行职务分离；资产管理部门与财务部门分离。

2、建立授权批准制度

根据购置固定资产金额的不同，分别由使用人、部门（课题）负责人、单位负责人授权批准。明确审批人的权限、责任，审批人不得越权审批。对于金额较大或重要的固定资产，可以执行集体决策和联签制度。

(二)固定资产采购的内部控制

1、强化采购预算制度与政府采购制度，合理配置资产

年初制定采购计划，对通用类型资产以定岗、定员、定额为主要管理方式，建立实物定额标准，实现定额管理与实物管理的结合。对于专用仪器设备要结合科研事业单位的特点以及长远规划，综合考虑各部门（课题组）的资产实际需求以及目前的存量情况，并结合科研需求和上级主管部门的预算批复，统筹安排、合理规划，实现实物管理与配套能力的互补。对于超预算或无预算的项目，应由预算领导小组根据实际情况审批。凡属政府采购目录的商品，严格执行政府采购。

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2、强化购置的可行性论证

对自行采购的固定资产，科研事业单位应成立由财务部门、资产管理部门、使用部门等组成的采购小组，建立采购论证评审制度，论证采购需求是否合规、合理，对一般仪器设备的采购需求及采购行为进行评审。对一些重要的和技术性较强的专业仪器设备可以采用外部专家评审的方式，组织相关专家进行论证，站在全局的高度，从仪器设备的使用方向、性能指标、配套设施、使用效果和估计价值等方面进行全方位的论证与定位。论证实行集体决策和审批。

3、建立供应商管理平台

充分利用信息化管理平台，建立供应商采购供应库，通过互联网查询、咨询供应商、用户等方式进行市场调查，建立科学的供应商评估和准入制度。对供应商提供的产品、规格、质量、价格和交货的及时性，供货条件及资信状况以及资产负债情况进行实时管理和综合评级。根据评价结果，对供应商进行合理选择和调整。根据实际情况定期更新供应商信息。实行所有签约供应商均签订产品质量和价格保护协议，进行价格协同管理，有效降低采购成本，使采购更加透明化，防止采购中的舞弊行为。除小额零星固定资产，供应商的选择实行集体决策，对办理采购业务的人员进行法制教育并定期进行岗位轮换，防止人为舞弊。

4、合理选择采购方式

对于金额在20万以上的大型仪器设备应采用公开招标。合理确定招投标的范围、标准、实施程序和评标规则。对于小额或零散的固定资产可以采取双人采购负责制。

5、建立采购定价机制

公开招标的按中标的最低价签订合同，自行采购的仪器设备可以采用最高采购限价，并结合市场行情，对最高采购限价适时调整。

6、严把质量关，确保设备质量

严格按照有关标准和招标文件的质量要求，以及供应商招标文件的说明及招标会上的谈判承诺，签订设备采购合同，在双方责任上，明确“不合格拒付款以及退货条件”，并写进购货合同中。

7、固定资产验收控制

建立固定资产验收制度。成立由资产管理部门、采购部门、财务部门、内审部门和使用部门等组成验收管理小组，在设备验收过程中，坚持原则，严格按照发票及合同约定对设备的数量、型号、规格、性能指标、材质、结构、外形等进行实物验收，对于专业性较强的仪器设备经技术部门技术鉴定和现场专业测试后，出具验收报告方可进行验收使用。验收时，要有验收记录，包括到货时间、送货人、生产厂家、名称、规格、型号、参数及调试运行情况，同时妥善保管验收记录。

(三)固定资产的使用与日常维护控制

1、固定资产登记及转移使用控制制度

除资产总帐外，还须设立固定资产明细帐和资产登记卡片，按照固定资产系统自动生成的编码统一管理，并将编码统一标记在固定资产实物上，对固定资产按类别和使用部门进行登记造册，做到一物一号一卡，一一对应。制定转移调拨制度，由接收人提出申请，由资产管理部门批准，方可办理资产内部转移手续，并将单据交由财务部门和资产管理部门更改固定资产记录。

2、固定资产维护保养制度和财产保险制度

根据固定资产的类别和专业特点建立维护保养制度，防止因各种自然和人为因素使固定资产遭受损失，消除各种安全隐患，延长固定资产的使用寿命。大型设备明确到责任人，按照设备说明书维护保养或接受设备供应商上门维护保养，按时定期做保养维护工作，使设备处于良好的运行状态，延长设备的使用寿命。针对不可控制因素（如自然灾害、意外事故等），建立固定资产财产保险制度，对固定资产的安全完整起到保护作用。

(四)固定资产的盘点清查与处置控制

1、固定资产盘点清查制度

由财务部门、资产管理部门和内部审计部门组成联合清查小组，定期或不定期地对固定资产进行盘点清查，对存放地点、使用人及使用状况有一个清晰的了解，做到家底清楚，有效防止固定资产的流失。对在清查过程中发现的盘盈、盘亏、损毁、丢失、被盗等问题应当及时查明原因，严肃追究相关部门和人员的管理责任，妥善处理盘点差异。

2、固定资产出租出借处置制度

固定资产出租出借必须经资产管理部门、财务部门及单位负责人批准后，方可签订出租出借合同。资产管理部门通过定期盘点，对于确需报废的资产经专业技术人员鉴定后，严格执行国有资产报废审批程序,履行相关的审批手续。

(五)搭建科研事业单位科技条件平台

利用信息化手段搭建科技条件平台，使科研仪器设备使用和共享在一个平台，科研事业单位可以考虑对所属各单位固定资产实施集中管理，建立内部仪器设备的共享机制。通过租赁、合作开发等模式提升科研事业单位固定资产的使用效率，有效减少重复购置，盘活资产，促进资源共享，可以使闲置不用或使用效率低下的固定资产得到合理调拨、更新，焕发活力，同时办理调拨和核销手续。

(六)加大科研事业单位内部监督力度

1、成立内部审计机构

对固定资产采购的可行性论证、公开招标、政府采购、资产验收、调拨、使用、处置等各环节的工作进行监督检查。定期检查固定资产管理制度的执行情况，资产处置情况，必要时进行全面的资产清查，不留死角。及时发现和解决固定资产管理中的问题和隐患，提高固定资产的管理水平，促进固定资产的保值增值，防止资产流失。

2、引入固定资产绩效考评机制

选取单价高，专业性强的具有代表性的固定资产，采用定性和定量分析相结合的方式对固定资产管理进行绩效考评，定性可以从“合规合法”和“满意度”入手，“合规合法”即固定资产内部控制制度是否健全；“满意度”考查实际使用人对设备的评价，得到最基层的答案，从而对固定资产采购、管理等环节作出相应评价。定量的分析方法采用设备投资利用率，设备的产出率等指标进行分析，主要针对仪器成本效益分析，考查设备的经济效益和社会效益。并将绩效考评结果与部门采购、奖惩相挂钩。通过绩效考评，可以对固定资产事前、事中、事后管理起到监督作用，促进合理编制预算，提高固定资产的使用效率。

五、结束语

总之，加强科研事业单位固定资产的内部控制可以有效保证固定资产的安全性和完整性，有效预防固定资产日常业务行为中的差错，舞弊等行为的发生，有效避免固定资产的浪费、流失，使固定资产得到合理利用和有效配置，充分发挥固定资产对科研事业单位发展的促进作用和推动作用。

参考文献:

[1]王兴焕.浅谈科研事业单位加强内部控制的必要性[J].财务与会计.2006（12）

[2]庄胜男.探析行政事业单位固定资产管理的举措[J].企业科技与发展.2011（5）

[3]李英娜.科研事业单位固定资产创新管理探析[J].现代经济信息.2011（5）

[4]林燕.事业单位固定资产的内部控制初探[J].内部控制.2012（6）

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